Balance de sumas y saldos: ejemplos de saldos de sumas y saldos ajustados

Es importante para tu empresa calcular el saldo de cada cuenta al final de cada año financiero. El saldo de una cuenta se refiere al total de esa cuenta hasta la fecha. Por ejemplo, el total de ventas realizadas, el total de salarios pagados, etc.

Estos saldos se registran en cuentas del libro mayor. Luego, equilibras cada cuenta una vez que registras todas las transacciones en el libro mayor. Después de esto, preparas un estado de cuenta de sumas y saldos con los saldos de cada una de las cuentas del libro mayor. El propósito mismo de preparar un balance de prueba es verificar la exactitud de su registro contable de entrada doble.

La teneduría de libros de entrada doble es un sistema contable que registra cada una de tus transacciones comerciales en al menos dos cuentas diferentes. Es decir, cada una de tus transacciones comerciales tiene un efecto igual y opuesto en un mínimo de dos cuentas diferentes. Por lo tanto, para verificar si los importes de débito o crédito que registras en el libro mayor son precisos, debes preparar el balance de prueba.

Entonces, comprendamos qué es un balance de prueba, las ventajas del balance de prueba y los errores en un balance de prueba.

¿Qué es un balance de sumas y saldos?

Definición de balance de sumas y saldos

El balance de sumas y saldos es una herramienta para verificar la precisión de los importes de débitos y créditos que registras en varias cuentas del libro mayor. Por lo general, es un estado de cuenta que representa el total de débitos y créditos de todas sus cuentas del libro mayor. Un extracto de este tipo se prepara para verificar la precisión aritmética de registrar varios asientos de diario en las cuentas del libro mayor.

Por lo tanto, el balance de sumas y saldos es un estado de contabilidad importante, ya que muestra el estado final de cada una de tus cuentas del libro mayor al final del año financiero. Estos saldos finales te ayudan a preparar cuentas finales, como el estado de resultados y el balance general.

Por lo tanto, le resultará sencillo preparar los estados financieros básicos. Esto se debe a que los saldos finales se toman del balance de prueba. Es decir, no tiene que pasar por la molestia de verificar todas y cada una de las cuentas del libro mayor.

Por lo general, el balance de prueba se prepara al final del año financiero. Sin embargo, puedes optar por preparar un balance de prueba al final de un mes, un trimestre, un medio año o un año.

Concepto de balance de sumas y saldos

Como se mencionó anteriormente, preparas un balance de prueba para verificar la precisión aritmética de las cuentas del libro mayor. Para determinar la precisión de varias cuentas del libro mayor, debes localizar los errores y, a cambio, corregirlos.

Además, debes preparar estados financieros básicos, como el estado de resultados y el saldo, una vez que las cuentas se hayan registrado en el balance de prueba, lo que significa que debes seguir los pasos a continuación para llevar a cabo la contabilidad del balance de prueba.

• determinar los saldos de cada una de las cuentas del libro mayor
• registra cada cuenta del libro mayor en la columna de débito o crédito del balance general de prueba. Digamos que cualquiera de sus cuentas del libro mayor tiene un saldo cero. En tal caso, debes registrar la cuenta como nula o cero en el balance general de prueba.
• calcular el total de la columna de débito del balance general de prueba
• calcular el total de la columna de crédito del balance general de prueba
• verifica que el total de la columna de débito del saldo de prueba sea igual al de la columna de crédito. Además, determina los errores en caso de que los saldos de débito o de crédito no coincidan. Debe tener en cuenta que todas las cuentas de activos, gastos y cuentas por cobrar tienen saldos deudores. Que, todos los pasivos, ingresos y cuentas por pagar tienen saldos a favor.

Ejemplo de balance de sumas y saldos

El libro de contabilidad de Watson Electronics muestra las siguientes cuentas al final del 31 de diciembre de 2019.

Cuentas del libro mayor de Watson Electronics

Balance de sumas y saldos de Watson Electronics

El balance de sumas y saldos de Watson Electronics a 31 de diciembre de 2019 sería el siguiente.

Ventajas del balance de sumas y saldos

El balance de sumas y saldos es un estado de cuenta que le ayuda a verificar la precisión de las cuentas del libro mayor. Por lo tanto, es un extracto importante en el proceso contable. Esto se debe a que no solo ayuda a determinar la posición final de varias cuentas. Pero también ayuda en la preparación de los estados financieros básicos.

Por lo tanto, un balance de prueba te ayuda en las siguientes áreas.

• Determinación de la precisión de las cuentas del libro mayor

El objetivo mismo de preparar un balance de prueba es determinar si todos los asientos de débito o crédito se registran correctamente en el libro mayor. Por lo tanto, proporciona el resumen de las cuentas del libro mayor, ya que muestra las cuentas y sus saldos. Por lo tanto, sus transacciones financieras se registran con precisión en las cuentas del libro mayor si la columna de débito de su es igual a la columna de crédito. En otras palabras, sus cuentas se han equilibrado correctamente aritméticamente.

Sin embargo, debe tener en cuenta que el simple hecho de realizar el recuento de las cuentas de saldo de prueba no significa que sus cuentas sean precisas. Solo significa que el débito y el crédito correspondiente de diversas transacciones financieras se han registrado correctamente en el libro mayor.

• Encontrar errores

Como se indicó anteriormente, existen errores contables si la columna de débito del balance de sumas y saldos no se equipara con la columna de crédito. En otras palabras, los errores contables se producen cuando el balance general de prueba no cuenta. Recuerde, los errores contables se producen en cualquiera de las etapas del proceso contable. Este proceso contable incluye las siguientes etapas.

• totalización de los libros de contabilidad
• registrar asientos de diario en el libro mayor del diario
• calcular saldos de varias cuentas
• llevar saldos de cuentas al balance de prueba
• equilibrio de las columnas de balance de sumas y saldos

Es importante tener en cuenta que equilibrar las columnas de balance de sumas y saldos no garantiza la precisión de las cuentas. Esto se debe a que hay algunos errores que no afectan la igualdad de las columnas de débito y de crédito.

Por ejemplo, puedes debitar un saldo correcto en una cuenta incorrecta al pasar un asiento de diario. O registrar un asiento de diario en el libro mayor. Una cuenta así mostraría saldos incorrectos en dos cuentas. Sin embargo, el balance general de prueba se equilibraría. Además de dicho error, hay otros errores que debe corregir.

Por ejemplo, puedes registrar un débito y un crédito iguales de un importe incorrecto. Por lo tanto, tal error daría lugar a dos cuentas con saldos incorrectos. Sin embargo, tal error no daría lugar a una desigualdad en el saldo de débito y de crédito del balance de prueba. Por lo tanto, este tipo de errores indican que el balance del balance de prueba no implica la precisión de los asientos en los libros de cuentas.

• Preparación de estados financieros

Es importante para su empresa preparar el balance de prueba. Esto se debe a que un estado de balance de prueba correcto te ayuda a preparar estados financieros básicos, incluidos el estado de resultados y el balance general. Por lo tanto, no es necesario que revise cada una de las cuentas del libro mayor al preparar los estados financieros. Siempre que tengas un balance correcto y un saldo del balance de prueba. Por lo tanto, podemos decir que el primer paso para la preparación de los estados financieros básicos es elaborar un balance de prueba contado.

Recuerda que todas las cuentas de ingresos y gastos de tu saldo de prueba se muestran en las cuentas de transacciones y de pérdidas y ganancias. Que, todos sus activos, pasivos y las cuentas de capital que aparecen en el saldo de prueba se muestran en el balance general de su empresa.

• Ayuda en la toma de decisiones gerenciales

El balance de sumas y saldos también ayuda a la administración de tu empresa a realizar análisis mientras se toman decisiones administrativas. Es decir, los gerentes de su empresa pueden comparar los saldos de prueba de varios años y calcular cambios en varios saldos. Algunas de las cuentas importantes de las que la administración de tu empresa puede realizar seguimiento incluyen compras, deudores, ventas, etc.

Por lo tanto, la administración de su empresa puede realizar un análisis comparativo y un análisis por pares con la ayuda del balance de prueba. Este análisis ayuda a la administración a comprender las tendencias comerciales y, en consecuencia, a tomar las medidas necesarias. Estas decisiones pueden estar relacionadas con sus costos de fabricación, gastos comerciales, ingresos, etc.

Por último, la administración puede elaborar el presupuesto financiero para el próximo período contable. Esto es después de realizar un análisis comparativo.

• Resumen de transacciones financieras

Un balance de prueba muestra los saldos de varias cuentas del libro mayor. Por lo tanto, te proporciona un resumen de las transacciones financieras de tu negocio. Este resumen se prepara transfiriendo los saldos de varias cuentas de ingresos, gastos, activos, pasivos y de capital.

Este resumen le ayuda a localizar los asientos de diario en los libros de contabilidad originales. Por ejemplo, el balance de prueba de su empresa proporciona una pista de auditoría a los auditores. Esto les ayuda a realizar la auditoría de sus estados financieros. Por lo tanto, puede proporcionar sus comentarios con respecto a los estados financieros así preparados en el informe de auditoría.

Usos del balance de sumas y saldos

Un balance de prueba es un informe interno que preparas para asegurarte de que todos los asientos de diario del libro mayor estén correctamente saldos. Es decir, el importe total en dólares de los saldos de débito y de crédito en cada una de las cuentas debe coincidir al final del período financiero.

Por lo tanto, usa el balance de prueba para lograr varios fines. Entonces, intentemos comprender los usos del balance de prueba.

• La preparación de un balance de prueba es el paso inicial para preparar los estados financieros básicos. Estos extractos incluyen las cuentas de transacciones y de pérdidas y ganancias, y el balance general de su empresa.
• Te ayuda a identificar y corregir errores. Para ello, contabiliza la columna de débito con la columna de crédito del balance de prueba de tu empresa. En el caso de que estas columnas no coincidan, significa que existe un error de contabilidad.
• El balance de sumas y saldos lo ayuda a garantizar la precisión aritmética de las cuentas del libro mayor.
• Te brinda un panorama de las transacciones contables de tu empresa para los contadores y auditores.
• Puedes realizar ajustes en tus cuentas fácilmente en caso de que haya algún error.

Errores no detectables en un balance de sumas y saldos

Como empresa, es importante realizar el recuento del balance general de prueba. Esto significa que los asientos de diario de débito y de crédito de cada una de tus transacciones financieras se han registrado correctamente. Sin embargo, el balance del balance de sumas y saldos no implica que los registros contables sean precisos.

Un balance de sumas y saldos contabilizado indica que la contabilización de los asientos de diario en el libro mayor es aritméticamente correcta. Sin embargo, esto no indica que la entrada en sí sea correcta.

Por lo tanto, puede haber errores contables que tengas que identificar. En la contabilidad del balance de prueba, estos errores contables se pueden clasificar en cuatro categorías.

• Errores de comisión

Estos son los errores que cometes debido a:

• la contabilización incorrecta de sus transacciones financieras
• totalización incorrecta
• saldo incorrecto de sus cuentas
• la fundición incorrecta de los libros de contabilidad
• registro incorrecto en los libros de contabilidad del asiento original (diario)

Digamos, por ejemplo, que Watson Electronics pagó $ 25 000 a Bob & Co, que es el proveedor de bienes. Ahora, registras correctamente esta transacción en tu libro de efectivo. Sin embargo, debes debitar en la cuenta de Bob & Co $ 2 500 solo al registrar esta transacción en el libro mayor general. Tal error se refiere al error de comisión. Por lo tanto, podemos decir que el error de comisión tiene un carácter administrativo. La mayoría de estos errores afectan el balance general de prueba.

• Errores de omisión

Los errores de omisión se refieren a los errores que puedes cometer al registrar las transacciones financieras en el diario. O en el momento de registrar esa transacción en el libro mayor general. Ahora, los errores de omisión pueden ser de dos tipos.

• El error de la omisión total
• El error de la omisión parcial

Cuando una transacción para registrar en los libros de cuentas se omite por completo y por lo que no afecta el acuerdo de balance de prueba se conoce como error de omisión total.

Cuando se omite parcialmente una transacción para registrar en los libros de contabilidad y por lo que no se contabiliza el balance de la cuenta se lo conoce como error de omisión parcial.

• _Errores de principio

Los asientos contables se registran de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados (GAAP). Sin embargo, tiende a cometer un error de principio si ignora o infringe cualquiera de estos principios contables. Por ejemplo, puede cometer un error de principio si clasifica incorrectamente un gasto o un recibo entre las cuentas de capital e ingresos. Sin duda, cometer tal error afectaría sus estados financieros. Es decir, un error de este tipo te llevaría a infravalorar o exagerar los ingresos, los activos, los pasivos, etc.

Por lo tanto, debes tratar el importe gastado en cualquier adición al terreno y al edificio como un gasto de capital. Además, debes debitar de tu terreno o cuenta del edificio. Sin embargo, puedes considerarlo incorrectamente como un gasto de ingresos si debitas ese importe en la cuenta de mantenimiento y reparaciones. Esto indica que cometiste un error de principio.

Asimismo, cometerás errores de principio si registras la compra de maquinaria en tu libro de compras.

• Compensación de errores

Si el efecto neto de tales errores en los saldos deudores y acreedores de las cuentas es nulo, usted comete errores. Esto significa que los errores de indemnización no afectan el recuento del balance de prueba.

Por ejemplo, tu cuenta de compras mostraría un débito en exceso de $ 10 000 si exageras tus compras en los libros de contabilidad en $ 10 000. Del mismo modo, tu cuenta de declaraciones de ventas mostraría un débito corto de $ 10 000 si subestimas las declaraciones de ventas en $ 10 000. Por lo tanto, el impacto de tales asientos será nulo en sus libros de contabilidad. Esto se debe a que un aumento en una cuenta se compensa con una disminución en la otra. Por lo tanto, el efecto neto de ambos errores es nulo. Y, por lo tanto, el balance de sumas y saldos contaría.

¿Qué incluye el balance de sumas y saldos?

Un balance general de prueba incluye una lista de cuentas del libro mayor junto con sus saldos de débito o crédito finales. Además, el balance de prueba también incluye el número de cuenta de cada una de las cuentas del libro mayor. También incluye la descripción de dichas cuentas. Además de esto, el balance general de prueba también muestra el nombre de tu entidad en el título y la fecha del período financiero para el que se prepara dicho estado de cuenta.

Además de esto, también muestra las entradas de ajuste por si las hay. Además, la prueba revela los saldos ajustados y sin ajustar de varias cuentas del libro mayor. Tiene que realizar asientos de ajuste en caso de errores contables, como se indicó anteriormente. Recuerde, las cuentas del libro mayor general se registran en el siguiente orden en el balance general de prueba.

• activos
• Pasivo
• Patrimonio
• Dividendos
• Ingresos
• Gastos

Además, los pasivos a corto plazo aparecen antes de los pasivos a largo plazo en el encabezado 'Pasivos' en el balance de sumas y saldos. Además, los saldos correspondientes a activos y gastos se representan en la columna de débito. Mientras que los saldos relacionados a pasivos, ingresos y patrimonio se muestran en la columna de créditos.

Por último, la suma de los saldos de todas las cuentas se presenta en la parte inferior del saldo de prueba, en las columnas de débito y crédito correspondientes. Por lo tanto, el balance de sumas y saldos es diferente del libro mayor. Esto se debe a que el saldo de prueba solo muestra los saldos totales de tus cuentas. No revela cada transacción financiera por separado.

Sin embargo, el libro mayor general muestra cada transacción financiera por cuenta y por separado.

Preguntas frecuentes:

• ¿Cuál es el propósito del balance de sumas y saldos ajustado?

El balance de prueba ajustado es un balance de prueba que revela el saldo de cierre de todas las cuentas del libro mayor. Esto es después de pasar las entradas de ajuste. El objetivo mismo de agregar estos asientos ajustados es corregir los errores contables en el balance de sumas y saldos sin ajustar. En otras palabras, el balance de sumas y saldos ajustado verifica que todos los saldos deudores de las cuentas coincidan con sus saldos a favor. Además, un balance de prueba ajustado también te ayuda a preparar estados financieros que cumplan con los principios contables.

• ¿Cuándo se prepara el balance de sumas y saldos ajustado?

Preparas un balance de prueba ajustado para verificar la precisión de la publicación en las cuentas del libro mayor. Esto es después de realizar las entradas de ajuste. Por lo tanto, un balance de prueba ajustado es el segundo balance de prueba en el proceso contable. El extracto se prepara para verificar si los saldos deudores de las cuentas son iguales a sus saldos a favor. Una vez que preparas el balance de sumas y saldos ajustado, cambiarán los saldos de algunos de los artículos del balance de sumas y saldos sin ajustar.