Pago retroactivo: qué es y cómo se liquida

Una de las principales responsabilidades de un empleador es asegurarse de que su equipo reciba la remuneración de modo preciso y puntual al finalizar cada periodo de pago. Sin embargo, eres un ser humano y, como tal, sabes que puede haber errores. El pago retroactivo es la manera en que los empleadores pueden rectificar errores de nómina para reparar las equivocaciones cometidas con el equipo y los registros financieros.

En este artículo, revisaremos en detalle el pago retroactivo, cómo funciona y sus consideraciones legales, entre otros aspectos. Continúa leyendo para obtener información general y amplia sobre el pago retroactivo, o haz clic en el enlace a continuación para desplazarte al subtema que mejor responda tu consulta.

• Qué es el pago retroactivo
• Cálculo del pago retroactivo
• Impuestos del pago retroactivo
• Consideraciones legales
• Maneras de liquidar pagos retroactivos
• Consideraciones finales

Qué es el pago retroactivo

¿Cómo se define el pago retroactivo? Es el pago que realiza una empresa cuando abona dinero a un empleado para corregir un pago insuficiente durante un periodo de pago determinado. Por lo general, la necesidad de recurrir al pago retroactivo no se presenta a menudo. Puede darse cuando se otorga un aumento a mitad de un ciclo de pago, cuando se negocia un contrato o cuando se comete un error contable. También puede suceder que lo exija un juez, algo que analizaremos en detalle más adelante en este artículo.

En resumidas cuentas, entonces, ¿qué es un pago retroactivo? Básicamente, es el concepto que se usa para resarcir a un empleado cuando inicialmente no recibió la remuneración que se había acordado.

Ejemplos de pago retroactivo:

• Se autorizó un aumento de salario, pero este no se reflejó en el cheque salarial del empleado.
• Se produjo un error de nómina o contable al procesar la nómina.
• Un empleado trabajó horas extra, pero el pago por esas horas no se calculó con precisión.

Una bonificación, una comisión u otro tipo de pago especial no se consideraron o se pagaron de manera insuficiente.

Pago retroactivo frente a pago atrasado

A veces, el significado de pago retroactivo y el concepto de pago atrasado se usan indistintamente. Si bien tanto el pago retroactivo como el pago atrasado son pagos que se liquidan luego del periodo de pago original, hay algunas diferencias clave que los empleadores deben tener presentes. Echemos un vistazo.

• Pago retroactivo: Es el saldo restante que un empleado obtiene de manera retroactiva de un empleador en comparación con el pago que originalmente se liquidó durante el periodo de pago.

• Pago atrasado: Es el pago que se realiza para ponerse al día con remuneración que nunca se liquidó por trabajos realizados. Por lo general, un pago atrasado resulta de un litigio en el cual un empleador no abonó salarios devengados. El juez generalmente dicta sentencias particulares que exigen el pago atrasado y resarcimiento, e imponen multas.

Dicho sencillamente, el pago retroactivo ocurre cuando el empleado recibe un pago menor que el que debería haber recibido, mientras que un pago atrasado se usa cuando un trabajador no recibe ningún pago en absoluto.

Cálculo del pago retroactivo

Si detectas un error de nómina, o si un empleado te advierte sobre uno, la recomendación es corregirlo lo antes posible. La manera en que calcules los pagos retroactivos dependerá de la categoría del empleado afectado, ya que el pago retroactivo se computa de manera diferente para los empleados asalariados y para los empleados por horas.

Cómo calcular el pago retroactivo para los empleados por hora

Calcular el pago retroactivo para los empleados por hora es relativamente simple. Para comenzar, tendrás que determinar lo que efectivamente le pagaste al empleado por las horas que trabajó. Por ejemplo, si un empleado trabajó 40 horas, pero solo le pagaste 35, le debes el valor de 5 horas de su pago regular.

Una vez que hayas determinado la diferencia entre las horas pagadas y las horas adeudadas, tendrás que identificar la tarifa por hora que acordaste pagar. Para este ejemplo, supondremos que la tarifa es de USD 15 por hora. Cuando multipliques las (5) horas por el salario por hora (USD 15), verás que le debes USD 75 en concepto de pago retroactivo.

Por lo general, los pagos retroactivos se suman al cheque salarial siguiente del empleado. Así que no olvides agregar el importe adeudado en concepto de pago retroactivo a la cantidad de horas trabajadas durante el periodo de pago actual. Analizaremos otras maneras de liquidar un pago retroactivo más adelante en este artículo.

Cómo calcular el pago retroactivo para los empleados asalariados

Habitualmente, para los empleados asalariados, en cada cheque salarial se liquida el mismo importe, así que calcular el pago retroactivo también es bastante sencillo. Si se supone que este empleado recibe un cheque salarial por USD 2100, pero solo recibió USD 1650, adeudas un pago retroactivo de USD 450.

Ten en cuenta que se puede recurrir al pago retroactivo en una variedad de circunstancias, incluidos los aumentos de pago retroactivo. Un aumento de pago retroactivo se produce cuando un empleado recibe un aumento de sueldo, pero la nueva tarifa de pago no se refleja en el cheque salarial correspondiente.

Por ejemplo, supongamos que un empleado gana USD 60 000 al año y que recientemente recibió un aumento. Se supone que el cheque salarial más reciente debería incluir la nueva tarifa de pago, pero el empleado descubre que en el cheque consta la tarifa anterior. El pago bruto del nuevo salario anual debería ser USD 65 000. Tendrás que determinar cuánto se le debería pagar en cada cheque salarial con la nueva tarifa y, luego, restar la tarifa anterior para calcular la diferencia. Una vez que hayas determinado la diferencia, podrás liquidar el correspondiente pago retroactivo.

Impuestos del pago retroactivo

Al igual que un pago regular, el pago retroactivo está sujeto a impuestos, entre ellos:

• impuesto federal sobre el ingreso
• impuesto estatal sobre el ingreso
• impuesto local sobre el ingreso 

Cuando liquides pagos retroactivos a empleados, también tendrás que retener el importe correspondiente según la suma del pago retroactivo.

Consideraciones legales

Además de los ejemplos de pago retroactivo analizados anteriormente, hay ciertos casos en los que estos podrán sobrevenir por la orden de un juez. Estas son algunas circunstancias en las que un juez podrá exigir el pago retroactivo por ley:

Discriminación

Si un juez determina que un empleador otorgó aumentos de salario a un grupo segmentado a partir de ciertas características, como raza o género, podrá exigir el resarcimiento mediante pago retroactivo a los empleados afectados.

En 2019, se otorgaron aproximadamente $ 20,7 millones a las víctimas de pago discriminación protegidas por la Ley de Igualdad de Pago de 1963.

Represalias

Un juez podrá exigir el pago retroactivo si un empresario retiene salarios o aumentos de salario en represalia a un empleado por denunciar irregularidades. Se calcula que el 43 % de los trabajadores que denuncia el robo de salarios también experimenta algún tipo de represalia que puede constituir un pago retroactivo.

Incumplimiento de contrato

Cuando una organización incumple deliberadamente un contrato laboral y un empleador paga menos de la tarifa acordada, un juzgado podrá ordenar el pago retroactivo.

Incumplimiento de horas extra

En este caso, se podrá exigir el pago retroactivo si un empleador no remunera a los empleados según corresponde a la tarifa de hora extra.

Pago apócrifo

Si se descubre que un empleador paga un salario menor que el salario mínimo y, además, no lo declara, un juez podrá exigir que liquide un pago retroactivo.

Salario menor que el salario mínimo

Si un empleador les paga a los trabajadores menos que el salario mínimo obligatorio establecido a nivel nacional, es posible que tenga que liquidar pagos retroactivos. Según el Instituto de Política Económica, alrededor de 2,4 millones de trabajadores amparados en las leyes laborales estatales o federales sobre salario mínimo recibe cada año un pago menor que el salario mínimo de su estado.

Maneras de liquidar pagos atrasados

Ahora que estás familiarizado con el funcionamiento del pago retroactivo y cuándo podría ser necesario, analicemos las opciones para liquidar pagos atrasados.

• Liquidar un pago de suma global en un cheque aparte
• Incluir un pago retroactivo en el cheque salarial siguiente del empleado y detallar el importe como “RETROACTIVO”
• Sumar un pago retroactivo al pago regular en el cheque salarial siguiente sin necesidad de especificar nada

Consideraciones finales

Errar es humano. Desde omitir una nota sobre un aumento de sueldo hasta pasar por alto las horas extra trabajadas, los errores de nómina no deberían generar pánico. Con QuickBooks, puedes optimizar la contabilidad y el sistema de nómina para evitar los errores desde el principio y, si es necesario, corregirlos con facilidad. 

Ya sea que administres la nómina internamente o que prefieras tercerizarla, QuickBooks puede ayudarte a mantenerte organizado y a garantizar la precisión. Además, accede a funciones como los informes gratuitos de flujo de efectivo, que te permiten crear las condiciones para el crecimiento financiero, y disfruta de una experiencia sencilla que te ahorra el tiempo que destinas a la contabilidad.