Faire le suivi des coûts des projets dans QuickBooks Desktop

L’établissement des coûts de revient du projet consiste à faire le suivi des dépenses liées à un projet et à les comparer à vos revenus. Grâce aux outils d’établissement des coûts de revient du projet de QuickBooks Desktop, vous pouvez voir combien d’argent vous dépensez et combien vous gagnez pour chaque projet.

Suivez les étapes ci-dessous pour vous assurer que vous avez un dossier précis des coûts de vos projets.

Assurez-vous de configurer chaque élément avec suffisamment de renseignements. Le niveau de détail de votre liste d’articles déterminera l’exactitude de vos rapports de coûts de revient du projet. Apprenez comment ajouter, modifier et supprimer des éléments dans QuickBooks Desktop.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Configurer un client : projet pour chacun de vos projets
• Attribuer toutes vos dépenses à des projets
• Saisir vos devis dans QuickBooks Desktop
• Créer les factures appropriées
• Exécutez des rapports sur le coût de revient du projet pour voir le rendement de votre entreprise projet par projet

Étape 1 : Configurer un client : projet pour chacun de vos projets

Même si vous n’avez qu’un seul projet pour un client particulier, configurez un projet individuel pour ce client. Cela vous permet de faire le suivi de vos revenus et de vos dépenses projet par projet et peut simplifier votre comptabilité si vous ajoutez un autre projet pour ce client à l’avenir.

Étape 2 : Attribuer toutes vos dépenses à des projets

Pour obtenir une vue d’ensemble des coûts du projet, assurez-vous d’attribuer toutes vos dépenses à des projets. Sélectionnez le projet approprié dans la colonne Client : Projet chaque fois que vous saisissez une facture, un chèque ou une feuille de temps.

• Pour les heures travaillées facturables : Enregistrez les heures travaillées au moyen d’une feuille de temps hebdomadaire ou d’une entrée d’activité unique. Attribuez les heures au client ou au projet. Chaque entrée est automatiquement cochée dans la colonne Facturable du formulaire. Note : Les feuilles de temps sont des entrées non reportées. Vous devez importer les heures travaillées dans une facture ou une facture pour les inclure dans les rapports financiers de la rentabilité du projet ou de l’entreprise.
• Pour les achats liés à l’emploi : (articles achetés pour un projet, services sous-traités) Utilisez une facture, un chèque ou un débit de carte de crédit pour enregistrer l’achat. Le Articles, saisissez chaque article ou service que vous avez acheté. Dans la colonne Client :Projet, assurez-vous d’attribuer chaque article ou service au client ou au projet.
• Frais généraux : Si vous choisissez d’affecter des frais généraux à des projets spécifiques, voici comment calculer et suivre les frais généraux. Veuillez communiquer avec votre comptable avant d’apporter des modifications à votre fichier d’entreprise.
• Pour le kilométrage : Enregistrez le kilométrage dans le Saisir le kilométrage du véhicule fenêtre. Si vous voulez changer le montant de cette dépense (pour facturer au client plus que le taux standard), vous pouvez le changer sur la facture.
• Pour les autres dépenses : (frais de transport, frais de port, etc.) Utilisez une facture, un chèque ou un débit de carte de crédit pour enregistrer les dépenses. Dans l’onglet Dépenses, saisissez chaque dépense. Dans le Client : Projet, assurez-vous d’attribuer chaque dépense au client ou au projet.

Étape 3 : Saisir vos devis dans QuickBooks Desktop

• Vous pouvez créer vos devis dans ou hors de QuickBooks. Si vous préférez créer des devis à l’aide d’une feuille de calcul ou en dehors du logiciel, vous pouvez simplement enregistrer des devis sommaires dans QuickBooks.
• Si vous créez des devis en dehors de QuickBooks, mais que vous créez des factures dans QuickBooks, vous pouvez simplement saisir vos renseignements de facture dans la fenêtre Créer des devis et transformer vos devis en factures.
• Vous pouvez utiliser certains rapports de calcul des coûts de revient du projet sans enregistrer de devis dans QuickBooks Desktop. Toutefois, la saisie de devis dans QuickBooks vous permet d’utiliser la gamme complète de rapports sur les coûts du projet pour vous assurer que le budget de votre projet est sur la bonne voie. Vous pouvez évaluer l’exactitude des devis et les rajuster en conséquence pour les projets futurs.

Note : Si vous saisissez des heures travaillées et des dépenses sur des devis, mais aussi sur des feuilles de temps ou des factures à payer, vous devrez en choisir une pour la transférer sur une facture. Par exemple, QuickBooks Desktop ne fait pas automatiquement le lien entre les heures travaillées d’un devis et celles d’une feuille de temps lors de l’ajout d’une facture à une facture. Vous devez le faire manuellement.

Étape 4 : Créer les factures appropriées

• Assurez-vous de choisir le bon Client : Projet lors de la création des factures.
• Si vous préférez créer des factures en dehors de QuickBooks Desktop, assurez-vous de saisir au moins un sommaire de chaque facture dans le programme afin qu’il inclue les revenus dans les rapports de rentabilité des projets. Apprenez comment créer une facture.

Étape 5 : Exécuter des rapports sur le coût de revient du projet pour voir le rendement de votre entreprise projet par projet

Vous pouvez utiliser les rapports de projets pour déterminer les projets qui sont rentables et ceux qui ne le sont pas. Il vous aide à créer de meilleurs devis, à analyser l’état financier de chaque projet et à cerner les projets problématiques avant qu’il ne soit trop tard pour les enregistrer.

Pour accéder à divers rapports de projet :

1. Allez au menu Rapports.
2. Sélectionner Projets, heures travaillées et kilométrage.

QuickBooks Premier Contractor Edition et Accountant Edition offrent une gamme plus large de rapports de calcul des coûts de revient du projet, que vous pouvez trouver ici :

1. Allez au menu Rapports.
2. Sélectionner Spécifique au secteur d’activité, puis sélectionnez Rapports de l’entrepreneur.

En savoir plus sur les rapports dans QuickBooks.