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Ajouter, modifier et supprimer des éléments dans QuickBooks Desktop

by Intuit Dernière mise à jour : 5 juillet 2024

Apprenez comment ajouter, modifier et supprimer des éléments dans QuickBooks Desktop pour Windows.

Les articles sont tout ce que votre entreprise achète, vend ou revend, comme les produits, les frais d’expédition et de manutention, les rabais et la taxe de vente (le cas échéant). Ils s’affichent sous forme de ligne sur des factures ou d’autres formulaires de vente.



Ajouter des articles

Voici une liste pour vous aider à décider des types d’articles à ajouter.

ServiceUn service que vous fournissez à un client. Vous pouvez créer des services facturés à l’heure ou à l’heure.
Pièce en stockUn produit que vous achetez pour vendre.

Vous ne pouvez pas utiliser cet article si vous n’avez pas activé la section Articles en stock dans les Préférences.
Pièce hors stockUn produit que vous :
  • Achetez, mais ne vendez pas.
  • Vendez, mais n’achetez pas.
  • Achetez et vendez, mais ne stockez pas et n’effectuez pas de suivi.
Autres fraisUtilisé pour les frais d’expédition, les majorations ou d’autres postes qui apparaissent sur vos factures.
Total partielUn article qui additionne les articles qui précèdent dans les factures et autres opérations de vente. Vous pouvez faire le total partiel de la quantité, du prix, du coût et des colonnes personnalisées numériques.
GroupeVous pouvez utiliser un article de groupe pour regrouper plusieurs articles. Par exemple, si vous avez souvent des frais d’expédition avec des frais d’expédition, vous pouvez créer un article de groupe avec ces deux articles.
AssemblageUn assemblage est un produit que vous assemblez à partir d’autres pièces et dont vous faites le suivi dans l’inventaire. Seules les éditions Premier et Enterprise ont des assemblages.

Voici les types d’articles qui effectuent des calculs. 

RabaisUn rabais réduit le prix d’articles spécifiques d’un pourcentage ou d’un taux fixe. Vous pouvez avoir plus d’un article de rabais pour différents rabais que vous offrez. Par exemple, un rabais pour les clients en facturation groupée et un autre pour les achats en gros. Pour en savoir plus, consultez l’article Utiliser le rabais et le total partiel sur une facture.
PaiementSi vous recevez un paiement total ou partiel sous forme de dépôt, vous pouvez l’inscrire comme un poste sur une facture avec ce type d’article.
Article de taxe de venteSi vous facturez la taxe de vente, vous pouvez créer des articles de taxe de vente pour chaque taxe de vente que vous facturez.
Groupe de taxe de venteIl s’agit de plusieurs taxes de vente qui constituent une taxe de vente plus importante. Par exemple, vous facturez une taxe de vente qui est le total d’une taxe de vente d’État, de comté et de ville.
  1. Aller à Listes,  puis sélectionnez Liste d’articles.
  2. Dans la fenêtre Liste d’articles, sélectionnez Article puis Nouveau .
  3. Sélectionnez le type d’article que vous voulez créer.
  4. Remplissez les champs des articles.
  5. Utiliser des champs personnalisés pour ajouter vos propres champs personnalisés.
  6. Sélectionnez Enregistrer.

Voici les champs courants pour tous les types d’articles :

Nom/Numéro de l’articleSaisissez le nom voulu pour l’article. Vous pouvez utiliser jusqu’à 31 caractères.
DescriptionUtilisez ce champ pour ajouter des renseignements sur l’article.
Article rattaché :Cochez la case si vous voulez que l’article soit un article rattaché à un article existant.
Prix de vente/taux/prix/montantCe champ varie selon le type d’article :
Prix de vente (stocks)- Le montant que vous facturez pour le produit. Il pourrait être égal ou supérieur au coût.
• Taux (service)- Le taux que vous facturez à vos clients. Il peut s’agir d’un taux fixe ou d’un taux horaire.
• Prix (Pièce hors stock)- Le prix de la pièce que vous facturez à vos clients.
• Montant (Autres frais)- Le montant des frais. Vous pouvez saisir un montant en dollars ou un pourcentage. Si le montant est un pourcentage, incluez une % signer.

Info sur l’achat et Info sur la vente

L’info sur l’achat et l’info sur la vente s’affichent lorsque vous créez une pièce en stock ou lorsque vous sélectionnez :

  • Cet article est acheté pour et vendu à un client spécifique : projet sur Pièces hors stock.
  • Ce service est offert par un sous-traitant. sur les articles de service.
  • J’achète cet assemblage d’un fournisseur sur les articles d’assemblage de stock (Windows seulement).
  • Ce montant est remboursable sur les éléments Autres imputations.
CoûtSaisissez le coût de l’article lorsque vous l’avez acheté.
Compte de dépensesLe compte que vous utilisez pour faire le suivi du montant dépensé pour l’achat de l’article.
Compte CPVLe coût des produits vendus est le montant total dépensé pour la production des produits vendus. Il s’agit également du compte que vous utilisez pour faire le suivi des paiements pour l’article.
Fournisseur privilégiéChoisissez le nom du fournisseur qui achète habituellement ses stocks.
Prix de vente
/Taux
/Prix/Montant
Ce champ varie selon le type d’article :
  • Prix de vente (stocks)- Prix de vente du produit. Il pourrait être égal ou supérieur au coût.
  • Taux (service) Il s’agit du taux du service que vous achetez ou facturez à vos clients. Il peut s’agir d’un taux fixe ou d’un taux horaire.
  • Prix (Pièce hors stock)- Le prix de la pièce que vous achetez ou facturez à vos clients.
  • Montant (Autres frais)- Le montant des frais. Vous pouvez saisir un montant en dollars ou un pourcentage. Si le montant est un pourcentage, incluez une % signer.
Revenu
Compte
Le compte que vous utilisez pour faire le suivi du montant que vous gagnez en vendant l’article.
Code de taxe Sélectionnez le Compte taxable si vous facturez la taxe de vente pour l’article. Lorsque vous effectuez une vente taxable, QuickBooks calcule la taxe sur l’article.

Info sur le stock

Ces champs sous Info sur le stock s’affichent lorsque vous sélectionnez Stock comme type d’article.

Compte d’actifGénéré par QuickBooks et attribué automatiquement. Si vous ne voulez pas utiliser le compte par défaut, voici les deux types d’actifs :
  • Actifs à court terme Il s’agit des actifs que vous êtes susceptible de convertir en espèces dans un délai d’un an.
  • Immobilisation corporelle- Il s’agit des actifs que vous n’envisagez pas de convertir en espèces au cours d’une année d’opérations normales. Ces éléments sont généralement nécessaires à l’exploitation de votre entreprise.
Seuil de renouvellementQuickBooks vous rappelle de commander de nouveau l’article lorsque l’inventaire atteint ce nombre.
Quantité en stockLa quantité de stock que vous avez en main.
Note : Pour les articles nouvellement ajoutés à l’inventaire, saisissez zéro. Pour les articles que vous avez déjà en stock, saisissez votre dernier inventaire.
Valeur totaleLa valeur totale du stock que vous avez en main.
Note : Pour les articles nouvellement ajoutés à l’inventaire, saisissez zéro. Pour les articles que vous avez déjà en stock, saisissez la valeur de votre dernier inventaire.
En date duLa date à laquelle votre seuil de renouvellement, la quantité en stock et la valeur totale s’appliquent.
Note : Lorsque vous convertissez des articles hors stock, des articles de service ou d’autres frais en articles de stock, vous devez saisir une date postérieure à celle de la dernière opération pour l’article. Si vous saisissez une date dans le passé, vous devez saisir toutes les ventes et tous les achats de l’article jusqu’à la date du jour pour que votre inventaire soit exact.

Les champs suivants s’affichent lorsque vous créez un article de groupe. Avant de créer un article de groupe, tous les articles individuels doivent déjà être configurés.

Liste d’articlesUn tableau qui vous permet de choisir les articles à inclure dans l’article de groupe et leurs quantités.
Imprimer les éléments d’un groupeCochez cette case si vous voulez que les articles individuels s’affichent sur les factures et autres formulaires d’opérations lorsque vous utilisez l’article de groupe.

Ce qui suit s’affiche lorsque vous créez un élément de paiement.

Mode de paiement Sélectionnez le mode de paiement que vous voulez utiliser lorsque l’élément de paiement est utilisé dans les opérations.
Option de dépôtSélectionnez la façon dont vous voulez déposer ces paiements. 
Regrouper avec d’autres fonds non déposés- ajoute le paiement au compte Fonds non déposés.
Déposer sur- ajoute le paiement au compte que vous sélectionnez.

Vous pouvez créer un article sans quitter la facture ou un formulaire de vente. Il suffit de saisir le nom d’un article et de sélectionner Oui lorsque vous recevez l’invite vous demandant si vous voulez configurer l’article.

Consultez l’article Ajouter et modifier plusieurs clients, fournisseurs et articles pour en savoir plus sur Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste.

  1. Aller à Fichier et sélectionnez Importer puis sélectionnez Articles.
  2. Sélectionnez le type d’article (Service, Hors stock ou Stock).
  3. Saisissez tous les renseignements requis.
  4. Assurez-vous que le Importer case à cocher est cochée pour les éléments que vous voulez importer.
  5. Cliquez sur Importer.


Modifier les éléments

Après avoir créé un article, vous pouvez modifier les renseignements qui s’y rattachent en tout temps.

  1. À partir du Listes, sélectionnez Liste d’articles.
  2. Double-cliquez sur l’élément que vous voulez modifier.
  3. Saisissez vos modifications dans le Modifier l’article fenêtre.
  4. Choisir OK.

Vous pouvez modifier le type d’un article s’il s’agit d’un article en stock (Windows seulement), d’un article hors stock ou d’un autre article facturé.

  1. À partir du Listes, sélectionnez Liste d’articles.
  2. Double-cliquez sur l’élément que vous voulez modifier.
  3. À partir du Type, sélectionnez le nouveau type d’élément.
  4. Choisir OK.

Les éléments dont vous pouvez modifier le type sont limités. Vous ne pouvez pas toujours changer le type. Par exemple, si vous changez un article en article de stock ou en service, vous ne pouvez plus changer son type.

Vous devrez peut-être créer des articles similaires. Vous pouvez créer un double ou une copie d’un article existant et l’enregistrer sous un nouveau nom.

  1. À partir du Listes, sélectionnez Liste d’articles.
  2. Mettez en surbrillance l’élément que vous voulez copier, puis cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Article en double.
  3. Modifie l’info sur l’article au besoin. Le nom de l’élément sera le même, mais le « DUP » lui sera ajouté. Vous pouvez renommer l’élément au besoin. N’oubliez pas que deux éléments ne peuvent pas porter le même nom.
  4. Choisir OK.

Note : Si vous dupliquez un article principal ou un article rattaché, le nouvel article sera également un article principal ou un article rattaché. Si vous dupliquez un article en stock, tous les renseignements sur l’article sont copiés, sauf En stock et Seuil de renouvellement. Ces champs sont réglés à 0.



Supprimer des éléments

Si vous avez entré par erreur le même article deux fois, mais avec un nom différent, vous pouvez les fusionner afin que toutes vos opérations soient associées à un seul nom d’article. Départ Fusionner des entrées de liste dans QuickBooks Desktop pour en savoir plus.

QuickBooks ne vous permettra pas de supprimer un article s’il a déjà été utilisé dans une opération. Si vous n’en avez plus besoin, vous pouvez le masquer. Lorsque vous masquez un élément, il est supprimé de la liste, mais pas de vos documents comptables.

Pour masquer un élément :

  1. À partir du Listes, sélectionnez Liste d’articles.
  2. Double-cliquez sur l’élément que vous voulez masquer.
  3. Dans la fenêtre Modifier l’élément, sélectionnez L’article est inactif
  4. Sélectionnez OK.

Une fois que l’élément est masqué, vous pouvez désélectionner L’article est inactif pour la démasquer en tout temps. Si la case à cocher n’est pas disponible et que vous ne pouvez pas démasquer l’article, vérifiez s’il s’agit d’un article rattaché à un article principal masqué. Le cas échéant, démasquez l’article principal ou supprimez la connexion entre l’article principal et l’article rattaché.

Vous pouvez sélectionner le Inclure les inactifs dans votre liste d’articles pour afficher les articles masqués.

  1. À partir du Listes, sélectionnez Liste d’articles.
  2. Sélectionnez l’article à supprimer.
  3. Dans la barre de menu, sélectionnez Modifier et ensuite Supprimer l’élément.

Vous ne pouvez pas supprimer plus d’un élément à la fois. Si vous supprimez un article par erreur, vous devez immédiatement aller à Modifier et sélectionnez Annuler la suppression. La suppression ne peut pas être annulée si vous faites autre chose dans QuickBooks.



Foire aux questions

  • QuickBooks Pro et Premier :Jusqu’à 14 500 articles (actifs et inactifs).
  • Solutions d’entreprise QuickBooks : peut prendre en charge nombre illimité articles sur.

Vous pouvez utiliser jusqu’à 31 caractères pour chaque nom d’article.

  • QuickBooks Pro et Premier : jusqu’à 50 articles individuels
  • QuickBooks Enterprise : jusqu’à 500 articles individuels
  • QuickBooks Premier : jusqu’à 100
  • QuickBooks Enterprise : jusqu’à 500

Les éléments d’assemblage ne sont pas pris en charge dans QuickBooks Pro. Vous pouvez afficher et modifier les articles d’assemblage de stock et les opérations qui les utilisent dans n’importe quelle édition de QuickBooks. Pour en savoir plus sur les articles d’assemblage de l’inventaire, consultez Créer et utiliser des articles d’assemblage en stock.

Lorsque vous utilisez un rabais ou un paiement sur une facture, le montant sera négatif. Dans QuickBooks pour Windows, vous pouvez également saisir un taux négatif pour afficher un montant négatif. Si vous avez créé un article de rabais par erreur, la meilleure solution est de supprimer l’article de rabais et de créer un nouvel article avec un type différent.

Vous ne pouvez pas utiliser des articles de rabais sur des bons de commande ou des factures à payer parce qu’ils sont destinés aux opérations de vente. Si vous devez ajouter un montant réduit à un bon de commande ou à une facture à payer, vous pouvez créer un élément Autres imputations et saisir un montant fixe négatif dans le champ Montant ou %. Par exemple, -10,00.

QuickBooks calcule les rabais uniquement sur la ligne au-dessus de l’élément de rabais. Pour escompter tous les articles d’une facture, vous devez ajouter un article au total partiel après le dernier article vendu, puis ajouter un article de rabais. Vous pouvez escompter le total partiel avec un taux fixe ou un pourcentage.

Les niveaux de prix vous permettent de définir des prix personnalisés pour certains clients ou projets. Une fois que vous avez créé un niveau de prix et que vous l’associez à un ou plusieurs clients ou projets, QuickBooks extrait automatiquement le prix personnalisé approprié pour un client ou un projet chaque fois que vous créez une vente (facture, reçu de vente, bulletin de vente ou note de crédit) pour ces clients ou projets.

Les articles de rabais doivent être ajoutés manuellement aux factures.

Non, un changement de prix n’affecte que les nouvelles opérations. Les prix des opérations existantes ne sont pas modifiés pour assurer l’exactitude de vos documents comptables.

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