Ajouter, modifier et supprimer des éléments dans QuickBooks Desktop

Voici une liste pour vous aider à décider des types d’articles à ajouter.

Voici les types d’articles qui effectuent des calculs. 

1. Aller à Listes,  puis sélectionnez Liste d’articles.
2. Dans la fenêtre Liste d’articles, sélectionnez Article puis Nouveau .
3. Sélectionnez le type d’article que vous voulez créer.
4. Remplissez les champs des articles.
5. Utiliser des champs personnalisés pour ajouter vos propres champs personnalisés.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Voici les champs courants pour tous les types d’articles :

Info sur l’achat et Info sur la vente

L’info sur l’achat et l’info sur la vente s’affichent lorsque vous créez une pièce en stock ou lorsque vous sélectionnez :

• Cet article est acheté pour et vendu à un client spécifique : projet sur Pièces hors stock.
• Ce service est offert par un sous-traitant. sur les articles de service.
• J’achète cet assemblage d’un fournisseur sur les articles d’assemblage de stock (Windows seulement).
• Ce montant est remboursable sur les éléments Autres imputations.

Info sur le stock

Ces champs sous Info sur le stock s’affichent lorsque vous sélectionnez Stock comme type d’article.

Les champs suivants s’affichent lorsque vous créez un article de groupe. Avant de créer un article de groupe, tous les articles individuels doivent déjà être configurés.

Ce qui suit s’affiche lorsque vous créez un élément de paiement.

Vous pouvez créer un article sans quitter la facture ou un formulaire de vente. Il suffit de saisir le nom d’un article et de sélectionner Oui lorsque vous recevez l’invite vous demandant si vous voulez configurer l’article.

Consultez l’article Ajouter et modifier plusieurs clients, fournisseurs et articles pour en savoir plus sur Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste.

1. Aller à Fichier et sélectionnez Importer puis sélectionnez Articles.
2. Sélectionnez le type d’article (Service, Hors stock ou Stock).
3. Saisissez tous les renseignements requis.
4. Assurez-vous que le Importer case à cocher est cochée pour les éléments que vous voulez importer.
5. Cliquez sur Importer.

Après avoir créé un article, vous pouvez modifier les renseignements qui s’y rattachent en tout temps.

1. À partir du Listes, sélectionnez Liste d’articles.
2. Double-cliquez sur l’élément que vous voulez modifier.
3. Saisissez vos modifications dans le Modifier l’article fenêtre.
4. Choisir OK.

Vous pouvez modifier le type d’un article s’il s’agit d’un article en stock (Windows seulement), d’un article hors stock ou d’un autre article facturé.

1. À partir du Listes, sélectionnez Liste d’articles.
2. Double-cliquez sur l’élément que vous voulez modifier.
3. À partir du Type, sélectionnez le nouveau type d’élément.
4. Choisir OK.

Les éléments dont vous pouvez modifier le type sont limités. Vous ne pouvez pas toujours changer le type. Par exemple, si vous changez un article en article de stock ou en service, vous ne pouvez plus changer son type.

Vous devrez peut-être créer des articles similaires. Vous pouvez créer un double ou une copie d’un article existant et l’enregistrer sous un nouveau nom.

1. À partir du Listes, sélectionnez Liste d’articles.
2. Mettez en surbrillance l’élément que vous voulez copier, puis cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Article en double.
3. Modifie l’info sur l’article au besoin. Le nom de l’élément sera le même, mais le « DUP » lui sera ajouté. Vous pouvez renommer l’élément au besoin. N’oubliez pas que deux éléments ne peuvent pas porter le même nom.
4. Choisir OK.

Note : Si vous dupliquez un article principal ou un article rattaché, le nouvel article sera également un article principal ou un article rattaché. Si vous dupliquez un article en stock, tous les renseignements sur l’article sont copiés, sauf En stock et Seuil de renouvellement. Ces champs sont réglés à 0.

Si vous avez entré par erreur le même article deux fois, mais avec un nom différent, vous pouvez les fusionner afin que toutes vos opérations soient associées à un seul nom d’article. Départ Fusionner des entrées de liste dans QuickBooks Desktop pour en savoir plus.

QuickBooks ne vous permettra pas de supprimer un article s’il a déjà été utilisé dans une opération. Si vous n’en avez plus besoin, vous pouvez le masquer. Lorsque vous masquez un élément, il est supprimé de la liste, mais pas de vos documents comptables.

Pour masquer un élément :

1. À partir du Listes, sélectionnez Liste d’articles.
2. Double-cliquez sur l’élément que vous voulez masquer.
3. Dans la fenêtre Modifier l’élément, sélectionnez L’article est inactif. 
4. Sélectionnez OK.

Une fois que l’élément est masqué, vous pouvez désélectionner L’article est inactif pour la démasquer en tout temps. Si la case à cocher n’est pas disponible et que vous ne pouvez pas démasquer l’article, vérifiez s’il s’agit d’un article rattaché à un article principal masqué. Le cas échéant, démasquez l’article principal ou supprimez la connexion entre l’article principal et l’article rattaché.

Vous pouvez sélectionner le Inclure les inactifs dans votre liste d’articles pour afficher les articles masqués.

1. À partir du Listes, sélectionnez Liste d’articles.
2. Sélectionnez l’article à supprimer.
3. Dans la barre de menu, sélectionnez Modifier et ensuite Supprimer l’élément.

Vous ne pouvez pas supprimer plus d’un élément à la fois. Si vous supprimez un article par erreur, vous devez immédiatement aller à Modifier et sélectionnez Annuler la suppression. La suppression ne peut pas être annulée si vous faites autre chose dans QuickBooks.

• QuickBooks Pro et Premier :Jusqu’à 14 500 articles (actifs et inactifs).
• Solutions d’entreprise QuickBooks : peut prendre en charge nombre illimité articles sur.

Vous pouvez utiliser jusqu’à 31 caractères pour chaque nom d’article.

• QuickBooks Pro et Premier : jusqu’à 50 articles individuels
• QuickBooks Enterprise : jusqu’à 500 articles individuels

• QuickBooks Premier : jusqu’à 100
• QuickBooks Enterprise : jusqu’à 500

Les éléments d’assemblage ne sont pas pris en charge dans QuickBooks Pro. Vous pouvez afficher et modifier les articles d’assemblage de stock et les opérations qui les utilisent dans n’importe quelle édition de QuickBooks. Pour en savoir plus sur les articles d’assemblage de l’inventaire, consultez Créer et utiliser des articles d’assemblage en stock.

Lorsque vous utilisez un rabais ou un paiement sur une facture, le montant sera négatif. Dans QuickBooks pour Windows, vous pouvez également saisir un taux négatif pour afficher un montant négatif. Si vous avez créé un article de rabais par erreur, la meilleure solution est de supprimer l’article de rabais et de créer un nouvel article avec un type différent.

Vous ne pouvez pas utiliser des articles de rabais sur des bons de commande ou des factures à payer parce qu’ils sont destinés aux opérations de vente. Si vous devez ajouter un montant réduit à un bon de commande ou à une facture à payer, vous pouvez créer un élément Autres imputations et saisir un montant fixe négatif dans le champ Montant ou %. Par exemple, -10,00.

QuickBooks calcule les rabais uniquement sur la ligne au-dessus de l’élément de rabais. Pour escompter tous les articles d’une facture, vous devez ajouter un article au total partiel après le dernier article vendu, puis ajouter un article de rabais. Vous pouvez escompter le total partiel avec un taux fixe ou un pourcentage.

Les niveaux de prix vous permettent de définir des prix personnalisés pour certains clients ou projets. Une fois que vous avez créé un niveau de prix et que vous l’associez à un ou plusieurs clients ou projets, QuickBooks extrait automatiquement le prix personnalisé approprié pour un client ou un projet chaque fois que vous créez une vente (facture, reçu de vente, bulletin de vente ou note de crédit) pour ces clients ou projets.

Les articles de rabais doivent être ajoutés manuellement aux factures.

Non, un changement de prix n’affecte que les nouvelles opérations. Les prix des opérations existantes ne sont pas modifiés pour assurer l’exactitude de vos documents comptables.