Personnaliser des rapports dans QuickBooks Desktop

L’onglet Affichage détermine les renseignements affichés dans le rapport. Vous pouvez modifier plusieurs éléments en fonction du rapport que vous exécutez.

Période couverte par le rapport : Vous pouvez sélectionner les dates couvertes par le rapport. Sélectionnez le menu déroulant Dates et choisissez parmi la période disponible ou sélectionnez manuellement la date en sélectionnant l’icône de calendrier dans les champs De et À. Si vous saisissez une date de fin, mais que vous laissez la date de début vide, vous obtenez les données de la date de fin.

Base comptable : Sélectionnez Exercice ou Caisse pour sélectionner la méthode comptable.

Colonnes : Selon le rapport que vous exécutez, vous aurez l’une des options suivantes dans cette section :

• Afficher les colonnes par : Les rapports comme État des résultats et Bilan ont seulement la liste déroulante Afficher les colonnes par où vous pouvez sélectionner la façon dont vous voulez que les colonnes apparaissent dans le haut (par total, par jour, par type d’élément, etc.). Les rapports Factures impayées et Détails des factures à payer non réglées fournissent une liste que vous pouvez utiliser comme colonnes. Si vous avez configuré des champs personnalisés et que ces champs ont été ajoutés à vos modèles de formulaire et contiennent des données, ces derniers apparaissent également dans la liste des colonnes. Pour choisir (ou supprimer) une colonne, sélectionnez les données. Celles que vous sélectionnez sont accompagnées d’un crochet.
• Trier par : La liste déroulante Trier par vous permet de choisir comment les données sont affichées (par défaut, par total, etc.). Il détermine la façon dont le rapport est trié dans le total partiel. Vous pouvez également trier par ordre croissant ou décroissant.
• Ajouter des sous-colonnes : Certains rapports offrent également la possibilité d’ajouter des sous-colonnes.
• Avancé : Les options disponibles lorsque vous sélectionnez le bouton Options avancées varient en fonction du rapport. Pour les rapports Grand livre général, Sommaire personnalisé, Détails des opérations personnalisées, Ventes par client, Ventes par article, Détails des ventes par représentant, Détails du solde des clients, Détails du solde des fournisseurs, etc., les choix sont les suivants :
  • Inclure : Indique à QuickBooks quels comptes, articles, noms, etc. seront inclus dans le rapport.
    • Tous : tous les éléments de la liste et du compte
    • En cours d’utilisation : seulement les éléments et les comptes qui ont une activité dans la période sélectionnée.
  • Solde courant/Classement : Indique à QuickBooks la date d’entrée en vigueur du rapport et affiche le solde courant d’une opération à la date d’entrée en vigueur.
    • Courant : affiche les soldes courants en date d’aujourd’hui, quelle que soit la période du rapport.
    • Date du rapport : affiche les soldes courants en fonction de la période sélectionnée pour le rapport.

  Pour les états des résultats, les bilans standard, l’état des flux de trésorerie et les rapports sommaires des soldes des clients et des fournisseurs, les lignes et les colonnes à afficher indiquent à QuickBooks les lignes et les colonnes à inclure dans le rapport.

  • Lignes d’affichage/Colonnes d’affichage
    • Actif : inclut toutes les lignes ou colonnes qui ont une activité dans la période sélectionnée, quel que soit le solde.
    • Toutes : toutes les lignes et colonnes disponibles. Choisir Tous remplace les filtres.
    • Non nul : Inclut uniquement les lignes et les colonnes qui ont un solde non nul.
  • Calendrier des rapports : L’option Année civile affiche le solde de janvier à décembre. L’exercice ou l’année d’imposition dépend de ce que vous avez défini dans les renseignements sur votre entreprise.

Les filtres vous permettent de limiter les données du rapport à certains critères. Cela est particulièrement important si vous devez personnaliser le rapport en fonction de vos besoins ou pour isoler la cause possible d’un problème pendant le dépannage.

Pour filtrer un rapport :

1. Dans la liste des filtres, sélectionnez le filtre que vous voulez utiliser.
2. Dans le champ Info sur le filtre, choisissez ou saisissez les renseignements supplémentaires dont QuickBooks a besoin pour que le filtre fonctionne correctement.
3. (Facultatif) Dans la colonne des choix de filtres actuels, mettez en surbrillance un filtre que vous voulez supprimer, puis choisissez Supprimer le filtre sélectionné.
4. Sélectionnez OK.

Cet onglet vous permet de modifier les renseignements qui s’affichent dans les parties supérieure et inférieure du rapport.

L’en-tête est le contenu qui apparaît au-dessus des données du rapport. Le pied de page est le contenu qui apparaît sous les données du rapport. Le contenu du pied de page s’affiche uniquement dans un aperçu avant impression ou sur une copie imprimée du rapport.

Cochez ou décochez la case correspondant aux renseignements que vous voulez ajouter ou supprimer. Utilisez le champ fourni pour mettre à jour l’information.

Pour modifier l’alignement, choisissez dans le menu déroulant Alignement .

Cet onglet vous permet de modifier le style et l’apparence d’un rapport. Vous pouvez modifier certaines zones du rapport en changeant la police, la taille et le style de police.

Pour modifier la police :

1. Dans la colonne Changer la police pour , sélectionnez la zone que vous voulez modifier.
2. Sélectionnez Changer la police....
3. Dans la fenêtre Étiquettes de colonne, modifiez la police, le style de police, la taille, l’effet et la couleur de la police.
4. Sélectionnez OK.
5. Sélectionnez Oui lorsque vous êtes invité à appliquer les modifications que vous avez apportées à toutes les étiquettes.

Les titres ne doivent pas dépasser 57 caractères. Vous pouvez ajouter des caractères de sous-titre, mais la période n’est plus affichée. Si un rapport a un titre personnalisé, allez au menu Aide et sélectionnez Aide de QuickBooks Desktop pour voir l’information sur le rapport de base à partir duquel il a été créé.

Comment exécuter? Allez au menu Rapports , sélectionnez Rapports personnalisés , puis Sommaire.

Utilisez ce rapport pour créer des états des résultats personnalisés qui indiquent la rentabilité d’un aspect de votre entreprise. Le résultat est similaire à celui d’un rapport standard, mais contrairement à un rapport d’état des résultats, un rapport personnalisé peut vous montrer la rentabilité des projets, des articles ou des classes.

Lorsque vous créez ce rapport, la fenêtre Rapport sommaire du client s’affiche. Vous pouvez choisir la façon dont vous voulez que le rapport répartisse les données de l’état des résultats à l’aide de la liste déroulante À partir de l’axe de la ligne. Par exemple, sélectionnez la liste déroulante Axe des rangées et choisissez Projet pour modifier le rapport afin d’afficher votre profit ou votre perte pour chaque projet de votre liste Clients et projets.

Notez que les lignes et les colonnes doivent être très différentes. Par exemple, vous ne pouvez pas mettre les clients dans les colonnes et les fournisseurs dans les lignes parce que les deux font partie de la liste de noms.

Pour voir la liste des opérations qui constituent un montant, double-cliquez sur le montant.

Comment exécuter? Allez au menu Rapports , sélectionnez Rapports personnalisés , puis Détail des opérations.

Ce rapport répertorie les opérations individuelles et indique chaque compte associé à une opération sur une ligne distincte. Par exemple, pour un chèque émis à l’ordre d’une compagnie de téléphone, deux lignes dans le rapport s’afficheraient : une indiquant que le chèque a été émis à partir de votre compte chèques et l’autre indiquant que vous avez attribué le montant du chèque à votre compte de dépenses téléphoniques.

Le rapport couvre le mois courant à ce jour. Vous pouvez modifier la période couverte en choisissant une autre période dans la liste déroulante Dates.

Pour voir l’une des opérations énumérées, double-cliquez sur l’entrée de l’opération.

Ce rapport QuickZoom répertorie les opérations individuelles qui constituent le montant sur lequel vous avez double-cliqué sur le rapport État des résultats avec lequel vous travaillez. Par exemple, si vous double-cliquez sur le montant du revenu total, ce rapport QuickZoom répertorie les opérations individuelles à partir desquelles QuickBooks a calculé votre revenu.

Ce rapport QuickZoom répertorie les opérations individuelles qui constituent le montant sur lequel vous avez double-cliqué sur le rapport de bilan avec lequel vous travaillez.