Migration de données de Xero vers QuickBooks en ligne

Vous pouvez migrer vos données de Xero vers QuickBooks en ligne grâce à la puissance de Dataswitcher, le partenaire d’Intuit en matière de conversion de données. Voir ci-dessous pour savoir comment convertir vos données.

Dans cet article, vous découvrirez ce qui suit :

• Limites
• Liste de contrôle préalable à la migration
• Comment commencer la conversion des données
• Liste de contrôle postérieure à la migration

Comment fonctionne le processus de transfert?

1. Préparez votre fichier Xero existant aux fins du transfert et assurez-vous que votre fichier QuickBooks en ligne est bien configuré.
2. Saisissez vos renseignements afin d’obtenir votre consentement pour la migration des données de Xero vers QuickBooks en ligne.
3. Sélectionnez le nombre d’années de données de Xero que vous souhaitez transférer, ainsi que les modules complémentaires facultatifs dont vous pourriez avoir besoin, comme Stocks. Vous pouvez sélectionner jusqu’à deux années de données. 
4. Connectez-vous à Xero, sélectionnez votre organisation et cliquez sur Autoriser l’accès pour autoriser Dataswitcher à accéder à votre fichier Xero via un serveur sécurisé pour la migration vers QuickBooks en ligne.
5. Commencez à utiliser votre nouveau fichier d’entreprise QuickBooks en ligne dès la confirmation des résultats.

Note : Conservez vos sauvegardes avant le transfert ou vos rapports exportés de Xero pour taxe de vente à des fins d’audit. Il est important de conserver les sauvegardes ou les rapports extraits du système source dans un endroit sûr, même après la fin du transfert.

Combien de temps le transfert de mes données prendra-t-il?

Le processus de transfert des données prend environ 72 heures à partir du moment où vous avez commencé le transfert.

Bien que la plupart des migrations soient effectuées en quelques heures, certaines peuvent prendre jusqu’à 72 heures. communiquez avec notre équipe de soutien si le transfert a duré plus de 72 heures.

Comment les données de mon entreprise sont-elles protégées?

Les données de votre entreprise sont protégées comme suit :

• Tant que vous utilisez le formulaire en ligne pour le téléversement, vos données sont protégées par le chiffrement SSL standard de l’industrie.
• Vos données sont régies par les principes de gérance de donnéesd’Intuit .

Limites

Quelles données de Xero ne seront pas transférées?

Les types de données suivants ne peuvent pas être transférés pour le moment :

• budgets
• Multidevise
• opérations mémorisées
• modèle de facture et autres modèles
• bulletins de vente
• dossiers de paie
• projets
• pièces jointes
• Écritures non reportées (devis)

Limites du transfert

Les limitations de service suivantes peuvent se produire lorsque vous transférez de Xero à QuickBooks en ligne à l’aide de Dataswitcher :

Solde d’ouverture pour les opérations hors période de transfert

Les opérations effectuées en dehors de la période de transfert seront consolidées en un solde automatiquement calculé pour les deux comptes du grand livre, soit les comptes clients et les comptes fournisseurs. Dans le cadre de votre transfert gratuit, Dataswitcher transférera les données des deux derniers exercices. Les opérations de toutes les années précédentes seront regroupées dans un solde d’ouverture calculé automatiquement, à moins que des années supplémentaires ne soient achetées.

Si l’état des résultats et les bilans ne sont pas alignés, Dataswitcher ajoutera une ligne de solde pour les bénéfices non répartis appelée Bénéfices non distribués.

Si vous ne voulez pas acheter d’années supplémentaires, mais que vous voulez quand même les soldes comparatifs, vous pouvez diviser l’opération post-transfert du solde d’ouverture de Dataswitcher en plusieurs années.

Taxe de vente est transféré en tant que poste

Si vous choisissez le forfait Dataswitcher standard, Dataswitcher s’applique taxe de vente de Xero en tant que poste. Cela permet d’améliorer la qualité du transfert et d’effectuer la clôture financière. Toutefois, vous devez vérifier cette information pour votre première déclaration de la TPS. Il s’agit d’un processus unique.

Appariement des écritures de journal avec les crédits connexes

Le transfert ne permet pas d’apparier les crédits à leurs écritures de journal respectives. Les écritures de journal seront toujours affichées, mais elles resteront non liées. Bien que cette étape ne soit pas obligatoire, nous vous conseillons d’apparier ces entrées dans Xero avant le transfert.

Méthode de comptabilité de caisse pour Taxe de vente

Si vous utilisez la méthode de comptabilité de caisse pour la comptabilité de caisse, nous vous conseillons d’attendre pour la migration directement après la clôture (et le rapprochement) de votre plus récent taxe de vente période. Cela permettra d’éviter des tâches supplémentaires après le transfert dans QuickBooks en ligne.

Si votre administration utilise la comptabilité de caisse plutôt que la comptabilité de caisse standard pour taxe de vente, vous devrez modifier manuellement vos factures impayées après le transfert pour y inclure les taxe de vente.

Si certaines factures n’ont pas été payées en partie à la fin de votre dernière taxe de vente soumission (dans votre système comptable source), vous devez vous assurer que la facture est répartie. Vous pouvez le faire manuellement dans QuickBooks en ligne pour refléter le montant impayé et les taxe de vente taux à appliquer.

Assurez-vous également de suivre la liste de contrôle avant le transfert. Le rapprochement du compte bancaire est important pour la comptabilité de caisse, car il peut avoir une incidence sur certains taxe de vente rapports.

Stocks

Pour les clients de QuickBooks en ligne Plus et Avancé, Dataswitcher prend en charge jusqu’à 1 000 articles avec inventaire. Le code, le code de stock, le lieu, le nom et la description sont affichés. Le stock courant, l’achat et le prix de vente sont également affichés. Les comptes de revenus et d’actif ne sont pas reportés dans QuickBooks.

Services et projets

Les classes de suivi dans Xero deviennent des lieux dans QuickBooks en ligne Plus et Avancé.

Fusion de journaux

Xero tient un historique très détaillé de toutes les opérations effectuées. En raison de la surabondance de renseignements au niveau Clients/fournisseurs, les journaux seront fusionnés en ce qui concerne les crédits, les paiements anticipéset les paiements en trop afin de maintenir un solde précis pour tous les comptes. Cela signifie toutefois qu’il est possible que les rapports plus anciens n’indiquent pas le bon solde, même si tous les soldes réels et impayés sont exacts.

Liste de contrôle préalable à la migration

Avant de commencer à migrer vos données, il est bon de fixer une date de verrouillage pour votre organisation Xero afin qu’aucune modification ne soit apportée par d’autres utilisateurs pendant la conversion.

Vous devez obligatoirement effectuer les étapes suivantes avant de pouvoir téléverser votre fichier :

• Si vous avez un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne que vous avez utilisé de quelque façon que ce soit, vous devez annuler votre abonnement et créer un nouveau compte. Les données ne peuvent pas être migrées dans un fichier d’entreprise QuickBooks en ligne qui contient des données existantes. Si vous avez acheté QuickBooks au cours des 90 derniers jours, vous avez également la possibilité de supprimer vos données et de recommencer.
• Rapprochez tous vos comptes bancaires ou de carte de crédit avec le relevé de compte le plus récent possible. Une fois le rapprochement effectué, notez les soldes de votre compte bancaire. Vous en aurez besoin au moment d’effectuer le rapprochement post-transfert dans votre fichier d’entreprise QuickBooks en ligne.
• Produisez votre déclaration trimestrielle taxe de vente déclaration pour le trimestre restant. Si vous utilisez la comptabilité de caisse, il est conseillé d’attendre pour la migration directement après la clôture (et le rapprochement) d’une taxe de vente période.
• Vous devez également extraire toutes les factures et tous les crédits impayés.

Pour soumettre votre déclaration trimestrielle Taxe de vente déclaration :

1. Sélectionnez Rapports dans le menu Comptabilité .
2. Sélectionnez l’option Déclaration de revenus.
3. Sélectionnez Afficher sous Vous voulez voir les opérations de taxe de vente/TPS pour votre propre période?
4. Sélectionnez la période. La période s’étend du début du trimestre jusqu’à la date du jour (c’est-à-dire la date du transfert).
5. Sélectionnez Display (Afficher).
6. Exportez le rapport au format PDF.

Après le transfert, cette information sera utilisée pour générer un rapport complet. en additionnant les montants des cases dans l’ancien et le nouveau logiciel.

Publiez ou extrayez les rapports suivants pour vérifier vos données après le transfert :

• État des résultats jusqu’à la date du transfert
• Balance de vérification jusqu’à la date du transfert
• soldes de vos comptes bancaires

Imprimez la liste des factures impayées par vos clients et vos fournisseurs à la date du transfert.

Exportez les données suivantes aux fins de vérification :

• Sommaire ou rapport Détails de la taxe de vente ou de la TPS/TVH
• Opérations de compte

Activer Taxe de vente

Note : Vous pouvez sauter ces étapes si votre entreprise n’est pas inscrite à taxe de vente.

Il est important que Taxe de vente être activé dans QuickBooks en ligne avec le bon numéro d’entreprise de l’ARC et la bonne fréquence de déclaration avant de commencer à l’utiliser :

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Taxes et sélectionnez Taxe de vente (Accéder).
2. Suivez les instructions pour activer la Taxe de vente pour votre province. Assurez-vous de sélectionner correctement votre province de résidence, car elle ne peut pas être corrigée après coup.
3. Saisissez votre Numéro d’entreprise de l’ARC selon votre province et Fréquence de déclaration. Définissez votre Méthode comptable sur Exercice à moins que votre comptable ne vous ait dit le contraire.

Commencez à transférer vos données vers QuickBooks en ligne

Visitez l’assistant de migration de Dataswitcher pour commencer.

Note : Conservez vos sauvegardes avant le transfert ou vos rapports exportés de Xero pour taxe de vente à des fins d’audit. Il est important de conserver les sauvegardes ou les rapports extraits du système source dans un endroit sûr, même après la fin du transfert.

Commencez à utiliser QuickBooks en ligne!

Une fois que vous avez reçu un courriel de confirmation vous informant que vos données ont été transférées, vous pouvez commencer à utiliser QuickBooks en ligne.

Vous pouvez communiquez avec notre équipe de soutien si vous avez des questions au sujet de ces tâches.

Liste de contrôle postérieure à la migration

Bien que nous essayions de rendre les conversions de données aussi complètes que possible, vous devrez effectuer quelques tâches avant de commencer à utiliser QuickBooks en ligne. Il est préférable de les terminer dès que possible avant d’apporter des modifications aux données ou de saisir de nouvelles opérations.

Saisissez l’info sur votre entreprise et le mois de début de l’exercice

Les renseignements sur l’entreprise comprennent des éléments tels que l’adresse, le numéro de téléphone, le courriel, etc.

1. Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Dans l’onglet Entreprise , saisissez les renseignements de votre entreprise et vos coordonnées.
3. Mettez à jour ou vérifiez les adresses courriel pour vous assurer que la facturation et les communications avec les clients sont gérées correctement.
4. Saisissez l’adresse courriel dans la boîte de courriel de l’entreprise où vous voulez recevoir les factures mensuelles pour votre abonnement à QuickBooks en ligne.
   Note : Si vous ne voulez pas que vos clients utilisent l’adresse courriel de l’entreprise pour communiquer avec vous, saisissez l’adresse courriel que vous voulez que vos clients associent à votre entreprise dans la case Courriel destinée aux clients.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Configurez le mois de début de l’exercice :

1. Sélectionnez l’onglet Options avancées.
2. Sélectionnez le premier mois de votre exercice dans la liste déroulante Premier mois de l’exercice  ▼.
3. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Vérifier vos données en comparant les rapports

Nous vous suggérons de comparer les rapports suivants dans QuickBooks en ligne et dans Xero pour vous assurer que vos données ont été transférées correctement.

Pour vérifier vos rapports, exécutez les rapports suivants via Cette année dans QuickBooks en ligne :

• Bilan
• Balance de vérification
• Sommaire du classement chronologique des CC
• Sommaire du classement chronologique des CF
• État des résultats
• Rapport sur la TPS/taxe de vente

Rapprocher vos comptes bancaires et de carte de crédit

Note : Il est essentiel que vous effectuiez cette étape avant de connecter vos comptes bancaires et de carte de crédit aux services bancaires en ligne.

Étant donné que vous n’avez pas encore effectué de rapprochement bancaire dans QuickBooks en ligne, le logiciel traite toutes les opérations bancaires comme n’étant pas rapprochées.

Vous devez indiquer à QuickBooks en ligne de marquer toutes les opérations qui ont eu lieu avant la date de conversion comme étant rapprochées, afin qu’il ne prenne en compte que les opérations futures pour le rapprochement :

1. Aller à Paramètres ⚙ et sélectionnez Rapprocher.
2. Sélectionnez le compte bancaire approprié dans la liste déroulante Compte  ▼.
3. Saisissez un Solde de fermeture et une Datede fermeture.
4. Saisissez toute autre information requise selon le compte bancaire que vous avez sélectionné.
5. Sélectionnez Commencer le rapprochement. Une liste des opérations s’affiche.
6. Cochez la case dans la ligne de l’en-tête pour sélectionner toutes les opérations dans la liste.
7. Décochez les opérations qui ne sont pas encore compensées. Lorsque la différence est nulle, cela veut dire que vous avez terminé ces étapes avec succès.
8. Sélectionnez Finir maintenant, puis sélectionnez Terminer.
9. Répétez les étapes ci-dessus pour tous les comptes bancaires et de carte de crédit dans QuickBooks en ligne.