Para generar estados financieros precisos, debes implementar un sistema de contabilidad confiable. Para ello, tienes que usar los débitos y los créditos a fin de registrar las transacciones comerciales.
En este artículo, definiremos qué son los débitos y los créditos, y cómo se usan estas herramientas para equilibrar la fórmula del balance general. Además, podrás encontrar un resumen que explica los débitos y los créditos, así como varios ejemplos que ilustran estos conceptos.
Para definir el concepto de débito y crédito, debes comprender qué es un diario contable. Un diario es un registro de cada transacción contable realizada, en orden cronológico. Los contadores registran las actividades mediante un asiento de diario.
Los débitos y los créditos se usan en cada uno de estos asientos de diario y determinan cómo se contabilizará un importe específico en el asiento. Tu contador o técnico de contabilidad debe conocer los distintos tipos de cuentas que usas y si estas aumentan con un débito o con un crédito.
Los asientos de débito se registran en el lado izquierdo de cada asiento de diario. Una cuenta de activos o gastos aumenta con un asiento de débito, aunque existen algunas excepciones.
Los asientos de crédito se registran en el lado derecho de cada asiento de diario. Las cuentas de pasivos e ingresos aumentan con un asiento de crédito, aunque existen algunas excepciones.
El importe total en dólares que se registra en cada cuenta de débito debe ser siempre igual al total de los créditos. Por fortuna, los programas de software de contabilidad exigen que cada asiento de diario contenga el mismo importe en dólares de débito y crédito. Si los totales no coinciden, se muestra un mensaje de error para que corrijas el asiento de diario correspondiente.
No obstante, la cantidad de asientos de débito y crédito puede variar. Por último, el método de contabilidad de entrada doble requiere que cada asiento de diario tenga al menos un asiento de débito y uno de crédito.
A modo de ejemplo, este asiento de diario registra la compra de un activo:
5 de marzo
Débito n.º 3000, equipo USD 3000
Crédito n.º 1000, efectivo USD 3000
(Para registrar la compra de un equipo en efectivo)
La cuenta de equipo aumenta con un débito, y la cuenta de efectivo disminuye con un crédito. Las cuentas de activos, incluidas las de efectivo y equipo, aumentan con un saldo deudor.
El asiento de diario incluye la fecha, las cuentas, los importes de dinero y los asientos de débito y crédito. Debajo del asiento de diario, se incluye una explicación de su finalidad para facilitar la compresión.
La decisión de usar un asiento de débito o crédito depende de la cuenta donde registras la transacción y si esta aumenta o disminuye la cuenta.
La fórmula del balance general (o ecuación contable) permite establecer si debes usar un débito o un crédito para una cuenta específica. El balance general es uno de los tres estados financieros básicos que deben analizar los propietarios de empresas para tomar decisiones financieras. Asimismo, deben consultar los estados de resultados y los estados de flujo de efectivo.
Cuando comprendas todos los componentes del balance general, la fórmula comenzará a tener sentido.
El balance general te permite conocer los activos, los pasivos y el patrimonio de tu empresa a una fecha específica. A continuación, podrás encontrar los componentes del balance general.
Los componentes se vinculan con la fórmula del balance general:
Activos = pasivos + patrimonio
La fórmula se usa para crear los estados financieros y debe estar equilibrada.
Los activos, que figuran en el lado izquierdo de la ecuación, deben equilibrarse con los pasivos y el patrimonio, que se encuentran en el lado derecho:
Activos = pasivos + patrimonio
Por ejemplo: supongamos que una empresa emite un bono de USD 10 000 y recibe el importe en efectivo. Debe registrar un débito de USD 10 000 en efectivo (una cuenta de activos) y un crédito de USD 10 000 en bonos por pagar (una cuenta de pasivos).
A continuación, veremos el impacto en la fórmula del balance general:
Aumento de activo de USD 10 000 = aumento de pasivo de USD 10 000 + cambio de patrimonio de USD 0. Un software de contabilidad garantiza que, con cada asiento de diario que registres, quede equilibrada la fórmula, así como los débitos y los créditos totales. Este resumen sobre débitos y créditos te ayudará a entender cómo se registran las transacciones comerciales en cada tipo de cuenta:
La forma más sencilla de recordar la información del gráfico es memorizar cuándo aumenta cada tipo de cuenta. Por ejemplo, las cuentas de activos aumentan con un asiento de débito. Los siguientes ejemplos te ayudarán a comprender estos conceptos.
Si tienes dificultades para determinar cómo se registra una transacción, consulta el libro mayor de tu empresa. Analiza la actividad de las cuentas que se verán afectadas por la transacción, así podrás saber qué cuentas deben debitarse o acreditarse.
El libro mayor permite llevar un registro de todas las transacciones que se registran en los libros de contabilidad, incluidos los asientos de diario, durante la actividad de una empresa. Los datos del libro mayor se revisan y se ajustan, y, luego, se usan para crear los estados financieros.
A continuación, veremos algunos ejemplos habituales de débitos y créditos:
Las cuentas de activos, incluidas las de efectivo, cuentas por cobrar e inventario, aumentan con un débito. Asimismo, para aumentar las cuentas de gastos, se debe realizar un débito.
Los activos son recursos que se usan para generar ingresos y aumentan con un débito. A continuación, veremos un asiento del 1 de abril por la compra de inventario a crédito con un valor de USD 10 000:
1 de abril
Débito n.º 4000, inventario USD 10 000 (aumento)
Crédito n.º 6000, cuentas por pagar USD 10 000 (aumento)
(Para registrar la compra de inventario a crédito)
Este asiento aumenta el inventario (cuenta de activos), así como las cuentas por pagar (cuenta de pasivos). El efectivo en tu cuenta bancaria es una cuenta de activos.
Este asiento registra la recepción de USD 5000 en efectivo cuando un cliente paga una factura el 2 de abril:
2 de abril
Débito n.º 1000, efectivo USD 5000 (aumento)
Crédito n.º 3500, cuentas por cobrar USD 5000 (disminución)
(Para registrar la recepción de un pago en efectivo por la factura de un cliente)
Tanto las cuentas de efectivo como las cuentas por cobrar son cuentas de activos. La cuenta de efectivo aumenta con un débito, y las cuentas por cobrar disminuyen con un crédito. La fórmula del balance general permite mantener el equilibrio, puesto que los activos aumentan y disminuyen por el mismo importe de dinero.
A continuación, veremos algunos ejemplos de créditos:
El pasivo y el patrimonio se encuentran en el lado derecho de la fórmula del balance general, y estas cuentas aumentan con un asiento de crédito.
La cuenta de fondos propios puede incluir inventario común, capital desembolsado adicional y ganancias acumuladas, y el saldo aumenta con un crédito. Supongamos que, el 3 de abril, una empresa aumenta el inventario común en USD 1000 y el capital desembolsado adicional en USD 6000 cuando emite inventario por un valor de USD 7000 en efectivo. Este sería el asiento:
3 de abril
Débito n.º 1000, efectivo USD 7000 (aumento)
Crédito n.º 8000, inventario común USD 1000 (aumento)
Crédito n.º 8100, capital desembolsado adicional USD 6000 (aumento)
(Para registrar la recepción de un pago en efectivo por la emisión de inventario)
Ahora, puedes observar que la cantidad de asientos de débito y crédito es diferente. Mientras que el importe total de los débitos y los créditos esté equilibrado, la fórmula del balance general también lo estará.
El pasivo son las deudas y obligaciones frente a terceros.
A continuación, veremos un asiento del 4 de abril para registrar USD 12 000 en gastos de TI que no se pagan en efectivo de inmediato:
4 de abril
Débito n.º 7000, gastos de TI USD 12 000 (aumento)
Crédito n.º 6000, cuentas por pagar USD 12 000 (aumento)
(Para registrar los gastos de TI a crédito)
La cuenta de gastos aumenta con un débito, y la cuenta de pasivos, con un crédito. A continuación, analizaremos otras situaciones de pago y su tratamiento contable:
En la categoría de ingresos, la mayor parte de la actividad proviene de las ventas a clientes.
Este asiento del 5 de abril registra ventas a clientes por un valor de USD 15 000 que se pagan en efectivo:
5 de abril
Débito n.º 1000, efectivo USD 15 000 (aumento)
Crédito n.º 9000, ingresos por ventas USD 15 000 (aumento)
(Para registrar ventas a clientes en efectivo)
Tanto el efectivo como los ingresos aumentan, pero los ingresos aumentan con un crédito.
A medida que empieces a registrar cada vez más transacciones contables, podrás manejar mejor este proceso. La cuenta de efectivo suele abarcar la mayor parte de la actividad contable. Cuando debas registrar un nuevo asiento, determina si la transacción afectará el efectivo.
El uso de un crédito, incluidos préstamos tradicionales y tarjetas de crédito, afectará la calificación crediticia de tu empresa. Controla la calificación crediticia de tu empresa e intenta crear entradas de efectivo suficientes para que tu empresa pueda operar sin tomar créditos.
Si no dispones de efectivo para la actividad de tu empresa, puedes usar tarjetas de crédito a fin de financiar las operaciones o solicitar una línea de crédito. Si tomas alguna de estas formas de crédito, deberás pagar cargos por intereses y, además, el préstamo de dinero afectará el historial crediticio de tu empresa.
Si usas tarjetas de crédito, consulta regularmente el sitio web de la empresa emisora para controlar tu actividad. Mantente alerta para evitar cargos fraudulentos y realiza los pagos a término. Por fortuna, los gobiernos federales cuentan con estrictas leyes de protección al consumidor para resguardar a los usuarios.
Todas las empresas emisoras de tarjetas de crédito ofrecen beneficios; no dejes que esos beneficios potenciales condicionen el uso que haces del crédito. Las tarjetas de crédito cobran altas tasas de interés, por lo que debes limitar tus gastos.
La información de este artículo te ayudará a registrar los débitos y los créditos de forma más rápida y precisa. El último paso consiste en registrar toda la información.
Documenta todas las tareas que sueles realizar en un manual de procedimientos. Esto evita confusiones y sirve como herramienta de capacitación para el personal.
Tu sistema de contabilidad funcionará si todos aplican las reglas de débito y crédito correctamente. Si contratas un servicio de registro contable, la persona que trabaja para tu empresa debe conocer tu proceso contable, así como también saber cómo funcionan los débitos y los créditos en la contabilidad. Capacita a tu personal de modo tal que puedas lograr que tu negocio crezca y registrar las transacciones con confianza.
