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Una mujer análizando facturas y recibos de su empresa
contabilidad

¿Qué es un soporte contable?

Como sabemos, dentro de las empresas se realizan diferentes tipos de operaciones y de transacciones económicas, las cuales obligatoriamente deben registrarse dentro de los libros de contabilidad, pero no es solo cuestión de anotar por anotar, cada una de estas actividades financieras deben estar justificadas o respaldadas con los documentos necesarios para cada una de las mismas.


Por eso todo empresario y emprendedor necesita conocer su definición, los diferentes tipos de soportes contable, características, etc. En resumen, los documentos de soporte contable permiten a las empresas el registro de sus operaciones comerciales.


¿Cuáles son los soportes contables y no contables?


La diferencia entre estos soportes radica en que los soportes de contabilidad o documentos contables internos se manejan dentro de la empresa, son documentos internos, mientras que los no contables son externos. Además de los dos mencionados, existe otra clasificación llamada: “Títulos valores”, estos documentos se encargan de respaldar los préstamos.

Clasificación de los soportes contables

Soportes no contables externos

Estos documentos se emiten fuera de la empresa, para posteriormente ser recibidos y conservados por la empresa.


Algunos ejemplos de soportes no contables externos son: nota de contabilidad, cotización, orden de pedido, conciliación bancaria, comprobante de diario, o informes de saldos bancarios.


Soportes contables internos

Son los documentos contables que la empresa emite y que pueden entregarse a terceros, a la vez que pueden ser conservados por la misma organización.


Algunos ejemplos de soportes contables internos son: factura de compra y venta, comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros, consignación bancaria, recibo de caja, recibo de caja menor, nota crédito, comprobante de ingreso, comprobante de egreso, comprobante de pago, o notas débito.

Títulos valores

Estos documentos son de garantía por préstamos de dinero.

Algunos ejemplos de títulos valores son: el cheque, pagaré, letra de cambio, libranza, la cual es una constancia de que el empleador realizó un préstamo al empleado, entre otros.

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¿Cuáles son los principales soportes de contabilidad?


Es importante que sepas que existen algunas características con las que todo soporte de contabilidad idealmente debe de contar, información general como: nombre de la organización que lo emite, título, fecha, información detallada de su contenido e, indispensablemente, las firmas de los encargados de gestar, examinar y enumerar dichos comprobantes.

Además, existen diferentes tipos de soportes de contabilidad, algunos de los cuales te describiremos a continuación:

Recibo de caja

Este soporte de contabilidad es un documento que registra todo ingreso a través de dinero en efectivo a la organización. El recibo original de caja se entrega al cliente, y las copias se archivan; una para el archivo consecutivo y otra para anexar el comprobante diario de contabilidad. 

Hay que recordar que en caso de venta al contado, el recibo de caja no es válido; para soportar ese ingreso es necesaria una factura. 

Recibo de consignación bancaria

Dicho soporte contable es un comprobante hecho por las instituciones bancarias para que los cuentahabientes lo ejecuten al realizar una consignación. El recibo de consignación bancaria se queda en el banco, mientras que la copia con el sello del cajero o con el timbre de la registradora, se usa para la contabilidad de la empresa que consigna.

Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Formatos diseñados por organizaciones de crédito y de ahorro, que se entregan a los clientes para ser utilizados en transacciones de depósito, retiro, etc. 

Factura de compra-venta

Este soporte de contabilidad contiene la descripción de los artículos comprados o vendidos, los gastos extras generados como fletes, impuestos, etc., así como las formas de pago. 


Hablamos de factura de venta cuando nos referimos al vendedor, y de factura de compra cuando hablamos del comprador. La factura original es entregada al cliente, y como en los anteriores soportes de contabilidad, se elaboran dos copias; una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. Recuerda que las facturas no deben tener enmendaduras o rayones.

Cheque

En este soporte de contabilidad hacemos referencia a un documento donde un girador indica a una institución bancaria, pagar la suma que se señala en el documento a un beneficiario.

Comprobante de pago

Específicamente a este soporte de contabilidad se le puede llamar de diferentes maneras, comprobante de pago, orden de pago, comprobante de egreso, etc., y es el encargado de respaldar la suma de dinero con un cheque, donde el original se adjunta al comprobante diario de contabilidad y la copia al archivo consecutivo.

Letra de cambio

Este documento es una orden de pago otorgada por un girador con efecto a un girado, la finalidad es pagar al portador la cantidad de dinero especificada.

Pagaré

Es un documento empleado para respaldar créditos bancarios, en el cual una persona está obligada a pagar determinada cifra de dinero en una fecha particular.

Nota débito

Es el documento empleado por las empresas para cargar o endosar en la cuenta de sus clientes un mayor valor por conceptos de error u omisión en la liquidación de facturas, también se incluyen los intereses de haberse generado por mora en el pago de las obligaciones.

Nota crédito

Si una organización otorga descuentos o rebajas y estos no existen en una factura liquidada, la empresa puede hacer uso de la nota de crédito, también puede utilizarse en caso de devoluciones de mercancía totales o parciales. Aquí, como en casos anteriores, se otorga la original al cliente y la empresa conserva dos copias, una para archivo consecutivo y otra para el diario de contabilidad.

Recibo de caja menor

Los recibos de caja menor se utilizan para gastos que se pagan en efectivo de cantidades mínimas, que no necesitan cheque, a los cuales se les establece un monto denominado caja menor.

Nota de contabilidad

Existen operaciones dentro de las organizaciones que no cuentan con soporte contable, este es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierres, para estas operaciones existen las notas de contabilidad, donde deben ser registradas.

Comprobante diario de contabilidad

Como se ha mencionado anteriormente en el artículo, el comprobante diario de contabilidad debe realizarse previamente a cualquier registro de operación de tu negocio. Además, debe incluir fecha, número, origen, descripción, cuentas repercutidas por el asiento,cantidad, entre otros. Cada uno de los comprobantes debe ir respaldado por los documentos y soportes necesarios.



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Importancia de los soportes contables

Al leer este artículo, podemos darnos cuenta de la relevancia de los soportes de contabilidad, básicamente son los registros respaldados de compras, ventas, préstamos, etc., de los cuales, su ingreso a la contabilidad es vital para cualquier empresa, porque al ser entradas y salidas de dinero no podemos hacer omisión de ninguna de ellas. De hacerlo podría afectar negativamente a la organización.


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