Si tienes una empresa o negocio, es muy probable que sepas lo importante que es llevar a cabo un control sobre lo que produce y vende, a través del uso y control de inventarios. En este artículo te contaremos cómo hacer un formato de inventarios, lo que debes incluir y te mostraremos una plantilla para que elabores el tuyo.

Sistemas de inventario

Para llevar a cabo un control de inventarios, debe elegir el sistema que más se adapta a las necesidades de su empresa, ya sea por el volumen de tus ventas o la cantidad de mercancías en existencia .

Algunos de los sistemas de inventario más usados son:

•  Periódico: Normalmente se lleva a cabo una vez al año y consiste en determinar el costo de lo que se vendió, tomando el valor del inventario inicial y sumándole el costo de las mercancías compradas, restando el inventario final.
•  Inicial: es el registro detallado de las mercancías que tienen en existencia una empresa al iniciando sus actividades de producción o periodo contable, después de haber realizado su conteo físico.
•  Finales: es el registro de las mercancías existentes al finalizar el período contable; este inventario se tomará como el inventario inicial del siguiente período contable.
•  Permanente: en este sistema no es necesario que la empresa realice un inventario físico, ya que se registra de manera permanente el valor de la mercancía que tiene en existencia y el costo de la que se vende.

¿Cómo hacer un formato de inventario?

 Ahora que conoce los diferentes sistemas y tipos de inventarios, es necesario mencionar cómo se debe hacer un formato de inventario. ¡Es más sencillo de lo que parece!

1. Registrar tus productos

En primer lugar, debes registrar las mercancías existentes en el inventario. Realiza un registro exhaustivo de todo y haz una clasificación de los artículos o materiales para poder gestionarlos mejor.

 2. Organiza tu espacio de almacenamiento

Una vez que las cuentas con esta información ,identifica el lugar en dónde se almacena todo este inventario, ya sea un solo espacio o las diferentes ubicaciones. Para esto es importante contar con un equipo dedicado a las labores especificadas del control y gestion de inventario, que presta especial atención a todas sus etapas para que haya una buena rotación de mercancías y no haya pérdidas.

 3. Encuentra herramientas adecuadas para administrar tu inventario

Cómo seguir el siguiente paso buscar las herramientas adecuadas para la administración de inventarios de manera eficiente, como los softwares que permiten tener concentrados todos los procesos, mercancías y canales de venta de estos. Esto te permitirá crear estrategias para volver más eficiente la rotación de mercancías y el control de los procesos de producción y venta.

 4. Establece métodos y procesos

Por último ,establece los métodos para administrar tu inventario y la frecuencia con la que realizan procesos de seguimiento y control del inventario, ya que, de acuerdo con el tipo de suministros y materiales que guardan en tu almacén, podrás elegir el método que mejor responda a las necesidades de tu empresa .

Por ejemplo, la hoja de cálculo es el formato de inventario más usado por los negocios que venden volúmenes de baja o mediana escala; porque permite registrar tus artículos y mantenerlos actualizados para que todo tu equipo del almacén pueda acceder a ella de manera fácil y rápida.

¿Qué debe contener un formato de inventario?

Para finalizar, te recomendamos que no olvides los elementos clave que deben contener tu formato de inventario para que funcione correctamente y puedas tener un buen control de tus mercancías.

 Divide tu formato en tres partes:

•  El inventario: todos tus productos que tienes en stock, tanto los que usas para producir, como aquellos que produce para vender.
• Las entradas: cuántos productos compras, tanto para suministrar tu producción, como aquellos que solo adquieres para vender sin necesidad de transformarlos .
• Las salidas: cuántos productos venden.

 Para cada una de las partes debe registrar:

•  El código o clave de cada producto
• El nombre del producto y su descripción
• El número de productos con el que empieza (stock inicial), aunque este sea igual a cero
• El número de entradas
• El número de salidas 
• Total del stock con el que cuentas después de las compras y las ventas.

También es importante que incluya elementos que te ayuden a llevar a cabo el control monetario o fiscal de tus entradas y salidas como el nombre o número de la factura de compra de tus suministros, la fecha, el código, el nombre, la marca o tipo de producto y la cantidad de cada tipo de producto que compraste.

Plantilla de un formato de inventario 

Tener una gestión del inventario eficiente es la columna vertebral de cualquier negocio o empresa que compra y vende productos. Esta plantilla te ayudará con la gestión básica del inventario .

A continuación, te indicamos qué incluir en cada sección de la plantilla                 :

Productos

Ingresa los detalles de tus productos en su respectiva ficha de productos.

• Introduzca un nombre adecuado que describa el producto.
• Nivel original de inventario: ingresa el inventario original de cada producto en el momento en que comienza a usar esta plantilla. Es importante para que el documento mantenga un total actualizado exacto del nivel de existencias  .
• Punto de pedido: ingresa el nivel de existencias en el que re ordenas una nueva compra de existencias de tus productos.
• Introduce el precio de costo al que compraste el producto con tu proveedor. Si es necesario, sobrescribe este valor para casos específicos en la hoja de compras.
• Ingresa el valor del margen de beneficio bruto del producto para decidir el precio en que venderás el producto a tus clientes. Si es necesario, puedes sobrescribir este valor para casos específicos en la hoja de ventas .
• Los "pedidos pendientes por realizar" se calculan automáticamente desde la hoja de ventas. Esto calcula la cantidad de pedidos de venta realizados para cada SKU específico que aún no se ha cumplido .
• "Existencias pendientes de recibir" se calcula automáticamente desde la hoja de Compra. Calcula la cantidad de pedidos de compra para un SKU específico que aún no ha llegado.
• "Existencias disponibles" se calcula automáticamente, sumando las órdenes de compra y restando las órdenes de venta de los niveles de existencias originales. Si este valor cae por debajo del punto de pedido, la celda se volverá roja   .

Compras

Ingresa los detalles de tus compras en la hoja de compras.

• Si la fecha de entrada no está confirmada, déjala en blanco para que la hoja de cálculo pueda contar el pedido en "Stock pendiente de recibir".
• El precio unitario se establece como el precio de costo de la hoja de productos, pero si es necesario, puedes sobrescribir con un precio diferente.
• La cantidad se calcula automáticamente .

Ventas        

Ingresa los detalles de tus Órdenes de Venta en la hoja de Ventas.

• Si aún tienes que enviar un pedido (venta), de la fecha de envío en blanco para que la hoja de cálculo pueda contar el pedido en "pedidos pendientes de realización".
• El precio unitario se establece en el precio minorista de la hoja de productos, pero de ser necesario, puede sobrescribir un precio diferente.
• La cantidad se calcula automáticamente .

Informes

Informe sobre los valores de las pestañas de Productos, Compras y ventas .

• Usa el menú desplegable para seleccionar el Nombre del producto y el Año para filtrar según corresponda. Si prefiere ver sus ventas totales, compras y compras con proveedores en todos los productos sin ningún marco de tiempo específico, seleccione "Todos".

Cómo crear productos en tu inventario de QuickBooks

También podemos ayudarte con un video para que puedas crear productos de inventario en QuickBooks:  

Lleva el control de tus inventarios al siguiente nivel

Sin dudas tener el registro correcto de los inventarios en tu empresa será un gran alivio para la parte administrativa de tu negocio. Con el software para administrar inventarios de QuickBooks puede estar informado de lo que ingresa o egresa en su negocio.

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