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Conciliar una cuenta en QuickBooks Online

Aprende cómo conciliar tus cuentas para que siempre coincidan con tus estados de cuenta bancarios y de tarjeta de crédito.

Al igual que con el saldo de tu chequera, debes revisar tus cuentas en QuickBooks para asegurarte de que coincidan con tus estados de cuenta bancarios y de tarjeta de crédito. A este procedimiento se le denomina conciliación.

Consejo: Sigue los pasos directamente desde el producto con nuestro Asistente digital. Simplemente haz clic en el enlace para abrirlo, escribe "conciliación" y sigue los pasos. Comienza ahora.

Cuando tengas el estado de cuenta bancario a la mano, compara cada transacción con aquellas que hayas ingresado en QuickBooks. Si todo coincide, entonces sabrás que tus cuentas están conciliadas y son precisas. Te recomendamos conciliar tus cuentas corrientes, de ahorro y de tarjeta de crédito todos los meses. Estos son los pasos para comenzar o también puedes ver la guía de conciliación completa.

Paso 1: revisa el saldo de apertura

Si concilias una cuenta por primera vez, revisa el saldo de apertura. Este debe coincidir con el saldo de tu cuenta bancaria real del día en que decidiste comenzar a dar seguimiento a las transacciones en QuickBooks.

Consejo: Cuando conectas tu banco y tarjetas de crédito a la banca en línea, QuickBooks descarga automáticamente las transacciones e ingresa el saldo de apertura por ti. No tienes que preocuparte por el saldo de apertura.

Si olvidaste ingresar un saldo de apertura en QuickBooks anteriormente, no te preocupes. Estos son los pasos para ingresar un saldo de apertura si no lo ingresaste.

¿Necesitas más información? Conoce más sobre el saldo de apertura.

Paso 2: inicia una conciliación

Una vez que tengas tu estado de cuenta bancario o de tarjeta de crédito mensual, podrás iniciar con la conciliación. Si vas a conciliar varios meses, concilia un estado de cuenta a la vez; comienza por el más antiguo:

  1. Si tus cuentas están conectadas a la banca en línea, asegúrate de emparejar y clasificar todas las transacciones descargadas.
  2. En QuickBooks Online, selecciona Configuración ⚙ y, después, Conciliar. Si estás conciliando por primera vez, selecciona Comenzar para continuar.
  3. Desde el menú desplegable Cuenta ▼, selecciona la cuenta que deseas conciliar. Asegúrate de que sea la misma que la del estado de cuenta.
    Importante: si ves un mensaje sobre una conciliación anterior, selecciona Podemos ayudarte a solucionarlo. Debes corregir esto antes de comenzar.
  4. Revisa el Saldo inicial. Asegúrate de que el saldo inicial en QuickBooks coincida con el de tu estado de cuenta. Esto es lo que debes hacer si no coinciden.
  5. Ingresa el Saldo final y la Fecha de término que viene en tu estado de cuenta. Algunos bancos llaman al saldo final un "nuevo saldo" o un "saldo de cierre".
  6. Si lo ves, revisa la Fecha de término del último estado de cuenta. Esta es la fecha de corte de tu última conciliación. Tu estado de cuenta bancario actual debe comenzar al día siguiente.
  7. Cuando tengas todo listo para comenzar, selecciona Iniciar conciliación.

Paso 3: compara tu estado de cuenta con QuickBooks

Ahora, simplemente compara las transacciones de tu estado de cuenta con las de QuickBooks. Revísalas una por una. La parte complicada es asegurarte de tener las fechas y transacciones correctas en QuickBooks para que sepas que todo coincide.

Sigue la sección correspondiente al tipo de cuenta que estés conciliando.

Como toda la información de tus transacciones proviene directamente de tu banco, la conciliación deberá ser muy sencilla. En algunos casos, las cuentas ya están conciliadas.

  1. Comienza con la primera transacción del estado de cuenta.
  2. Busca la misma transacción en la pestaña Conciliar de QuickBooks.
  3. Compara ambas transacciones. Si coinciden, coloca una marca junto al importe en QuickBooks. Esto la marca como conciliada.
  4. Si una transacción no aparece en tu estado de cuenta, pero la ves en QuickBooks, no pongas una marca.
  5. Compara cada transacción de tu estado de cuenta con las de QuickBooks.

Consejo: No te preocupes si estás completamente seguro de haber encontrado una transacción para emparejar, pero algo no cuadra del todo; por ejemplo, el beneficiario. Selecciona la transacción en QuickBooks para ampliar la vista. Después, selecciona Editar. Haz los cambios necesarios para que la información coincida con tu estado de cuenta.

Cuando llegues al final, la diferencia entre tu estado de cuenta y QuickBooks debe ser de MXN 0.00. Si es así, selecciona Finalizar ahora. Puedes seleccionar Pagar la totalidad o una parte de la factura ahora o Ingresar una factura para pagar más adelante.

Cuando los saldos no coinciden al final

Si la diferencia no es de $0.00 o no puedes encontrar una transacción que debería estar en QuickBooks, no te preocupes. Estos son los pasos para revisar y corregir todo.

¿No tienes conexión con la banca en línea? No importa. Esto es lo que debes hacer:

  1. Comienza con la primera transacción del estado de cuenta.
  2. Busca la misma transacción en la pestaña Conciliar de QuickBooks.
  3. Compara ambas transacciones. Si coinciden, coloca una marca junto al importe en QuickBooks. Esto la marca como conciliada.
  4. Si una transacción no aparece en tu estado de cuenta, pero la ves en QuickBooks, no pongas una marca.
  5. Compara cada transacción de tu estado de cuenta con las de QuickBooks.
    Consejo: Si tienes certeza de haber encontrado una coincidencia, pero algo no está del todo bien, como el beneficiario, no te preocupes. Selecciona la transacción en QuickBooks para ampliar la vista. Después, selecciona Editar. Haz los cambios para que la información coincida con tu estado de cuenta.
  6. Cuando llegues al final, la diferencia entre tu estado de cuenta y QuickBooks debe ser de $0.00. Si es así, selecciona Finalizar ahora.

    Cuando los saldos no coinciden al final

    Si la diferencia no es de $0.00 o no puedes encontrar una transacción que debería estar en QuickBooks, no te preocupes. Estos son los pasos para revisar y corregir todo.

Siguientes pasos: revisa conciliaciones pasadas

Ejecuta un reporte de conciliación para revisar tu trabajo:

  1. Ve al menú Contabilidad y selecciona Conciliar.
  2. Selecciona Historial por cuenta.
  3. Usa los menús desplegables para seleccionar la cuenta y el intervalo de fechas. También puedes imprimir o exportar los reportes de conciliación si debes compartirlos.

Editar conciliaciones concluidas

Es posible hacer cambios en conciliaciones pasadas, pero debes tener cuidado, ya que los cambios pueden desajustar tus cuentas y otras conciliaciones. También afectará el saldo inicial de tu próxima conciliación.

Comienza por revisar un reporte de conciliación anterior. Si conciliaste una transacción por error, estos son los pasos para anular la conciliación. Si corregiste una conciliación por error o si necesitas volver a empezar, ponte en contacto con tu contador, ya que este tipo de cambio es complicado.

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