Enregistrer et effectuer des dépôts bancaires dans QuickBooks en ligne

Combinez plusieurs opérations en une seule écriture pour qu’elles correspondent à celles de votre relevé de compte. Lorsque vous déposez plusieurs paiements de clients à la banque, ils sont regroupés en un seul total. Si vous enregistrez chaque paiement séparément dans QuickBooks, vos enregistrements ne correspondront pas à ceux de la banque. Utiliser la fonction de dépôt bancaire dans QuickBooks en ligne pour regrouper les paiements et les apparier à votre dépôt.

Dans cet article, vous apprendrez à faire ce qui suit :

• Ajouter les opérations dans le compte Fonds non déposés
• Combiner les opérations dansQuickBooks avec un dépôt bancaire
• Réviser les dépôts bancaires passés
• Retirer un paiement d’un dépôt bancaire
• Supprimer un dépôt bancaire
• Résultat

Conditions préalables

1. Placez les opérations que vous devez combiner dans votre compte Fonds non déposés . 
2. S’assurer que tous les paiements sont déposés et portés au compte Fonds non déposés dansQuickBooks .
3. Ensuite, utilisez la fonction de dépôt bancaire pour les combiner.

Note : Les clients ne peuvent pas être ajoutés aux dépôts dans QuickBooks Grand livre.

Étape 1 : Placer les opérations dans le compte de fonds non déposés

Avant d’enregistrer un dépôt, assurez-vous que les paiements de facture et les reçus de vente que vous voulez combiner sont placés dans le compte Fonds non déposés. Ce compte contient tout avant que vous enregistriez un dépôt.

Étape 2 : Combiner les opérations dans QuickBooks avec un dépôt bancaire

Chaque dépôt bancaire crée un enregistrement distinct dans QuickBooks. Effectuez un dépôt pour chaque bordereau de dépôt.

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Dépôt bancaire.
3. Dans la liste déroulante Compte ▼, sélectionnez le compte dans lequel vous voulez déposer l’argent.
4. Cochez la case de chaque opération que vous voulez combiner.
5. Assurez-vous que le total des opérations sélectionnées correspond à celui de votre bordereau de dépôt. Utilisez votre bordereau de dépôt comme référence.
6. Sélectionnez Enregistrer et nouveau ouEnregistrer et fermer.

Apparier un dépôt à une facture ou à un reçu de vente

Lorsque vous recevez des dépôts bancaires de vos clients, vous voudrez peut-être les lier à une facture ou à un reçu de vente. Cela permet d’assurer l’exactitude des registres et d’éviter les erreurs lorsque vous rapprochez vos comptes plus tard.
Pour lier un dépôt à une facture ou à un reçu de vente, assurez-vous :

• Il y a une facture pour le client.
• Le paiement n’a pas été entré et lié à la facture.

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Sous l’onglet En attente , sélectionnez l’opération bancaire que vous voulez apparier avec la facture dans leQuickBooks .
3. Sélectionnez Trouver une correspondance .
   Note : Si vous ne pouvez pas voir Trouver une correspondance , sélectionnez Apparier dans la colonne Apparier/Catégoriser .
4. Dans la page Trouver d’autres appariements , cochez la case de la facture appropriée.
5. Sélectionnez Apparier .

Inclure les frais bancaires ou de traitement

Certaines banques ajoutent des frais de service et de traitement. Ne modifiez pas les opérations originales dansQuickBooks . Ajoutez plutôt les frais lorsque vous êtes sur la page Dépôt bancaire :

1. Défilez vers le bas jusqu’à la section Ajouter des fonds à ce dépôt.
2. Saisissez les frais sous la forme d’un poste.
   1. Dans la liste déroulante Reçu de ▼, sélectionnez le client à qui vous facturez les frais.
   2. Sélectionnez Frais bancaires dans la liste déroulante Compte  ▼.
   3. Saisissez le montant des frais sous forme de nombre négatif. Par exemple, si les frais étaient de$ CA .50, saisissez -.50.
3. Sélectionnez Enregistrer et nouveau ouEnregistrer et fermer.

Conseil : Si vous n’avez pas de compte de frais bancaires, voici comment en créer un :

1. Sélectionnez + Ajouter dans la liste déroulante des comptes.
2. Dans la fenêtre Nouveau compte , à partir de la liste déroulante Type de compte ▼, sélectionnez Dépenses .
3. Dans la liste déroulante Sous-type ▼, sélectionnez Frais bancaires .
4. Donnez au compte un nom simple comme « Frais bancaires ».
5. Saisissez les détails restants.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Prochaines étapes : Gérer les dépôts bancaires

Réviser les dépôts bancaires passés

1. Aller aux rapports et sélectionnez Rapports standard ( Aller à ).
2. Dans la liste déroulante Tapez le nom du rapport ici ▼, saisissez Détails du dépôt et sélectionnez-le.

Le rapport dresse la liste de tous les dépôts bancaires effectués. Sélectionnez les dépôts individuels pour obtenir plus de détails.

Retirer un paiement d’un dépôt bancaire

Si vous avez ajouté un paiement par erreur et que vous voulez supprimer un paiement spécifique d’un dépôt :

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Ventes et se faire payer, puis sélectionnez Opérations de vente (Accéder).
2. Repérez le paiement que vous voulez supprimer et sélectionnez Afficher/Modifier dans la colonne Action.
   Note : L’état devrait être Fermé .
3. Décochez la case du paiement que vous voulez supprimer.
4. Sélectionnez Enregistrer et nouveau ouEnregistrer et fermer.
5. Sélectionnez Oui pour confirmer.
   Note : Si un crédit est appliqué, sélectionnez Enregistrer sous forme de crédit , puis sélectionnez Oui .

Le paiement sera déposé dans le compte Fonds non déposés. Vous pouvez l’ajouter à un autre dépôt.

Supprimer un dépôt bancaire

Si vous devez recommencer et supprimer un dépôt bancaire :

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité , puis sélectionnez Plan comptable ( Accéder ).
2. Trouvez le compte bancaire dans lequel vous avez effectué le dépôt et sélectionnez Historique du compte.
3. Recherchez le dépôt bancaire et sélectionnez-le pour obtenir plus de détails.
4. Sélectionnez Supprimer , puis sélectionnez Oui pour confirmer.

Tous les paiements du dépôt sont déposés dans le compte Fonds non déposés. Vous pouvez recommencer et créer un nouveau dépôt.

Résultat

Votre dépôt reflète maintenant le total exact que votre banque a enregistré. QuickBooks apparie les paiements groupés aux opérations réelles, ce qui vous aide à rapprocher les comptes avec exactitude.