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Enregistrer et effectuer des dépôts bancaires dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne16Mis à jour le 22 juin, 2022

Apprenez à combiner plusieurs opérations en une seule écriture afin que les données dans QuickBooks correspondent à celles de vos dépôts bancaires réels.

Lorsque vous déposez de l’argent à la banque, vous déposez souvent des paiements provenant de différentes sources en même temps. La banque n’enregistre généralement qu’une seule opération correspondant à la somme des montants. Si vous comptabilisez ces mêmes paiements individuellement dans QuickBooks, ils ne correspondront pas au dépôt enregistré par votre banque.

Dans ces cas, QuickBooks a une façon spéciale de combiner des opérations pour que vos dossiers correspondent à votre dépôt bancaire réel. Voici comment enregistrer des dépôts bancaires dans QuickBooks en ligne.

  1. Placez les opérations que vous devez combiner dans votre compte de fonds non déposés. 
  2. Utilisez ensuite la fonction de dépôt bancaire pour les combiner.

Pour en savoir plus sur les dépôts bancaires dans QuickBooks, cliquez ici.

Étape 1 : Placer les opérations dans le compte de fonds non déposés

Si vous ne l’avez pas déjà fait, mettez les paiements de factures et les reçus de vente que vous voulez combiner dans le compte Fonds non déposés. Ce compte contient tout avant que vous enregistriez un dépôt.

Utilisez-vous QuickBooks Payments? Si c’est le cas, QuickBooks s’occupe de tout pour vous. Il traite et déplace automatiquement les opérations dans vos comptes. Vous n’avez pas besoin d’utiliser le compte Fonds non déposés.

Toutefois, si vous devez combiner des paiements reçus hors QuickBooks Paiements, vous devrez suivre les étapes décrites dans cet article.

Étape 2 : Combiner des opérations dans QuickBooks avec un dépôt bancaire

Chaque dépôt bancaire crée un enregistrement distinct dans QuickBooks. Effectuez un dépôt pour chaque bordereau de dépôt.

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Dépôt bancaire.
  3. À partir du menu déroulant Compte ▼, sélectionnez le compte dans lequel vous voulez placer l’argent.
  4. Cochez la case de chaque opération que vous voulez combiner.
  5. Assurez-vous que le total des opérations sélectionnées correspond à celui de votre bordereau de dépôt. Utilisez votre bordereau de dépôt comme référence.
  6. Sélectionnez Enregistrer et nouveau ou Enregistrer et fermer.
Note importante : Toutes les opérations associées à votre compte Fonds non déposés figurent dans la fenêtre de dépôt bancaire. Si vous ne voyez pas celle que vous devez ajouter, placez-la dans le compte des fonds non déposés.

Certaines banques ajoutent des frais de service et de traitement. Ne modifiez pas les opérations originales dans QuickBooks. Ajoutez plutôt les frais pendant que vous êtes dans la fenêtre de dépôt bancaire :

  1. Défilez vers le bas jusqu’à la section Ajouter des fonds à ce dépôt.
  2. Saisissez les frais sous la forme d’un poste.
  3. Sélectionnez la source des frais (p. ex. le nom de la banque qui vous les facture).
  4. Sélectionnez Frais bancaires dans la liste déroulante Compte ▼.
  5. Saisissez le montant des frais sous forme de nombre négatif. Par exemple, si les frais étaient 50 $ CA, saisissez -50.
  6. Vérifiez le total du dépôt avec les frais bancaires.
  7. Sélectionnez le bouton Enregistrer et fermer ou Enregistrer et nouveau.
Conseil : Si vous n’avez pas de compte de frais bancaires, voici comment en créer un :
Sélectionnez + Ajouter à partir de la liste déroulante Compte. Dans la fenêtre de création d’un compte, sélectionnez Dépenses comme type de compte et Frais bancaires comme sous-type. Donnez-lui un nom simple comme « Frais bancaires ».

Prochaines étapes : Gérer les dépôts bancaires

Réviser les dépôts bancaires passés

  1. Allez à Aperçu de l’entreprise et sélectionnez le menu Rapports (Accéder).
  2. Défilez vers le bas jusqu’à la section Ventes et clients.
  3. Sélectionnez le rapport Détails des dépôts.

Le rapport dresse la liste de tous les dépôts bancaires effectués. Sélectionnez les dépôts individuels pour obtenir plus de détails.

Retirer un paiement d’un dépôt bancaire

Vous avez ajouté un paiement par erreur? Pas de problème. Si vous voulez retirer un paiement d’un dépôt :

  1. Allez à Tenue des livres et sélectionnez Opérations, puis Toutes les ventes (Accéder).
  2. Trouvez et ouvrez le paiement à retirer. Son état devrait être « Fermé ».
  3. Sélectionnez le lien de date près du nom du client. Le dépôt bancaire s’ouvre.
  4. Décochez la case du paiement que vous voulez supprimer.
  5. Sélectionnez Enregistrer et nouveau ou Enregistrer et fermer.

Le paiement sera déposé dans le compte Fonds non déposés. Vous pouvez l’ajouter à un autre dépôt.

Supprimer un dépôt bancaire

Si vous devez recommencer et supprimer un dépôt bancaire :

  1. Allez à Tenue des livres et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
  2. Trouvez le compte bancaire dans lequel vous avez effectué le dépôt et sélectionnez Historique du compte.
  3. Recherchez le dépôt bancaire et sélectionnez-le pour obtenir plus de détails.
  4. Sélectionnez Supprimer.

Tous les paiements du dépôt sont déposés dans le compte Fonds non déposés. Vous pouvez recommencer et créer un nouveau dépôt.

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