Gastos operativos: definición y 14 consejos sobre cómo reducirlos

Cuando examinas documentos, como el balance general y el estado de resultados, es posible que te encuentres con términos contables que no te resultan familiares. Dado que estos términos se relacionan con el estado financiero de la empresa, comprenderlos resulta fundamental.

Un concepto que es de suma importancia para los propietarios de empresas es "costos operativos". Te brindaremos una descripción general concisa de los gastos operativos. A partir de allí, delinearemos 14 medidas que puedes tomar para bajar los costos e incrementar el resultado neto porque, al reducir el desembolso de las operaciones, el estado de resultados de la empresa registrará una mayor ganancia.

• Revisión rápida: ¿qué son los gastos operativos y cómo se calculan?
• 14 medidas que puedes tomar para reducir los costos operativos

Revisión rápida: ¿qué son los costos operativos y cómo se calculan?

Los costos operativos son los gastos necesarios para la administración y el mantenimiento del día a día de la empresa. 

• Definición de gastos operativos: se trata de costos esenciales en los que incurre la empresa y que incluyen el costo variable de electricidad y la nómina, y el costo fijo de alquiler de oficinas. 
• Importancia: Analizar continuamente los gastos operativos les permite a las empresas recortar los gastos innecesarios y disminuir los costos. Reducir estos gastos operativos puede mejorar la rentabilidad. Esto puede darte un margen de dinero que puedes destinar a futuros desembolsos de capital.

Uno de los principales componentes de los costos operativos es el costo de los bienes vendidos (COGS, por sus siglas en inglés). El COGS hace referencia a los costos directos relacionados con producir los bienes o servicios de la empresa. Los gastos operativos incluyen el costo de ciertos puntos, entre ellos, los siguientes:

• costos laborales, como la nómina
• seguro médico, pensiones y otras previsiones asistenciales de los empleados
• comisiones de ventas
• depreciación de activos
• amortización
• costos de mantenimiento
• gastos administrativos del día a día
• costos de alquiler y servicios

Relación de los costos operativos

A continuación, se indican los dos datos más importantes que puedes obtener mediante los costos operativos, tus ingresos operativos y la relación de los gastos operativos.

Ingresos operativos

Estos ingresos son la ganancia total asociada a las operaciones de la empresa. La fórmula para calcularlos es la siguiente:

Ingresos operativos = total de ingresos – costos operativos

Ejemplo: pues bien, imagina que una empresa obtuvo ingresos por USD 552 000 en el último año y tiene gastos operativos por USD 100 000. Los ingresos operativos para el año serían de USD 452 000.

• Si administras una empresa incluida en la lista Fortune 500, puede que esos resultados no sean ideales. Pero, si eres un emprendedor que inauguró su empresa el año pasado, probablemente estarás saltando de alegría. 
• Un buen ingreso operativo es relativo y no es necesariamente un fuerte indicador de un buen estado financiero debido a la escala de las diferentes empresas.

Relación de los gastos operativos

Por otro lado, la relación de los gastos operativos sí es un indicador del buen estado financiero. Al medir la eficiencia como un porcentaje, es más sencillo comparar el propio rendimiento con el de otros del sector, más allá del tamaño de la empresa.

La relación de los gastos operativos (OER, por sus siglas en inglés) te brinda una comparación directa de los gastos con los ingresos, lo que te permite realizar el seguimiento de la eficiencia. La ecuación para obtener la OER es la siguiente:

Relación de gastos operativos = costos operativos ÷ total de ingresos

Si tomamos nuestro ejemplo anterior, el cálculo sería el siguiente:

OER = USD 100 000 ÷ USD 552 000 = 0,1812 × 100 = 18,12 %

La relación de los gastos operativos puede variar según el sector y el país. 

Por ejemplo, los bancos tienen una relación de gastos operativos baja, a veces, hasta del 0 %. 

Otros sectores, como el de materiales para la construcción, tienen tasas de OER del 73 %. 

Deberás prestar mayor atención a dónde te ubicas dentro de tu sector. Si encuentras maneras de alcanzar o superar el promedio del sector, eso puede ser un gran indicador de éxito.

14 medidas que puedes tomar para reducir los costos operativos

Mejorar los costos operativos implica colocarse por delante de la competencia. Los propietarios de pequeñas empresas siempre deberían estar buscando maneras de reducir sus gastos sin sacrificar la calidad de sus productos o servicios.

¿Cuáles son las mejores maneras de reducir los costos operativos de la empresa? Consulta estas 14 ideas que pueden ayudarte a reducir los costos operativos de tu empresa y potencialmente generar más ingresos:

• Automatizar las tareas que consumen tiempo
• Tercerizar tareas para lograr mayor eficiencia
• Buscar un profesional independiente
• Incorporar una pasantía
• Considerar diferentes ofertas de proveedores
• Abandonar el edificio de oficinas
• Pagar las facturas de proveedores por adelantado
• Deshacerse de hábitos antieconómicos
• Desconectar los servicios que no se utilizan
• Usar aplicaciones gratuitas siempre que sea posible
• Dejar de utilizar papel
• Adoptar un enfoque respetuoso hacia el medioambiente y ahorrar 
• Utilizar el intercambio en lugar de efectivo
• Desarticular el presupuesto para viajes

A continuación, abordaremos en detalle cada uno de estos consejos.

1. Automatizar las tareas que consumen tiempo

Existen decenas de sistemas en línea y programas de software que pueden automatizar y optimizar las funciones cotidianas de una pequeña empresa. Estos sistemas pueden cubrir una variedad de tareas, incluidas la contabilidad, el alojamiento de sitios web, las comunicaciones de marketing y la nómina, entre otras.

La tecnología es útil porque promueve la eficiencia. A su vez, la eficiencia genera una reducción en los costos operativos en diversas áreas, como los costos laborales directos. Los robots y los programas informáticos pueden realizar trabajos más rápidamente que los seres humanos y con menos cantidad de errores. La tecnología también puede mejorar los procesos de la cadena de suministros, ya que permite encontrar soluciones, por ejemplo, para reducir el costo de envío de materias primas.

Para elegir el programa o servicio indicados para ti, hazte las siguientes preguntas: 

• ¿Para qué aspectos de mi negocio estoy sumamente calificado y no necesito ningún tipo de automatización? (P. ej., si tienes trayectoria en diseño, no necesitarás software que te ayude con el diseño gráfico).
• ¿En qué tareas noto que gasto, cada semana, una excesiva cantidad de tiempo?
• Si pudiera delegar una de las tareas más repetitivas y que más tiempo consumen, ¿cuál sería?

Las respuestas a estas preguntas te darán una clara indicación de los aspectos del negocio que deberías automatizar con software. 

2. Tercerizar tareas para lograr mayor eficiencia

Si la automatización no es una opción, contratar a un especialista externo para que realice trabajos por ti es otra alternativa para ayudar a mejorar la eficiencia. Por ejemplo, un área que parece beneficiarse especialmente de la tercerización es la de marketing y publicidad. 

Para muchos emprendedores, ocuparse internamente de dirigir una campaña de marketing implica correrse del eje del negocio. Si bien observan que el tiempo que dedican a tareas de marketing y publicidad arroja un buen retorno de la inversión, preferirían delegarlas a alguien en lugar de ocuparse ellos por su cuenta.

Podría parecer que contratar a un proveedor externo costará más que hacerlo por tus propios medios, pero, a la larga, delegar tareas específicas a expertos en el tema te ahorrará dinero y generará incluso mejores resultados. Tercerizar ciertas operaciones es una inversión que, con el tiempo, paga dividendos.

3. Buscar un profesional independiente

Tercerizar el departamento de TI o requerimientos de recursos humanos es un tema pero, ¿qué sucede con las tareas que se deben completar de manera esporádica? Los profesionales independientes pueden suplir la necesidad de cubrir roles de la empresa que no se requieren todo el tiempo. 

Para las necesidades a petición y esporádicas, no tiene sentido tener un empleado de tiempo completo:

• Ejemplo: si únicamente necesitas consultar a un diseñador web dos veces al año o si quieres triplicar el tamaño del equipo de soporte al cliente solo durante los días festivos, los profesionales independientes son una excelente solución. 

Incrementan tus costos operativos a través del seguro, las horas no trabajadas remuneradas y los impuestos de nómina. 

Las empresas que tienen que incrementar su escala o reducirla rápidamente pueden aprovechar el creciente acervo de trabajadores autónomos disponibles para trabajar por proyecto y, al mismo tiempo, mantener bajos los costos. 

Existen un montón de mercados en línea que venden servicios generales y administrativos mediante los cuales puedes examinar y contratar profesionales independientes de todo el mundo. Sin embargo, ten en cuenta que, cuando se trata de profesionales independientes, lo barato puede resultar caro. Con el tiempo, ahorrarás dinero si le pagas más a alguien por un trabajo de mayor calidad, en lugar de pagar honorarios más bajos y decepcionarte continuamente. 

4. Incorporar una pasantía

Los pasantes son una excelente manera de reducir costos. Los pasantes son nuevos en el mercado laboral y tienen poca trayectoria. Toman pasantías para ganar experiencia profesional real y aprender habilidades comerciales valiosas. 

La empresa también se beneficia porque a los pasantes se les paga menos que a un empleado regular y tienen menores previsiones asistenciales. En la relación pasante-empresa, todos ganan. Además, las pasantías reducen los costos de reclutamiento. 

Cuando un pasante ha demostrado ser un activo para la organización, puedes contratarlo sin tener que destinar fondos a buscar un candidato calificado. Dado que ya conoces a la persona y comprendes sus capacidades, es probable que no sea necesario transitar el proceso de entrevistas e incluso la capacitación.

5. Considerar diferentes ofertas de proveedores

Si sueles trabajar con proveedores, tal vez quieras implementar un sistema de ofertas para los proyectos y los trabajos. Si solicitas a tres proveedores diferentes que entreguen una cotización, puedes hacer que compitan para ver quién está dispuesto a hacer el trabajo por el precio más bajo.

Asegúrate de compilar un alcance del trabajo o una solicitud de propuesta precisos (RFP, por sus siglas en inglés) para que los proveedores oferten, ya que, si falta información o se agrega complejidad, se puede afectar significativamente la tarifa cotizada. Tener una cotización precisa te permite planificar mejor los gastos operativos anticipados. 

6. Abandonar el edificio de oficinas

Alquilar un espacio de oficinas o bienes inmuebles similares, pagar las facturas de servicios y administrar un espacio de trabajo físico pueden drenar tus recursos financieros. Miles de empresas han optado por deshacerse de sus espacios de oficinas y trabajar de manera remota por completo. Permitir que el personal trabaje desde sus hogares posibilita que los negocios reduzcan su huella física y bajen sus costos operativos.

El trabajo a distancia está en aumento en todo el mundo, y lo que alguna vez fue extraño ahora es muy común en muchos ámbitos laborales. Según Global Workplace Analytics, hacia finales de 2021, entre el 25 % y el 30 %de la fuerza de trabajo a nivel mundial se desempeñó desde su hogar durante al menos una parte de la semana laboral.

Con la cantidad de conectividad disponible en la actualidad, la diferencia entre un empleado que trabaja a dos cubículos o a dos continentes de distancia es casi imperceptible. Por lo general, los empleados también descubrirán las ventajas de trabajar desde sus hogares, ya que no invertirán tiempo ni dinero en ir a la oficina todos los días.

7. Pagar las facturas de proveedores por adelantado

Muchos proveedores ofrecerán un descuento si pagas la factura de manera anticipada. Incluso un ahorro del 2 % o 3 % por ciclo de facturación puede realmente sumar. Digamos que los costos operativos anuales son de USD 100 000. Si aprovechas la ventaja de pagar facturas anticipadamente y ahorras un 2 %, en un año, reducirías los costos en USD 2000.

Al menos, asegúrate de pagar las facturas a tiempo para evitar recargos por retraso u otras multas. Lo mismo se aplica a préstamos o cualquier otra deuda que hayas tomado. Si te retrasas o no realizas pagos, los gastos de intereses pueden aumentar.

8. Deshacerse de hábitos antieconómicos

Siempre deberías buscar maneras de hacer que el negocio sea más eficiente. Al ajustar los procesos y los procedimientos, puedes reducir el desperdicio tanto de materiales como de tiempo. Por ejemplo: si llevas adelante una panadería y notas que todas las noches desechas docenas de panecillos y rosquillas, ajusta el proceso de panificación para reducir todo ese desperdicio. 

• Alienta a tus empleados a que señalen las ineficiencias y sugieran soluciones al problema. 
• Considera brindar incentivos a los empleados por alertarte sobre prácticas antieconómicas en el negocio. 

Una vez más, puedes considerar esto como una inversión en tu empresa. Una pequeña recompensa a un empleado podría generarte un ahorro de miles de dólares en el futuro.

9. Desconectar los servicios que no se utilizan

A veces, un servicio de suscripción simplemente no es tan útil como pensamos que sería. Las empresas generan millones de dólares al año con aplicaciones de software como servicio en las que las organizaciones se registran, pero que, al final de cuentas, nunca usan. 

• Consulta con el equipo para saber si los servicios que te facturan todos los meses efectivamente se utilizan. 
• Considera cambiar a la versión gratuita o directamente cancélalos si están inactivos o a nadie les resultan fundamentales para su trabajo.

Es fácil perderles el rastro a los servicios que no se utilizan, sobre todo, si configuraste pagos recurrentes mediante el pago automático o en la tarjeta de crédito. Si encuentras un servicio que te gusta, pero en el que no utilizas todas las funciones, busca si hay disponibles alternativas más económicas.

Auditar los pequeños costos recurrentes no es algo que se realiza una sola vez. Para reducir los costos y mantener la austeridad en la organización, este análisis se debe practicar con regularidad. Configura un recordatorio trimestral o semestral para buscar si tienes servicios innecesarios de los que te puedas deshacer. 

10. Usar aplicaciones gratuitas siempre que sea posible

Muchas aplicaciones siguen el modelo "freemium" (combinación en inglés de las palabras "free" [gratis] y "premium"): puedes usar el modelo básico del programa de manera gratuita, pero tienes que pagar para obtener acceso a funciones adicionales. Sin embargo, a veces, esas funciones más sofisticadas no se usan nunca, y la empresa destinó gastos operativos para nada. 

• EjemploGmail es gratuito, pero puedes pagar para incrementar el almacenamiento. No es necesario comprar la versión pagada de Gmail para todos los empleados si, en realidad, no la necesitan. 

Pídele al equipo que pruebe la versión gratuita de una aplicación para ver qué tanto satisface sus necesidades. Si resulta indispensable, es probable que haya planes disponibles para que sea más rentable.

11. Dejar de utilizar papel

Otra manera de ahorrar dinero es dejar de utilizar papel. ¿Alguna vez fuiste junto a la impresora de la oficina y encontraste 25 copias de un documento que alguien imprimió accidentalmente y luego dejó tiradas? ¿De verdad tienes que imprimir una docena de copias en color del informe anual para una reunión donde, de todos modos, todas las personas pueden verlo en una pantalla gigante?

Al igual que las máquinas de escribir, las líneas fijas y los faxes, la impresora de oficina se está convirtiendo rápidamente en una reliquia de una era pasada de las empresas. Sin embargo, muchas veces, los propietarios de empresas continúan ignorando los costos de impresión porque los consideran inevitables. 

Imprimir todo, desde documentos internos hasta catálogos y folletos, incrementa los gastos operativos de muchas empresas. Alienta a los empleados a que impriman documentos solo cuando sea absolutamente necesario y, si tienes que imprimir un costoso catálogo satinado, solicita un lote lo suficientemente pequeño como para que no quede nada reposando en el contenedor de reciclaje.

12. Adoptar un enfoque respetuoso hacia el medioambiente y ahorrar

Además de una empresa sin papeles, existen muchas otras maneras de generar un impacto positivo en el presupuesto y el medioambiente. Si tienes un espacio de oficinas, ten en cuenta convertirlo en un sitio lo más ecológico posible. 

Para reducir el uso de energía, reemplaza las bombillas de luz tradicionales por lámparas fluocompactas, mejora la aislación y optimiza las ventanas para disminuir los costos de calefacción y refrigeración, y achica el volumen del desperdicio físico. Si hay varias estaciones de trabajo que no se utilizan, desconecta los dispositivos instalados allí para reducir el consumo eléctrico. No solo ahorrarás en costos de servicios, sino que también ahorrarás en el costo mensual de suministros de oficina.

13. Utilizar el intercambio en lugar de efectivo

Una manera que habitualmente no se considera para reducir los gastos operativos del negocio es adoptar el canje publicitario. Después de todo, ¿por qué pagar en efectivo por algo que puedes intercambiar? Observa las empresas con las que ya trabajas y ve si hay algún producto o servicio que ofreces que podrías intercambiar. 

Si ya tienes contratada una empresa de limpieza de alfombras, pregúntales si quieren que te ocupes de sus tareas de marketing a cambio de la limpieza mensual. Si, en el barrio, hay un vagón de venta de comida estupendo y tu empresa estampa uniformes, pregúntale al propietario si puedes estampar un lote de uniformes nuevos para el personal a cambio de viandas de almuerzo. 

Hay muchas maneras creativas que puedes aprovechar para intercambiar servicios y obtener lo que la empresa necesita sin tener que gastar dinero adicional. 

14. Desarticular el presupuesto para viajes

Muchas empresas ya han reducido drásticamente los viajes de negocios, y es posible que esa tendencia se pronuncie aún más en el futuro. La adopción generalizada de las videoconferencias ha demostrado que se pueden hacer negocios en todo el mundo sin poner jamás un pie en un avión. 

Los costos de hotelería, los vuelos demorados y las conexiones perdidas, además de las tasas por reprogramación, pueden ascender sin freno y convertir el costo del puesto de ventas presencial en un verdadero disparate. Si bien hay muchos gastos de viaje que, a menudo, puedes deducir, hay muchos otros que no.

 Observa con objetividad tu presupuesto de viajes de negocios y decide cuáles negocios deben hacerse cara a cara y cuáles se pueden hacer de manera virtual. Reducir los viajes disminuye los gastos operativos y, además, es mejor para el medioambiente.

Toma el control de las finanzas de tu empresa

¿Eres el tipo de propietario que simplemente supervisa los gastos y los ingresos de la empresa sin detenerse en los desgloses detallados? Si eres así, es momento de cambiar. A medida que la empresa crezca, comprender las complejidades del funcionamiento, como los costos operativos, será cada vez más importante.

Los costos operativos te permiten analizar en detalle cómo los gastos afectan las ganancias. El software de contabilidad de QuickBooks facilita que puedas identificar y corregir las áreas de desperdicio en la empresa para poder mejorar el estado financiero. Cada dólar que ahorras en gastos operativos es un dólar que puedes reinvertir en el negocio.