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Usar el registro de auditorías en QuickBooks Online

Aprende qué puede hacer el registro de auditoría y cómo usarlo para llevar un registro de auditoría.

QuickBooks Online da seguimiento a tus actividades en el registro de auditoría. Puedes ver quién hizo cambios en tus libros y qué hicieron.

Obtén más información sobre el registro de auditorías

QuickBooks Online registra todas tus transacciones financieras en tu catálogo de cuentas.

Pero también registra toda la actividad de la cuenta en el registro de auditoría, como inicios de sesión de usuarios, cambios en la configuración de QuickBooks y ediciones para clientes, proveedores y empleados. QuickBooks registra lo siguiente en el registro de auditoría:

  • La fecha de cualquier cambio hecho en tus libros.
  • El nombre del usuario que realizó el cambio.
  • El tipo de cambio o evento.
  • El nombre de cualquier cliente o proveedor relacionado con el cambio.
  • Cualquier monto o fecha original de transacción.

Los eventos registrados en el registro de auditoría están disponibles durante dos años.

Nota: Los cierres de sesión solo se registran en el registro de auditoría cuando seleccionas Cerrar sesión. No se registran si cierras el navegador, vas a otro sitio web o cuando QuickBooks cierra sesión automáticamente por inactividad.

Usa el registro de auditorías

Necesitas iniciar sesión como administrador para acceder al registro de auditoría. Pregúntale a tu administrador principal si no lo ves.

  1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Registro de auditoría.
  2. Usa los campos de la página para elegir el filtro  UsuarioFecha, o Eventos adecuado para acotar los resultados.

El registro de auditorías muestra 150 registros a la vez. Para la mayoría de las transacciones o eventos, selecciona Ver en el Historial para abrir el historial de auditorías. Esto te dice quién hizo el cambio y qué hizo.

Es posible que veas algo denominado edición indirecta. QuickBooks registra las ediciones indirectas cuando alguien cambia una transacción que ya estaba en tus libros, por ejemplo, si alguien edita una conciliación completa.

Nota: Por motivos de auditoría y seguridad, no puedes desactivar el registro de auditoría.

Obten información sobre los usuarios creados por QuickBooks

QuickBooks crea automáticamente perfiles de usuario específicos para dar seguimiento a determinadas acciones en el registro de auditoría. Si ves un usuario que no reconoces, lo más probable es que sea uno de estos. Estos son algunos de los que podrías ver:

  • Administración de banca en línea: Muestra un cambio relacionado con las cuentas bancarias conectadas realizado automáticamente por QuickBooks Online
  • Representante de soporte: Muestra los cambios realizados por un asesor de soporte de QuickBooks Online
  • Administración del sistema: Muestra los cambios realizados automáticamente por QuickBooks Online. Esto puede ocurrir por varios motivos, por ejemplo:
    • Cambiaste un registro y el cambio afecta a otro registro. Por ejemplo, si editas un pago y lo vinculas a una factura diferente, es posible que veas un evento de administración del sistema para un cambio en la factura original.
    • Conectaste una aplicación de terceros a QuickBooks. Cuando la aplicación de terceros envía datos a QuickBooks, o cuando haces un cambio en los datos existentes, esto se muestra como un evento de administración del sistema.
    • Creaste una transacción recurrente, tal como un gasto recurrente. Cuando QuickBooks agrega automáticamente una instancia de la transacción a tus libros, aparece un evento de administración del sistema en el registro de auditoría.
    • Configuraste otros eventos para que sucedan automáticamente, incluso cuando no hayas iniciado sesión. Por ejemplo, puede aparecer un evento de administración del sistema cuando se actualizan las comisiones bancarias.

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