Apprenez comment personnaliser les formulaires de vente et y ajouter des renseignements précis.
Dans QuickBooks en ligne, vous trouverez les outils nécessaires pour créer des factures devis et des reçus de vente d’allure professionnelle.
La personnalisation de l’apparence et de la mise en page des formulaires de vente est un moyen simple, mais efficace pour améliorer les communications de votre entreprise. Vous n’avez pas besoin d’être un concepteur pour créer des formulaires attrayants. Et vous décidez des renseignements que vos clients voient. Ajoutez les renseignements les plus importants pour votre entreprise. Une fois que vous avez créé votre chef-d’œuvre, enregistrez-le comme modèle pour pouvoir l’utiliser à tout moment. Voici comment personnaliser les formulaires de vente dans QuickBooks en ligne.
Personnaliser l’apparence et les renseignements sur les formulaires de vente
Les étapes de personnalisation sont légèrement différentes selon les niveaux de QuickBooks en ligne. Suivez les étapes relatives à votre logiciel.
Si vous utilisez QuickBooks en ligne Standard ou Plus
Étape 1 : Créer un nouveau modèle
- Allez au menu Paramètres ⚙ , puis sélectionnez Styles de formulaire personnalisés.
- Sélectionnez Nouveau style.
- Sélectionnez un type de formulaire de vente.
Étape 2 : Choisir l’apparence générale
Commençons par la mise en page. Vous verrez un aperçu des modifications au fur et à mesure que vous les apportez.
- Sélectionnez l’onglet Conception.
- Donnez un nom à votre modèle.
- Sélectionnez Modifier le modèle pour choisir une mise en page. Ces modèles sont prédéfinis. Nous vous recommandons d’utiliser Nouveau style Agréable.
Note : Si vous envisagez d’utiliser des unités de gestion des stocks (UGS) ou créer des factures proportionnelles, vous devez utiliser Nouveau style Agréable. - Sélectionnez Modifier le logo pour téléverser un nouveau logo.
- Sélectionnez et choisissez une palette de couleurs. Vous pouvez saisir un code hexadécimal (la combinaison de six chiffres et lettres pour une couleur) pour une couleur vraiment personnalisée.
- Sélectionnez Sélectionnez une autre police de caractères pour changer la police et la taille.
- Sélectionnez Dans le doute, imprimez! pour rajuster les marges. Cette étape est importante si vous prévoyez d'evoyer des formulaires imprimés à vos clients.
Créer un logo personnalisé
Le logo de votre entreprise QuickBooks apparaît automatiquement sur les formulaires de vente. Vous pouvez enregistrer plusieurs logos, mais vous n’en utilisez qu’un à la fois.
Étape 3 : personnaliser les renseignements de vos formulaires
Sélectionnez l’onglet Contenu pour commencer à peaufiner les détails. Les formulaires comportent trois sections : En-tête, tableau et Pied de page. Sélectionnez une section du formulaire type pour commencer à le modifier. Modifiez chaque section séparément. Lorsque vous êtes prêt à enregistrer le tout, sélectionnez Terminer.
Vous avez plusieurs options de personnalisation. Nous ne les aborderons pas toutes, mais voici un aperçu :
Ajouter ou supprimer des champs de données
- Sélectionnez l'une des sections (en-tête, tableau ou pied de page).
- Cochez ou décochez un champ de données pour l’ajouter ou le supprimer du modèle.
Changer les noms des données
- Sélectionnez la section Table.
- Sélectionnez Modifier les étiquettes et les largeurs.
- Sélectionnez un champ de données.
- Saisissez un nouveau nom.
Modifier les renseignements de votre entreprise
Les renseignements sur votre entreprise s’affichent automatiquement dans les en-têtes des formulaires de vente. Vous pouvez supprimer ou modifier les champs si vous voulez que les clients voient seulement certains renseignements.
- Sélectionnez la section En-tête.
- Modifiez les renseignements dans chaque champ.
- Cochez les cases pour ajouter ou masquer un champ.
Ajouter des champs personnalisés dans l’en-tête
- Dans la section En-tête, sélectionnez Gérer les champs personnalisés.
- Dans Champs personnalisés, sélectionnez Ajouter un champ.
- Saisissez le nom du champ, puis sélectionnez Tous les formulaires de vente.
- Activez Afficher sur le formulaire pour qu’il s’affiche dans l’en-tête du formulaire.
- Sélectionnez Enregistrer.
Note : Vous pouvez ajouter jusqu’à trois champs personnalisés aux formulaires de vente.
Ajouter des numéros de facture
- Sélectionnez la section En-tête.
- Cochez la case Numéro des formulaires.
Ajouter des descriptions d’articles et des quantités ou des taux
- Sélectionnez la section Table.
- Sélectionnez Modifier les étiquettes et les largeurs.
- Cochez la case Description.
- Cochez la case Inscrire la quantité et le taux.
Vous pouvez également cocher la case Produit/Service et la case Ajouter une description ici pour conserver la description dans une seule colonne.
Modifier la largeur des colonnes
- Sélectionnez la section Table.
- Sélectionnez Modifier les étiquettes et les largeurs.
- Ajustez la largeur de chaque colonne à l’aide des curseurs de défilement.
Réorganiser les colonnes
- Sélectionnez la section Table.
- Sélectionnez Modifier les étiquettes et les largeurs.
- Faites glisser l’icône de carré à côté d’un champ de données jusqu’à l’emplacement désiré dans la liste.
Ajouter les détails du paiement
- Dans le menu Contenu, sélectionnez la section Pied de page du formulaire.
- Dans le champ Ajouter les détails du paiement et le pied de page, saisissez les détails du paiement et la description du pied de page.
- Sélectionnez Terminer.
Étape 4 : personnaliser votre message électronique
Rendez les choses personnelles. Vous pouvez modifier le message que les clients voient lorsqu’ils reçoivent leur facture ou leur reçu de vente. Si vous voulez utiliser un message par défaut, vous pouvez sauter cette étape.
Sélectionnez l’onglet Courriels. Changez la ligne d’objet, le message d’accueil et le corps du message. Vous pouvez même personnaliser vos courriels de rappel. Note : QuickBooks n’affiche pas les URL raccourcies lorsque vous envoyez des courriels aux clients.
Étape 5 : Sélectionner et utiliser un modèle pour les factures, les reçus de vente ou les devis
QuickBooks utilise votre modèle par défaut chaque fois que vous créez une facture, un reçu de vente ou devis. Vous pouvez sélectionner un modèle distinct pour des opérations précises directement à partir du formulaire :
- Créez ou ouvrez une facture existante, un reçu de vente ou devis.
- Sélectionnez Personnaliser dans le pied de page.
- Sélectionnez un modèle personnalisé dans la liste.
Étape 6 : Configurer un modèle personnalisé par défaut
QuickBooks utilise le premier modèle personnalisé que vous créez comme modèle par défaut pour les factures, les reçus de vente et devis. Pour configurer un autre modèle personnalisé comme modèle par défaut :
- Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Styles de formulaire personnalisés.
- Repérez votre modèle.
- Sélectionnez ▼ dans la colonne Action.
- Sélectionnez Définir par défaut.
Étape 7 : Modifier et gérer les modèles personnalisés
Pour gérer vos modèles personnalisés :
- Sélectionnez Paramètres ⚙ , puis Styles de formulaire personnalisés.
- Trouvez votre modèle personnalisé ou standard.
- Sélectionnez Modifier dans la colonne Action.
Si vous utilisez QuickBooks Démarrage
Dans QuickBooks Démarrage, vous pouvez avoir un modèle de facture à la fois. Vous pouvez personnaliser vos factures, mais pas les autres types de formulaires de vente. Tous les outils dont vous avez besoin pour personnaliser vos factures se trouvent sur le formulaire.
- Créez ou ouvrez une facture.
- Sélectionnez Paramètres ⚙ sur le formulaire de facture.
- Dans le panneau Choisissez ce que vous utilisez, sélectionnez le panneau Changez ce que vos clients voient, décidez des renseignements sur l’entreprise que vous voulez rendre visibles aux clients. Vous pouvez sélectionner l’info sur l’entreprise dans la section Contenu.
- Lorsque vous finissez la personnalisation, sélectionnez Terminer.
Personnaliser les détails
Vous pouvez ajouter des champs, changer la palette de couleurs et activer les paiements sur les factures. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire :
- Créez ou ouvrez une facture.
- Sélectionnez Paramètres ⚙ sur le formulaire de facture. Dans le panneau Choisissez ce que vous utilisez, sélectionnez Changez ce que vos clients voient pour décider des renseignements sur l’entreprise que vous que vous voulez rendre visibles aux clients.
- Sélectionnez l’onglet Contenu.
- Sous Formulaires, sélectionnez Numéros des formulaires.
- Sous Afficher, cochez ou décochez les cases Modalités, Expédition, ou Date d’échéance pour ajouter ou supprimer ces champs dans le formulaire.
- Sélectionnez l’onglet Conception pour changer les couleurs, la police et le logo.
Conseil : Vous pouvez entrer un code hexadécimal dans le champ Couleur pour la personnaliser encore plus. - Sélectionnez l’onglet Courriels. Personnalisez le message que vos clients verront lorsqu’ils recevront leur facture.
- Si vous avez configuré Paiements QuickBooks, sélectionnez la section Paiements pour activer les options de paiements pour vos clients.
Lorsque vous aurez terminé la personnalisation, sélectionnez Terminer pour fermer la fenêtre de personnalisation. Terminez ensuite votre facture.