Personnaliser des factures, des devis et des reçus de vente dans QuickBooks en ligne
RÉSOLU•de QuickBooks•139•Mis à jour il y a 3 jours
Apprenez comment personnaliser vos formulaires de vente et y ajouter des renseignements précis.
QuickBooks en ligne vous offre les outils nécessaires pour créer des factures personnalisées d’allure professionnelle ,devis et les reçus de vente.
La personnalisation de l’apparence et de la mise en page des formulaires de vente est un moyen simple, mais efficace d’améliorer les communications de votre entreprise. Vous n’avez pas besoin d’être un graphiste pour créer des formulaires attrayants. Vous choisissez les renseignements que verront vos clients et n’ajoutez que ceux qui sont les plus importants pour votre entreprise.
Votre devis ou les factures auront un aspect différent selon que vous avez l’ancienne ou la nouvelle devis et de facturation. Découvrez votre expérience.
Personnaliser l’apparence de vos formulaires et les renseignements qu’ils contiennent
Personnalisez des factures et devis avec la nouvelle présentation
Avec la nouvelle version de la facturation et devis, vous pouvez mettre à jour et personnaliser vos formulaires au fur et à mesure de leur création. Tous les outils dont vous avez besoin pour personnaliser vos factures et devis sont sur le formulaire lui-même.
N’oubliez pas que les personnalisations ou les mises à jour du logo que vous apportez sur vos factures ou devis s’appliquera à toutes les factures existantes et futures devis, La modification des renseignements sur votre entreprise s’appliquera partout dans QuickBooks.
Note : Les reçus de vente ne sont pas personnalisables.
Pour personnaliser les factures ou les devis :
Pour personnaliser les factures :
Allez à Ventes, puis sélectionnez Factures (Accéder).
Sélectionner Créer une facture pour créer une nouvelle facture. Ou, pour modifier une facture existante, trouvez la facture dans la liste et sélectionnez Afficher/Modifier à partir de la liste déroulante ▼ dans la colonne Action.
Pour personnaliser devis :
Allez à Ventes, puis sélectionnez Clients (Accéder).
Sélectionnez un client, puis cliquez sur Devis de la Nouvelle opération liste déroulante ▼ pour créer un nouveau devis, Ou, pour modifier une règle existante, trouvez un devis dans la liste et sélectionnez Afficher/Modifier à partir de la liste déroulante ▼ dans la colonne Action.
Pour changer les renseignements sur votre entreprise, sélectionnez Modifier l’entreprise sur le formulaire. Apportez les modifications voulues et cliquez sur Enregistrer.
Pour changer votre logo, sélectionnez le logo sur le formulaire, puis sélectionnez l’image voulue sur votre ordinateur et cliquez sur Ouvrir.
Pour ajouter ou supprimer des champs, changer la palette de couleurs ou activer les paiements de factures, sélectionnez Gérer ⚙, s’il n’est pas déjà sélectionné.
Cliquez sur le menu déroulant de chaque section pour voir les options de personnalisation.
Ensuite, choisissez les renseignements à afficher sur votre formulaire en activant ou en désactivant les commutateurs. L’aperçu du formulaire affiche vos modifications au fur et à mesure.
Sélectionner Options de paiement ou Rabais et frais pour personnaliser les options de paiement, ou désactivez-les. Note : Le traitement des paiements est un service complémentaire.
Facultatif, s’il s’agit de factures, sélectionnez Automatisation pour configurer un Facture récurrente, Note : Cette option vous amène au formulaire de facture récurrente.
Lorsque vos personnalisations sont terminées, sélectionnez Enregistrer.
Créez des modèles personnalisés pour vos factures, vos devis et vos reçus de vente. Vous pouvez également enregistrer plusieurs modèles pour chaque type, choisir un modèle par défaut ou passer de l’un à l’autre.
Important : Le modèle par défaut Standard est utilisé pour tous les formulaires. Si vous apportez des modifications à ce modèle, elles s’appliqueront à tous vos formulaires. Si vous voulez personnaliser un formulaire, créez d’abord un nouveau modèle pour ce formulaire. Une fois que vous avez personnalisé le nouveau modèle, faites-en le modèle par défaut pour appliquer les changements.
Les étapes de personnalisation sont légèrement différentes selon les versions de QuickBooks en ligne. Suivez les étapes qui s’appliquent à votre version.
Voici comment personnaliser vos formulaires de vente.
Étape 1 : Créer un nouveau modèle
Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Styles de formulaire personnalisés.
Sélectionnez Nouveau style.
Sélectionnez le type de formulaire pour lequel vous voulez créer un modèle.
Étape 2 : Personnaliser l’apparence
Commençons par la mise en page. Au fur et à mesure que vous apportez des modifications, un aperçu des changements s’affiche dans le modèle.
Sélectionnez Conception.
Donnez un nom à votre modèle.
Sélectionnez Modifier le modèle pour choisir une mise en page. Ces modèles sont prédéfinis. Note : Si vous envisagez d’utiliser des unités de gestion de stock (UGS) ou de créer des factures proportionnelles, vous devez utiliser le nouveau modèle Airy.
Sélectionnez Modifier le logo pour ajuster ou masquer votre logo.
Pour changer le logo, sélectionnez Ajouter + sur l’image. Sélectionnez l’un de vos logos enregistrés ou ajoutez-en un nouveau. Note : Vous pouvez enregistrer plusieurs logos, mais vous ne pouvez en utiliser qu’un seul à la fois.
Pour ajuster la taille et la position du logo, sélectionnez les icônes de taille et de position.
Pour masquer le logo, sélectionnez Masquer le logo.
Cliquez sur Essayer d’autres couleurs pour choisir un jeu de couleurs. Vous pouvez saisir un code hexadécimal (combinaison de six caractères alphanumériques représentant une couleur) pour personnaliser davantage la couleur.
Sélectionnez l’option Sélectionner une autre police de caractères pour modifier la police et la taille.
Cliquez sur Modifier les paramètres d’impression pour ajuster les marges. Cette étape est importante si vous voulez envoyer des formulaires imprimés à vos clients.
Étape 3 : Personnaliser les renseignements figurant sur vos formulaires
Il existe plusieurs options pour personnaliser les détails de vos formulaires. Nous ne les couvrirons pas toutes, mais voici comment commencer et quelques conseils pour chaque section du formulaire :
Sélectionnez Contenu.
Sélectionnez l’en-tête, le tableau ou le bas de page du formulaire type pour commencer à modifier cette section. Vous devez modifier chaque section séparément.
Cochez les cases à côté des champs que vous voulez afficher sur votre formulaire. Sélectionnez ensuite une autre section (en-tête, table ou pied de page) sur le formulaire type pour la personnaliser.
Lorsque vous serez prêt à enregistrer vos changements, sélectionnez Terminer.
En savoir plus sur certaines options de personnalisation pour l’en-tête, la table et le pied de page :
Sélectionnez la section En-tête pour personnaliser ce qui s’affiche. Voici quelques points à garder à l’esprit lorsque vous personnalisez l’en-tête :
L’information sur votre entreprise s’affiche automatiquement dans les en-têtes des formulaires de vente. Utilisez les cases à cocher pour ajouter ou supprimer ce que vos clients verront. Vous pouvez également mettre à jour les champs de texte pour modifier ce qui s’affiche.
Cochez la case Numéro des formulaires pour que QuickBooks ajoute les numéros des factures ou des devis à votre formulaire.
Vous pouvez ajouter des champs personnalisés à votre formulaire. Voici comment procéder. Note : Les champs personnalisés ne sont pas pris en charge par QuickBooks en ligne Démarrage.
Sélectionnez la section En-tête.
Sélectionnez Gérer les champs personnalisés.
Suivez les étapes appropriées pour ajouter des champs personnalisés selon votre version de QuickBooks en ligne (Plus et Standard ou Avancé).
Sélectionnez la section Table pour la personnaliser. Voici quelques points à garder à l’esprit lorsque vous personnalisez la section Table :
Lorsque vous cochez une case, un aperçu s’affiche sur le formulaire.
Vous pouvez choisir comment vous voulez afficher la description, les quantités et les taux :
Pour afficher des colonnes distinctes pour les descriptions d’articles, les quantités et les taux, cochez les cases Description, Quantité et Taux.
Vous pouvez aussi présenter les éléments dans une seule colonne en cochant les cases Produit/service et Ajouter une description ici,
ou en cochant les cases Description et Inscrire la quantité et le taux.
Pour réorganiser les colonnes, déplacez l’icône de grille voulue jusqu’à une nouvelle position dans la liste.
Pour renommer ou redimensionner la colonne, sélectionnez Modifier les étiquettes et les largeurs, puis :
Renommez les colonnes en modifiant les champs de texte.
Ajustez la largeur en déplaçant les curseurs.
La section Afficher plus d’options d’activité contient les options suivantes, selon le style de formulaire sélectionné (facture, devis ou reçu de vente) :
Regrouper les activités par : Vous avez le choix entre les options Jour, Semaine, Mois et Type.
Réduire les lignes d’activité : Cette option combine les rangées qui ont le même taux et la même description. Les dates sont omises.
Afficher la progression sur les lignes de formulaire (courriel seulement).
Indiquer la majoration sur les dépenses facturables.
Afficher les heures travaillées facturables : Si vous cochez cette case, 2 autres options s’offrent à vous :
Inclure le nom de l’employé
Inclure les heures et le taux
Afficher les montants avec taxe : Le montant incluant la taxe de vente s’affiche sur les aperçus avant impression et sur les factures envoyées aux clients.
Sélectionnez le bas de page pour personnaliser son contenu. Voici quelques points à garder à l’esprit lorsque vous personnalisez le bas de page :
Cochez la case Rabais si vous offrez un rabais et que vous voulez qu’il s’affiche sur le formulaire.
Vous pouvez personnaliser un message pour votre client et ajouter du texte au bas de page du formulaire. Il vous suffit de remplir les champs de message et de bas de page. Ensuite, choisissez la taille de la police et la position du bas de page dans les listes déroulantes.
Étape 4 : Personnaliser le courriel
Vous pouvez personnaliser le message que les clients verront lorsqu’ils recevront leur devis, leur facture ou leur reçu de vente. Si vous voulez utiliser les messages par défaut de QuickBooks, vous pouvez sauter cette étape.
Sélectionnez Courriels.
Choisissez si vous voulez afficher les détails ou un sommaire en sélectionnant Détails complets ou Détails sommaires.
Si vous voulez joindre un fichier PDF avec une ventilation complète des prix, cochez la case PDF joint.
Modifiez la ligne d’objet, la salutation et le corps du message en saisissant votre texte personnalisé. Note : QuickBooks n’affiche pas les URL raccourcies lorsque vous envoyez des courriels aux clients.
Étape 5 : Autoriser les paiements de factures en ligne
Par défaut, les factures ne sont pas configurées pour les paiements numériques. Pour être payé plus rapidement, configurez Paiements QuickBooks pour que vos clients puissent payer leurs factures en ligne. Note : Le traitement des paiements est un service complémentaire.
Sélectionnez + Nouveau.
Sélectionnez Facture.
Dans la section Paiements en ligne, sélectionnez Configurez le service.
Saisissez vos renseignements et sélectionnez Activer les paiements.
Une fois que vous serez inscrit, retournez à la facture. Cochez les modes de paiement que vous voulez offrir à vos clients, comme les cartes ou les virements bancaires.
Étape 6 : Sélectionner et utiliser un modèle pour les factures, les reçus de vente ou les devis
QuickBooks utilise votre modèle par défaut chaque fois que vous créez une facture, un reçu de vente ou un devis. Vous pouvez sélectionner un modèle distinct pour certaines opérations directement à partir du formulaire :
Créez ou ouvrez une facture, un reçu de vente ou un devis.
Sélectionnez Personnaliser au bas de l’écran. Note : Si vous avez ouvert une facture existante, vous devez la modifier pour voir l’option Personnaliser.
Sélectionnez un modèle personnalisé dans la liste.
Étape 7 : Configurer un modèle personnalisé par défaut
QuickBooks utilise le premier modèle personnalisé que vous créez comme modèle par défaut pour les factures, les reçus de vente et les devis. Pour changer le modèle par défaut :
Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Styles de formulaire personnalisés.
Trouvez le modèle voulu.
Cliquez sur le menu déroulant dans la colonne Action.
Sélectionnez Définir par défaut. « (par défaut ») s’affiche maintenant à droite du nom du formulaire.
Étape 8 : Modifier des modèles personnalisés
Pour gérer vos modèles personnalisés :
Sélectionnez Paramètres ⚙, puis Styles de formulaire personnalisés.
Trouvez votre modèle personnalisé ou standard.
Cliquez sur Modifier dans la colonne Action.
Faites les changements voulus. Sélectionnez ensuite Terminé.
