Enregistrer des paiements de facture dans QuickBooks en ligne

Découvrez comment recevoir et enregistrer des paiements de facture dans QuickBooks en ligne.

Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez enregistrer des opérations de vente de deux façons. Si votre client a payé le produit ou le service au moment de la vente, vous pouvez créer un reçu de vente, qui met fin à l’opération et l’enregistre dans vos documents comptables.

Mais si votre client prévoit vous payer à l’avenir, vous pouvez créer une facture et la lui envoyer. Lorsque le client effectue un paiement sur la facture, vous devez enregistrer le paiement dans QuickBooks. Cela associe l’opération de paiement à la facture originale afin que vos comptes demeurent équilibrés. Voici comment enregistrer les paiements de facture.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Enregistrer un paiement de facture
• Enregistrer le paiement d’une seule facture
• Enregistrer un paiement partiel pour une facture
• Modifier ou supprimer un paiement de facture
• Annuler ou supprimer un paiement de facture
• Appliquer, modifier ou supprimer une note de crédit à une facture
• Regrouper plusieurs paiements en un seul dépôt

Enregistrer un paiement de facture

Après avoir traité un paiement d’un client, vous devez l’enregistrer dans QuickBooks afin que la facture soit marquée comme payée. Sinon, la facture restera impayée dans vos rapports. Vous pouvez enregistrer le paiement intégral ou partiel sur une facture. Voici comment :

Enregistrer le paiement d’une seule facture

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Recevoir un paiement.
3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le nom du client.
4. Du menu déroulant Mode de paiement, sélectionnez le mode de paiement.
5. Du menu déroulant Déposer sur, sélectionnez le compte dans lequel vous avez effectué le paiement. Conseil : Vous pouvez déposer l’argent directement dans un compte, comme votre compte chèques, ou sélectionner Fonds non déposés si vous devez regrouper le paiement avec d’autres comptes. 
6. Dans la section Opérations non réglées, cochez la case de la facture pour laquelle vous enregistrez le paiement.
7. Saisissez le Nº de référence. et mémo au besoin. Cette étape est facultative.
8. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Remarque : Il existe plusieurs options pour enregistrer et partager le reçu de paiement. Si vous voulez envoyer un reçu de paiement à votre client, sélectionnez ▼ Enregistrer et envoyer. Il n’est pas possible de personnaliser votre reçu de paiement.

Enregistrer un paiement partiel pour une facture

Enregistrez les paiements même si vous n’avez reçu qu’une partie de ce qui est dû. QuickBooks fait le suivi du solde restant de la facture :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Recevoir un paiement.
3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez le nom du client.
4. Du menu déroulant Mode de paiement, sélectionnez le mode de paiement.
5. Du menu déroulant Déposer sur, sélectionnez le compte dans lequel vous avez effectué le paiement. Conseil : Vous pouvez déposer l’argent directement dans un compte, comme votre compte chèques, ou sélectionner Fonds non déposés si vous devez regrouper le paiement avec d’autres comptes.
6. Dans le champ Montant reçu, saisissez le montant payé par votre client.
7. Dans la section Opérations non réglées, cochez la case de la facture pour laquelle vous enregistrez le paiement.
8. Saisissez le Nº de référence. et mémo au besoin. Cette étape est facultative.
9. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Pour voir le solde restant du client :

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Trouvez et ouvrez le rapportSommaire du solde des clientsdans la section Qui me doit de l’argent.
3. Sélectionnez Exécuter le rapport.
4. Vérifiez le solde courant du client dans la colonne Total.

Modifier ou supprimer un paiement de facture

Si votre client vous paie plus ou moins que prévu, vous pouvez apporter des modifications à un reçu de paiement facilement. 

1. Allez à Ventes et sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
2. Repérez et ouvrez l’opération de paiement.
3. Modifiez le champ Montant reçu.
4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Note : Si vous modifiez ou supprimez une opération liée à d’autres opérations, QuickBooks vous enverra automatiquement une alerte.

Si vous voulez supprimer complètement un paiement, trouvez et ouvrez l’opération de paiement et sélectionnez Plus au bas de la page, puis Supprimer. Une fois que vous avez supprimé une opération, il n’est pas possible de l’annuler.

Annuler ou supprimer un paiement de facture

1. Allez à Ventes et sélectionnez Toutes les ventes (Accéder).
2. Ouvrez le paiement que vous voulez supprimer. Si vous ne savez pas quel paiement est lié à la facture pour laquelle vous êtes en train de supprimer le paiement, vous pouvez également ouvrir le paiement en accédant à la facture et en sélectionnant paiement dans le coin supérieur droit de la facture.
3. Sélectionnez Plus.
4. Sélectionnez Annuler ou Supprimer.

Appliquer, modifier ou supprimer une note de crédit à une facture

Si vous avez activé la fonction d’application automatique des notes de crédit, QuickBooks exécutera la tâche pour vous. Votre travail est terminé et QuickBooks applique le crédit pour vous.

Comment appliquer manuellement une note de crédit à une facture

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Recevoir un paiement.
3. Dans le menu déroulant Client , sélectionnez le client.
4. Dans la section Opérations non réglées, sélectionnez la facture impayée à laquelle vous voulez appliquer la note de crédit.
5. Dans la section Crédits , sélectionnez les notes de crédit que vous voulez appliquer.
6. Dans la colonne Paiement de la facture impayée, saisissez le montant du crédit que vous voulez appliquer.
7. Laissez les champs Mode de paiement, Nº de référence, Déposer suret Montant reçu vides.
8. Remplissez le reste du formulaire, y compris la date de paiement.
9. Assurez-vous que le total est correct après avoir appliqué la note de crédit.
10. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Comment modifier ou annuler l’application des notes de crédit

1. Ouvrez le paiement que vous avez enregistré.
2. Décochez la case des notes de crédit que vous ne voulez pas appliquer, ou modifiez les montants que vous voulez utiliser à partir des notes de crédit disponibles.
3. Si le paiement est complètement incorrect et que vous voulez recommencer, sélectionnez Plus , puis Supprimer. Le paiement sera supprimé en entier.
4. Vous pouvez recommencer le processus d’enregistrement du paiement en sélectionnant Recevoir un paiement dans la fenêtre Facture.

Regrouper plusieurs paiements en un seul dépôt

Si vous déposez plusieurs chèques en un seul dépôt bancaire, utilisez le compte Fonds non déposés pour enregistrer les paiements dans QuickBooks. Cela vous permet de regrouper plusieurs paiements en une seule opération de dépôt dans QuickBooks. Faites-le seulement si votre banque a enregistré un seul dépôt pour plusieurs paiements.