¿Qué es la facturación electrónica? 

La facturación electrónica es mucho más que un proceso electrónico que comprueba la fe de la compraventa de un producto o servicio, además, con ayuda de él también podemos conocer el costo exacto de dicha transacción. Regularmente es casi imposible que una transacción exitosa no esté documentada en forma de factura, ya que con ella podemos testificar que se adquirieron artículos de papelería para la empresa o negocio, así como insumos para surtir nuestro negocio, o hasta licencia del software que ocupamos en nuestros equipos de cómputo. 

La facturas resultan ser el documento que además de brindar un comprobante de la compra que realizamos, también da fe y legalidad de nuestras transacciones, esto favorece la transparencia del uso de nuestros recursos ya que al no hacerlo así, las consecuencias podrían ser demasiado drásticas, estas consecuencias varían desde un regaño por la parte de contaduría, hasta tener repercusiones de índole legal y hasta fiscal.

Debido a lo importante que son las facturas y por las repercusiones que se pueden tener al no tener una legalidad al comprobar nuestros gastos y adquisiciones por medio de ellas, muchas empresas y negocios optaron por comenzar a automatizar sus procesos para poder tener acceso a una factura, ya sea física o electrónica. Es por eso que ahora encontramos que las empresas o negocios optaron por tener un software que además de que les brinde rapidez, también les brinde seguridad y eficiencia para generar una factura electrónica, ya que para muchos, en este proceso se puede llegar a destinar una gran cantidad de tiempo para completar esa tarea, esto podría resultar en un despropósito, o en otras palabras, algo que no resulta ser nada eficiente para la empresa.

Procesar facturas manualmente tiene múltiples desventajas

Procesar de esta manera los documentos que comprueban nuestros gastos y adquisiciones, tiene múltiples desventajas, porque además de ser un proceso muy meticuloso, también debemos de invertir una gran cantidad de tiempo laborable. 

Aquí te dejamos algunas de la desventajas de no tener este procesamiento automatizado y seguir optando por la captura manual de las facturas: 

1. Demasiada inversión de tiempo: Aproximadamente 1 hora y 45 minutos de cada 8 horas laborables son invertidas en procesar esta documentación de forma manual.
2. Procesar y emitir factura lleva días: En promedio, cada transacción y emisión de facturas manualmente podría tomar hasta 3 días.
3. Pérdida de capital: Aproximadamente se pierden $12,000US por duplicación de facturas en cada transacción manual.
4. Tiempo en consultas: Se estima que aproximadamente un 22% del tiempo del equipo se destina en atender dudas y consultas de los proveedores.

¿Cuál es la diferencia entre factura y factura electrónica?

Por increíble que parezca, una factura electrónica difiere de una factura tradicional solo por el medio en el que es emitida, además de la velocidad y versatilidad del formato en el que podemos disponer de ella, es decir, una  factura tradicional llega a tardar hasta un mes en ser emitida y procesada, mientras que en la factura electrónica podemos disponer de ella a través de nuestra computadora y tenerla con nosotros en un tiempo menor.

¿Qué datos son indispensables en una factura electrónica?

Para las facturas de cualquier modo, es indispensable que cumplan con ciertas características esenciales para que no pierdan la validez que les corresponde. Alguno de los detalles que es necesario que incluyan las facturas son: 

• Clave del Registro frente a la institución de impuestos y contribuyentes del país donde te encuentres realizando tu actividad económica.
• Régimen fiscal en que contribuyen a la institución de Hacienda, finanzas e impuestos.
• Domicilio fiscal del establecimiento.
• Número de folio y sello digital asignado por el servicio de administración de tu entidad.
• Sello o firma digital de quien lo expide.
• Lugar y fecha de expedición.
• Clave del Registro de Contribuyente o de persona con actividad económica de quien se expida.
• Nombre completo o razón social de a quien es expedida.
• Régimen fiscal del receptor del comprobante.
• Código postal del domicilio fiscal del receptor de comprobante.
• Uso del comprobante.
• Detalles y clase de los bienes, mercancías o servicios expedidos.
• Valor unitario único. 
• Importe total en cifra y letra.
• Descripción de la forma de pago, tanto en efectivo, de contado o a plazos
• Si lo requiere, los costos de traslado, servicios aduaneros o envío del servicio.

Beneficios de una factura electrónica online

En la industria es una tendencia seguir avanzando y adquirir procesos que eficiente las actividades regulares de cada empresa, es por eso que automatizar algunos procesos se ha convertido en la solución para obtener más beneficios en cada una de sus actividades.

La automatización también incrementa la efectividad

Dentro de los equipos contables, al eficientar este proceso permite a los integrantes reducir su tiempo de dedicación en estas actividades, lo que permite que se puedan enfocar a encontrar oportunidades para ser más productivo el tiempo, es decir, analizar gastos y sus tendencias, así como encontrar posibilidades de reducir costos, aprender y aplicar nuevas soluciones a problemas. En este caso recurrir a la automatización de procesos se refleja en mejores resultados con la menor inversión de recursos y tiempo. 

Gestiona mucho mejor tus compras

Al trabajar con un controlador de adquisición de bienes o servicios interno, finanzas, así como los equipos contables y las cabezas de equipo pueden resultar beneficiados en este proceso, ya que el negocio ahorra tiempo. Es decir, en este nuevo proceso se quitan los procesos intermedios y procesadores externos, así garantizamos la comunicación con cada uno de nuestros proveedores haciendo más transparente cada uno de los acuerdos comerciales.

Obtén aprendizajes para tus planificaciones

Existen sistemas de planificación empresarial que son softwares que permiten a las organizaciones gestionar sus operaciones, lo que documenta y visualiza el funcionamiento de las unidades de negocio. Con estos sistemas se asegura el funcionamiento adecuado del negocio, ya que se organizan células y responsabilidades o deudas por cubrir, como la administración de activos, facturación e informes.

Facilita las compras de tus clientes en línea

Los beneficios de una automatización en la generación de las facturas electrónicas son amplios en ambos sentidos, tanto como para el negocio y para el consumidor o comprador de estos servicios, por ejemplo: 

• Nadie tendrá que capturar los datos manualmente para las facturas, lo que se traduce en más tiempo para que el equipo se dedique a tareas importantes para el negocio.
• Al tener una compra en línea y al tener un procesamiento de facturas automatizado, podemos tener datos de los consumidores, así como dónde, cuándo y cómo realizó la transacción. 
• El sistema puede clasificar la serie de gastos bajo una categoría o etiqueta, lo que también dejará aprendizajes sobre el comportamiento de los consumidores.
• A la larga, se convierte en un ahorro para tu empresa, tanto económico, como de recursos empleados en los procesos y tiempo.
• Consigue que tus clientes se fidelicen al tener un proceso claro y eficaz.
• Los requisitos para facturar son menores y los pueden tener fácil acceso los clientes para iniciar el trámite por ellos mismos.

¿Estás listo para aprovechar todos los beneficios de un servicio de facturación electrónica?

Cada una de las organizaciones tiene la capacidad de eficientar tiempos y recursos para emitir una factura lo que se puede traducir en múltiples beneficios para los integrantes de la organización, de esta manera esos recursos ahorrados se pueden enfocar en buscar eficientar el negocio, así como buscar una expansión donde todas la áreas aporten sus aprendizajes. 

Un servicio de facturación electrónica como el de QuickBooks es una gran herramienta para cada organización, por lo que te recordamos que si quieres saber más sobre estos temas y capacitarte con nuestros artículos, QuickBooks te regala 30 días gratis para que te conviertas en un experto. ¡Aprovecha ahora y conócenos!