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Cuentas por cobrar: definiciones y ejemplos
Bookkeeping

Qué son las cuentas por cobrar

Para asegurarse de que la empresa crezca con solidez, es importante mantener un flujo entrante de efectivo. Además, supervisar las cuentas por cobrar forma parte de un proceso eficaz de administración del efectivo. 

Este artículo apunta a brindar una breve definición de las cuentas por cobrar. También explica dónde se contabiliza el saldo en los estados financieros. Encontrarás información sobre la renovación de cuentas por cobrar, la programación por antigüedad y cómo incrementar el flujo de efectivo.

Qué son las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son la cantidad de ventas a crédito que no se cobran en efectivo. Cuando vendes a crédito, le entregas al cliente una factura y no cobras efectivo en el punto de venta. Las cuentas por cobrar son el opuesto exacto de las cuentas por pagar.

Cuentas por cobrar frente a cuentas por pagar

El saldo de las cuentas por pagar es el importe total de las facturas de proveedores sin pagar que se adeudan a terceros. Por otro lado, las cuentas por cobrar representan importes que terceros adeudan a la empresa.

¿Las cuentas por cobrar son un activo? Sí, las cuentas por cobrar se deberían detallar como un activo en el balance general. ¿Las cuentas por pagar son un activo? No, las cuentas por pagar son un pasivo en el balance general. Para comprender más en profundidad la diferencia entre estas cuentas, necesitas tener información del balance general de una empresa.

Accounts receivable Accounts payable
Indebtedness Someone owes you money You owe someone money
Balance sheet Asset Liability
Cash flow statement Debit Credit
Examples Sales on credit, payment, installments, etc. Loans, leases, licensing, etc.

balance general

En un balance general, se muestra la posición financiera de una empresa en una fecha específica. Allí se reflejan los saldos de activos, pasivos y patrimonio de la empresa. A continuación, podrás encontrar los componentes del balance general:

  • Activo: Todos los bienes que posee tu empresa. Los activos son recursos que se utilizan para producir ingresos, y las cuentas por cobrar son un saldo del activo.
  • Pasivo: Las deudas y obligaciones de tu empresa. Aquí se incluyen las cuentas por pagar y las deudas a largo plazo.
  • Patrimonio: La diferencia entre el activo y el pasivo. Es el verdadero valor de tu empresa.

Todas las empresas deberían usar la contabilidad por acumulación para crear sus estados financieros.

Contabilidad por acumulación

No, no es contabilidad por amplificación, sino contabilidad por acumulación. Con la contabilidad por acumulación, los ingresos se contabilizan cuando se devengan, y los gastos, cuando se incurre en ellos. Usar este método asocia los ingresos devengados con los gastos en los que se incurre para generar los ingresos, y el proceso presenta un panorama más preciso de tu rentabilidad. El informe de pérdidas y ganancias es más confiable cuando usas la contabilidad por acumulación.

Para reconocer un gasto antes de que se pague efectivo, las empresas incrementan el saldo de las cuentas por pagar. De manera similar —aunque exactamente opuesta— las empresas incrementan el saldo de las cuentas por cobrar cuando se obtienen los ingresos, antes de que se reciba efectivo.

Es importante destacar que las cuentas por cobrar son una cuenta de activo y no una cuenta de ingresos, de modo que encontrarás cuentas por cobrar contabilizadas con otros activos circulantes.

Cómo buscar las cuentas por cobrar

Los activos circulantes incluyen efectivo y equivalentes de efectivo que se convertirán en efectivo en el transcurso de 12 meses. Los activos circulantes incluyen estos saldos:


  • Efectivo: Es la cantidad total de dinero disponible.
  • Cuentas por cobrar: Es el importe que tus clientes te adeudan después de comprar bienes o servicios a crédito.
  • Inventario: Son los artículos adquiridos para reventa a los clientes.
  • Gastos pagados previamente: Son los gastos que pagaste con anticipación, como seis meses de primas del seguro.
  • Inversiones: Son el saldo de la cuenta de mercado monetario, acciones y bonos. Algunas inversiones se pueden clasificar como activos a largo plazo, pero la mayoría son activos a corto plazo.
  • Documentos por cobrar: Un préstamo a un tercero externo que se pagará en el transcurso de 12 meses.

Entre los pasivos circulantes, se incluyen las cuentas por pagar y la porción de deuda a largo plazo que se debe pagar en los 12 meses siguientes. Si debes USD 3000 en capital e intereses sobre un préstamo bancario en el transcurso de un año, el importe es un pasivo circulante.

El activo circulante menos el pasivo circulante equivale al capital operativo, y todas las empresas tienen que generar suficiente activo circulante para pagar el pasivo circulante. Las empresas con solidez financiera tienen un saldo positivo de capital operativo.

Contabilizar las transacciones de las cuentas por cobrar es una tarea de rutina que se debería llevar a cabo cada mes.

Ejemplo de cuentas por cobrar

El registro contable de la empresa puede requerir que cada semana se contabilicen docenas de transacciones por cobrar. Para eso, necesitas contar con un proceso claramente definido a fin de contabilizar datos precisos.

Veamos un ejemplo de un saldo por cobrar. Supongamos que administras una empresa de mantenimiento de espacios verdes y le facturas al cliente Smith USD 500 por quitar un árbol el 25 de marzo. El cliente no paga de inmediato. Este es el asiento de diario para registrar la venta en el libro mayor:

QuickTrees general ledger

Date ID Details Debit Credit
3/25 #3000 Accounts receivable $500
3/25 #7000 Revenue: tree removal $500

(Para registrar ingresos por la extracción de un árbol e incrementar las cuentas por cobrar)

Tanto las cuentas por cobrar como la cuenta de ingresos se incrementan.

Cuando Smith paga la factura el 6 de abril, tu empresa contabiliza este asiento de diario:


QuickTrees general ledger

Date ID Details Debit Credit
4/6 #1000 Cash $500
4/6 #3000 Accounts receivable $500

(Para quitar el saldo de cuentas por cobrar y registrar el pago en efectivo)

El efectivo se recibe en abril, pero los ingresos se registran correctamente en marzo. Al utilizar las cuentas por cobrar, se contabilizan los ingresos en el mes de devengo, y tus libros de contabilidad son consistentes con la contabilidad por acumulación.

La liquidez se define como la capacidad para generar el activo circulante suficiente para pagar el pasivo circulante, como las cuentas por pagar y el pasivo de nóminas. Si no puedes generar activos circulantes suficientes, es posible que tengas que tomar dinero prestado para financiar tus operaciones comerciales y costos de logística.

Administrar las cuentas por cobrar: por qué es importante

Es posible que las empresas que no supervisan detalladamente las cuentas por cobrar e implementan una política de cobros formal no generen suficientes flujos de efectivo entrantes para operar. Si tienes que tomar dinero prestado de una línea de crédito, incurrirás en costos por intereses. La mayoría de las empresas bien administradas minimizan los costos de tomar préstamos.

Tu software de contabilidad debería proporcionarte una programación por antigüedad para las cuentas por cobrar, que agrupa los saldos por cobrar según la fecha de emisión de la factura. Deberías supervisar este informe e implementar un proceso de cobros para enviar correos electrónicos y, posiblemente, llamar a los clientes para solicitar el pago.

La herramienta más útil para supervisar los saldos por cobrar es la tasa de renovación de cuentas por cobrar.

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Tasa de renovación de cuentas por cobrar: qué es y cómo se calcula

Ninguna pequeña empresa puede sobrevivir a menos que pueda mantener un flujo de efectivo suficiente para cubrir los costos operativos, y la tasa de renovación mide la rapidez con la que una empresa cobra efectivo de las ventas de productos y servicios a crédito. Cuanto más alta es la tasa, mejor es el rendimiento para la empresa. La tasa se define de la siguiente manera:

Ventas a crédito netas / cuentas por cobrar promedio.

El concepto de ventas a crédito netas significa que todos los artículos devueltos se quitan del total de ventas. Un promedio de las cuentas por cobrar es el total del saldo inicial más el saldo final dividido por dos. El periodo puede ser un mes o un año fiscal.

El objetivo es incrementar el numerador (ventas a crédito) y, a la vez, disminuir el denominador (cuentas por cobrar). En una situación ideal, una empresa puede incrementar las ventas a crédito para los clientes que pagan, en promedio, más rápidamente. A medida que la tasa se incrementa, la empresa cobra más efectivo en el tiempo.

Una buena tasa de renovación depende del sector. Por ejemplo, una tienda de alimentos o un restaurante atienden a clientes que pagan con tarjeta de débito o crédito de inmediato. Las empresas que venden "artículos de envergadura", como aviones, pueden no recibir el pago durante meses. Para evaluar tu rendimiento, es importante comparar tu tasa de renovación con la de otras empresas del sector.

La programación por antigüedad de las cuentas por cobrar separa los saldos por cobrar según la fecha de emisión de la factura.

Qué es una programación por antigüedad de las cuentas por cobrar

En este informe, se agrupan los saldos de las cuentas por cobrar según la antigüedad de la factura. Por lo general, una programación por antigüedad agrupará las facturas pendientes en segmentos de 0 a 30 días, de 31 a 60 días, etc. El objetivo es disminuir los saldos por cobrar con más antigüedad, sobre todo aquellas facturas con más de 60 días de antigüedad.

La programación por antigüedad también depende del sector. Las empresas que generalmente reciben pagos durante un periodo de meses tendrán una mayor cantidad de saldos por cobrar en la categoría de 60 días. Este es otro informe que se debería comparar con los promedios del sector.

Puedes recurrir a una cantidad de estrategias para incrementar el cobro de efectivo y reducir los saldos por cobrar.

Consejos para mejorar el rendimiento de las cuentas por cobrar

Elabora una política formal escrita para el cobro e impleméntala.

Por ejemplo, puedes enviar correos electrónicos a los clientes cuando una factura se demora más de 30 días y llamarlos cuando la factura tiene una antigüedad de 60 días. Si implementas una política, las personas comenzarán a pagarte puntualmente o dejarán de hacer negocios contigo (lo cual puede ser beneficioso si siempre pagan con demora). Algunas empresas cobran recargos por retraso después de una fecha de vencimiento específica e incluyen las condiciones del recargo en cada factura.

Tal vez tengas alguna conversación incómoda, pero es mejor tenerlas más pronto que tarde. Si te manejas con diligencia en el proceso de cobro, te evitarás contratar a una agencia de cobranzas o a un abogado que vaya tras los cobros por ti.

Ofrece a tus clientes un descuento (1 o 2 %), si pagan en el transcurso de 10 días. Con estas condiciones de pago, perderás algunos ingresos, pero cobrarás el efectivo más rápidamente.

Automatiza el proceso de facturación. Utilizar automatización reducirá el riesgo de errores, y las facturas recurrentes se pueden procesar en mucho menos tiempo. Enviar facturas por correo electrónico y brindar una opción de pago en línea anima a los clientes a pagar de inmediato, lo cual acelera el cobro de efectivo. Y lo mejor de todo es que la automatización de las facturas facilita el proceso de compra y mejora la experiencia del cliente con tu empresa.

Los saldos de cuentas por cobrar que no se cobren en efectivo se deberían reclasificar como gasto por deuda incobrable.

Administrar deuda incobrable

La manera más sencilla de manejar las deudas incobrables es utilizar el método de cancelación directa. Cuando sabes que una factura de proveedores no se pagará, reclasificas el saldo por cobrar como gasto por deuda incobrable.

Supongamos que Jones Manufacturing le adeuda un saldo de USD 2000 a tu empresa de mantenimiento de espacios verdes. El 30 de abril te enteras de que Jones ha declarado la quiebra y de que tu factura no se pagará. Contabilizas este asiento:

30 de abril

Débito n.º 6500, gasto por deuda incobrable, USD 2000 (incremento)

Crédito n.º 3000, cuentas por cobrar, USD 2000 (incremento)

(Para reconocer el gasto por deuda incobrable)

La asignación para cuentas dudosas es un método más complejo y se usa para contabilizar los gastos por deuda incobrable. Asegúrate de que el proceso sea sencillo y usa el método de cancelación directa.

El último paso de administrar cuentas por cobrar es registrar todo.

Documenta el proceso

Toda empresa debería de mantener un manual de procedimientos escritos para el sistema de contabilidad, y en el manual se deberían incluir procedimientos específicos para administrar las cuentas por cobrar. Un manual de procedimientos asegura que las tareas de rutina se completen siempre de la misma manera, además de permitirle al personal capacitar a nuevos trabajadores de manera efectiva y sin complicaciones.

Usa un proceso documentado para supervisar las cuentas por cobrar y para incrementar el cobro de efectivo de modo que puedas manejar tu empresa con toda tranquilidad.