Tasa de renovación de cuentas por cobrar: qué es y cómo se calcula
Ninguna pequeña empresa puede sobrevivir a menos que pueda mantener un flujo de efectivo suficiente para cubrir los costos operativos, y la tasa de renovación mide la rapidez con la que una empresa cobra efectivo de las ventas de productos y servicios a crédito. Cuanto más alta es la tasa, mejor es el rendimiento para la empresa. La tasa se define de la siguiente manera:
Ventas a crédito netas / cuentas por cobrar promedio.
El concepto de ventas a crédito netas significa que todos los artículos devueltos se quitan del total de ventas. Un promedio de las cuentas por cobrar es el total del saldo inicial más el saldo final dividido por dos. El periodo puede ser un mes o un año fiscal.
El objetivo es incrementar el numerador (ventas a crédito) y, a la vez, disminuir el denominador (cuentas por cobrar). En una situación ideal, una empresa puede incrementar las ventas a crédito para los clientes que pagan, en promedio, más rápidamente. A medida que la tasa se incrementa, la empresa cobra más efectivo en el tiempo.
Una buena tasa de renovación depende del sector. Por ejemplo, una tienda de alimentos o un restaurante atienden a clientes que pagan con tarjeta de débito o crédito de inmediato. Las empresas que venden "artículos de envergadura", como aviones, pueden no recibir el pago durante meses. Para evaluar tu rendimiento, es importante comparar tu tasa de renovación con la de otras empresas del sector.
La programación por antigüedad de las cuentas por cobrar separa los saldos por cobrar según la fecha de emisión de la factura.
Qué es una programación por antigüedad de las cuentas por cobrar
En este informe, se agrupan los saldos de las cuentas por cobrar según la antigüedad de la factura. Por lo general, una programación por antigüedad agrupará las facturas pendientes en segmentos de 0 a 30 días, de 31 a 60 días, etc. El objetivo es disminuir los saldos por cobrar con más antigüedad, sobre todo aquellas facturas con más de 60 días de antigüedad.
La programación por antigüedad también depende del sector. Las empresas que generalmente reciben pagos durante un periodo de meses tendrán una mayor cantidad de saldos por cobrar en la categoría de 60 días. Este es otro informe que se debería comparar con los promedios del sector.
Puedes recurrir a una cantidad de estrategias para incrementar el cobro de efectivo y reducir los saldos por cobrar.
Consejos para mejorar el rendimiento de las cuentas por cobrar
Elabora una política formal escrita para el cobro e impleméntala.
Por ejemplo, puedes enviar correos electrónicos a los clientes cuando una factura se demora más de 30 días y llamarlos cuando la factura tiene una antigüedad de 60 días. Si implementas una política, las personas comenzarán a pagarte puntualmente o dejarán de hacer negocios contigo (lo cual puede ser beneficioso si siempre pagan con demora). Algunas empresas cobran recargos por retraso después de una fecha de vencimiento específica e incluyen las condiciones del recargo en cada factura.
Tal vez tengas alguna conversación incómoda, pero es mejor tenerlas más pronto que tarde. Si te manejas con diligencia en el proceso de cobro, te evitarás contratar a una agencia de cobranzas o a un abogado que vaya tras los cobros por ti.
Ofrece a tus clientes un descuento (1 o 2 %), si pagan en el transcurso de 10 días. Con estas condiciones de pago, perderás algunos ingresos, pero cobrarás el efectivo más rápidamente.
Automatiza el proceso de facturación. Utilizar automatización reducirá el riesgo de errores, y las facturas recurrentes se pueden procesar en mucho menos tiempo. Enviar facturas por correo electrónico y brindar una opción de pago en línea anima a los clientes a pagar de inmediato, lo cual acelera el cobro de efectivo. Y lo mejor de todo es que la automatización de las facturas facilita el proceso de compra y mejora la experiencia del cliente con tu empresa.
Los saldos de cuentas por cobrar que no se cobren en efectivo se deberían reclasificar como gasto por deuda incobrable.
Administrar deuda incobrable
La manera más sencilla de manejar las deudas incobrables es utilizar el método de cancelación directa. Cuando sabes que una factura de proveedores no se pagará, reclasificas el saldo por cobrar como gasto por deuda incobrable.
Supongamos que Jones Manufacturing le adeuda un saldo de USD 2000 a tu empresa de mantenimiento de espacios verdes. El 30 de abril te enteras de que Jones ha declarado la quiebra y de que tu factura no se pagará. Contabilizas este asiento:
30 de abril
Débito n.º 6500, gasto por deuda incobrable, USD 2000 (incremento)
Crédito n.º 3000, cuentas por cobrar, USD 2000 (incremento)
(Para reconocer el gasto por deuda incobrable)
La asignación para cuentas dudosas es un método más complejo y se usa para contabilizar los gastos por deuda incobrable. Asegúrate de que el proceso sea sencillo y usa el método de cancelación directa.
El último paso de administrar cuentas por cobrar es registrar todo.
Documenta el proceso
Toda empresa debería de mantener un manual de procedimientos escritos para el sistema de contabilidad, y en el manual se deberían incluir procedimientos específicos para administrar las cuentas por cobrar. Un manual de procedimientos asegura que las tareas de rutina se completen siempre de la misma manera, además de permitirle al personal capacitar a nuevos trabajadores de manera efectiva y sin complicaciones.
Usa un proceso documentado para supervisar las cuentas por cobrar y para incrementar el cobro de efectivo de modo que puedas manejar tu empresa con toda tranquilidad.