Lista de verificación contable para pequeñas empresas: 20 tareas para hacer y cuándo hacerlas

Administrar las finanzas de la empresa no tiene que ser un trabajo tedioso. La clave, por supuesto, está en crear un plan realista con un presupuesto, registrar las transacciones correctamente, revisar los resultados con regularidad y mantener siempre los registros en orden. También es esencial tu nivel de comodidad con respecto a los tres informes financieros básicos que evalúan tu estado fiscal: el balance general, el informe de pérdidas y ganancias y el estado de flujo de efectivo.

Cuándo es momento de hacer qué En la siguiente lista de verificación, se delinea un cronograma recomendado para ocuparse de las funciones contables que te mantendrán en sintonía con el estado de la empresa y optimizarán la preparación de impuestos. Lee con atención para conocer en profundidad las tareas requeridas, o bien pasa directamente al final para ver una práctica infografía que sirve de lista de verificación visual.

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Tareas contables diarias

1. Verificar la situación de efectivo

Dado que el efectivo es el combustible de la empresa, no querrás estar ni cerca de quedarte en cero. Comienza el día comprobando cuánto tienes disponible. Saber cuánto esperas recibir y cuánto esperas pagar durante el próximo mes o la próxima semana también es importante, pero eso no refleja la disponibilidad inmediata.

Tareas contables semanales

2. Registrar transacciones

Registra cada transacción (facturación a clientes, recepción de efectivo por parte de clientes, pagos a proveedores, etc.) en la cuenta que corresponda cada día o semana, según el volumen. Si bien se acepta registrar las transacciones manualmente o en hojas de Excel, probablemente sea más fácil usar un software de contabilidad como QuickBooks. Los beneficios y el control superan por lejos el costo.

3. Documentar y archivar recibos

Guarde copias de todas las facturas enviadas, todos los recibos en efectivo (efectivo, cheques y depósitos con tarjeta de crédito) y todos los pagos en efectivo (efectivo, cheque, estados de cuenta de tarjetas de crédito, etc.).

Crea un archivo de proveedores ordenado alfabéticamente (Staples en la "S", Costco en la "C", etc.) para encontrarlos fácilmente. Crea un archivo de nómina ordenado por fecha de nómina y un archivo de estado de cuenta bancario ordenado por mes. Un hábito común es arrojar todos los recibos en papel en una caja y tratar de descifrarlos en el momento de preparar los impuestos; pero, a menos que tengas un pequeño volumen de transacciones, es mejor tener archivos separados para mantener organizados los recibos variados a medida que se generan. Muchos sistemas de software de contabilidad te permiten escanear recibos en papel y evitar llevar archivos físicos.

4. Revisar las facturas impagas de proveedores

Toda empresa debería tener una carpeta de "proveedores con facturas sin pagar". Lleva un registro de cada uno de los proveedores que incluya las fechas de facturación, los importes adeudados y la fecha de vencimiento de los pagos. Si los proveedores ofrecen descuentos por pago anticipado, tal vez quieras aprovecharlos si tienes efectivo disponible.

5. Pagar a proveedores, firmar cheques

Realiza el seguimiento de las cuentas por pagar y ten fondos destinados a pagar a los proveedores puntualmente para evitar recargos por retraso y mantener relaciones favorables con ellos. Si puedes extender las fechas de pago a 60 días o 90 días luego de la fecha de la factura, mucho mejor. Ya sea que realice pagos en línea o envíe un cheque por correo, conserve copias de las facturas enviadas y recibidas con nuestro software de contabilidad.

6. Preparar y enviar facturas

Asegúrate de incluir las condiciones de pago. La mayoría de lasfacturasvence en el transcurso de 30 días, con la mención "Pago a 30 días" en su parte inferior. Sin una fecha de vencimiento, será más engorroso proyectar los ingresos del mes. Para asegurarte de recibir el pago a tiempo, usa siempre una plantilla de factura que contenga los detalles correctos, como los términos de pago, el desglose de cargos y la dirección de pago.

Obtén más información sobre la estructura de una factura y cómo recibir el pago a tiempo .

7. Revisar el flujo de efectivo proyectado

Administrar el flujo de efectivo es crítico, sobre todo, en el primer año de la empresa. Proyectar cuánto efectivo necesitarás en las próximas semanas y meses te ayudará a reservar el suficiente dinero para pagar las facturas, incluidos los pagos a empleados y proveedores. Además, puedes tomar mejores decisiones comerciales sobre cómo gastarlo.

Lo único que necesitas es un simple resumen que muestre la situación actual del efectivo, los recibos de efectivo proyectados para la próxima semana o mes, y los pagos en efectivo estipulados para el mismo periodo.

Tareas contables mensuales

8. Saldar la chequera de la empresa

Del mismo modo que concilias tu cuenta corriente personal, debes saber que los asientos de transacciones comerciales en efectivo son precisos todos los meses y que estás trabajando con la posición de efectivo correcta. Conciliar el efectivo facilita la detección de errores u omisiones y su subsiguiente corrección de manera oportuna, ya sea por parte tuya o del banco.

9. Revisar cuentas por cobrar vencidas ("en mora")

Asegúrate de incluir una columna de "pagos con mora" para separar las "facturas pendientes" con la cantidad de días que una factura lleva vencida. Esto te dará una vista rápida de los pagos pendientes de clientes. El principio del mes es un buen momento para enviarles a los clientes, y a cualquiera que te deba dinero, resúmenes con recordatorios de vencimiento.

Al finalizar el año financiero, volverás a revisar esta cuenta para determinar las cuentas por cobrar que tendrás que enviar a una oficina de cobranzas o pasar a pérdida para reclamar una deducción.

10. Analizar el estado del inventario

Si tienes un inventario, resérvate tiempo para volver a pedir los productos que se venden con rapidez e identificar otros que son de venta más lenta y que podrías tener que bajar de precio o, en última instancia, pasar a pérdida. Al verificar con regularidad (y comparar con cifras de meses anteriores), es más sencillo realizar ajustes para no acabar con pocas existencias ni sobreabastecido.

11. Procesar o revisar la nómina y aprobar los pagos de impuestos

Si bien tienes una programación establecida para pagar a tus empleados (generalmente mensualmente), debes cumplir con los requisitos de impuestos sobre nómina de acuerdo con las leyes en diferentes momentos, así que asegúrate de retener, informar y depositar los impuestos aplicables en las agencias correspondientes en las fechas requeridas.

Revisa el resumen de nóminas antes del desembolso de pagos para evitar tener que efectuar correcciones durante el periodo de nómina siguiente. Un proveedor de servicio de nóminas puede hacer todo esto para ahorrarte tiempo y garantizar precisión a un costo razonable.

12. Revisar las pérdidas y ganancias reales frente al presupuesto y frente a años anteriores

El estado de resultados (también conocido como estado de pérdidas y ganancias), tanto del mes actual como del año a la fecha, indica cuánto ganaste y cuánto gastaste. Compáralo con el presupuesto cada mes o trimestre. Cotejar las cifras reales con las proyectadas pone en relieve en qué podrías estar gastando de más o de menos para que puedas efectuar cambios.

Si no tienes preparado un presupuesto, compara el estado de resultados del año a la fecha actual con el estado de resultados del año a la fecha del periodo anterior para identificar las variaciones y efectuar ajustes.

13. Revisar el balance general de fin de mes comparado con el periodo anterior

Al comparar el balance general de una fecha, por ejemplo, el 30 de junio de 2015, con el balance general de una fecha anterior (el 31 de diciembre de 2014), obtienes un panorama de cómo estás administrando los activos y los pasivos. La clave es buscar las cifras que se destacan significativamente y comprender por qué lo hacen. Por ejemplo, si las cuentas por cobrar muestran una cifra elevada, ¿se debe a un incremento reciente en las ventas o a que los clientes no realizan los pagos en término?

Tareas contables trimestrales

14. Preparar y repasar la proyección anual revisada de resultados

Es momento de evaluar cuánto estás ganando realmente, si los activos netos registran valores altos o bajos, la diferencia entre los ingresos y los gastos, lo que generó esos cambios y cómo gastas las ganancias, además de identificar los puntos problemáticos y efectuar ajustes para mejorar las ventas y los márgenes.

15. Revisar los informes de nóminas trimestrales y realizar pagos

Has estado revisando los informes de nóminas quincenales. Sin embargo, podría ser que el condado requiera informes de nóminas trimestrales y algún pago trimestral restante. Una vez más, es mejor si el proveedor de servicio de nóminas completa estos informes y los presenta. Tu trabajo es revisarlos para asegurarte de que la información sea razonable.

16. Revisar el impuesto sobre las ventas y realizar pagos trimestrales

Si la empresa opera en un estado que exige el impuesto sobre las ventas, asegúrate de cumplir para evitar multas graves.

17. Computar el impuesto sobre la renta estimado y realizar el pago

Los estados que tienen impuestos sobre la renta exigen el pago de impuestos sobre la renta estimados. Revisa el estado de resultados del año a la fecha para ver si debes algún impuesto estimado para ese trimestre. Tu contador especializado en impuestos puede ayudarte si es necesario.

Tareas contables anuales

18. Revisar cuentas por cobrar vencidas

Ahora es el momento de verificar las cuentas por cobrar con vencimientos significativos y decidir si crees que los clientes en algún momento pagarán o si enviarás las facturas vencidas a una oficina de cobranzas, o bien si las pasarás a pérdida para reclamar una deducción.

19. Revisar el inventario

Revisa el inventario actual para determinar el valor de los artículos que no se han vendido. Toda amortización del inventario se traduce en una deducción sobre los impuestos de fin de año. Si no registras una amortización para el inventario que no se puede vender, estarás sobrevalorando el saldo del inventario y pagarás impuestos adicionales que no debes.

20. Revisar y aprobar declaraciones de impuestos e informes financieros de todo el año

En el momento de preparar los impuestos, revisa detenidamente los informes financieros de la empresa para todo el año antes de pasárselos al contador. Antes de firmar la declaración, asegúrate de revisarla en función de los informes financieros de todo el año para verificar que sea precisa. Si el auditor detecta el pago insuficiente de algún impuesto, será a ti, no al contador, a quien reclamará impuestos adicionales o intereses, o impondrá una multa.

El software de contabilidad como QuickBooks puede ayudarte a generar informes financieros y administrar impuestos, pero para obtener más orientación, consulta nuestra guía de informes financieros. Para mantener una referencia práctica de esta lista de verificación, guarda nuestra infografía a continuación.