Les factures impayées ne sont pas seulement frustrantes, elles ont également un impact sur vos liquidités et peuvent mettre votre entreprise en péril. Voici cinq conseils pour garantir le paiement.

•   Automatisez votre facturation

Faire le suivi des factures impayées et envoyer des courriels de rappel peut prendre beaucoup de temps, mais de nos jours, il y a une meilleure solution. Un logiciel de gestion financière basé sur le nuage, tel que Quickbooks en ligne, peut faire ces tâches fastidieuses à votre place. Il vous permet d’émettre facilement des factures même en déplacement, puis de mettre en place des alertes courriels automatisées pour rappeler aux clients lorsque leur compte est en souffrance. Quickbooks en ligne stocke également vos factures en un seul endroit, de sorte que vous avez une idée claire de ce qui vous est dû. Le logiciel est intégré dans votre compte bancaire et, étant basé sur le nuage, vous pouvez y accéder depuis tout appareil.

• Soyez organisé

Il est crucial de facturer dès la livraison d’un produit ou service. Cela garantit aussi que le client a cette facture en tête puisque sa commande vient d’être livrée. Ces jours-ci, le stockage de toutes vos données en nuage est aussi recommandé car il permet d’accéder facilement à vos dossiers et à votre comptabilité, depuis tout appareil, en tout lieu et à tout moment.

• Obtenir un contrat signé

Avant toute transaction avec un client, livraison de produits ou services, vous devriez établir un contrat, en précisant les termes et les conditions. Il doit énoncer les modalités de paiement, y compris l’échéance de paiement de la facture. En moyenne, les entreprises fixent un délai de paiement à 30 jours. Vous devriez également envisager une politique de paiement en retard, dans laquelle vous stipulez des frais pour les factures en souffrance. Une autre option est de prendre un acompte sur le projet. De nombreuses entreprises exigent un acompte de 25% à 50% avant le début d’un projet, le solde étant réglable sur livraison. Bien qu’un contrat ne vous garantisse pas le paiement, c’est un document officiel qui vous aidera si votre client ne vous règle pas et qui place la transaction dans un cadre juridique.

• Décrochez le téléphone

Si les rappels automatisés n’aboutissent à rien, il est temps de passer à l’étape suivante en téléphonant. Une simple conversation suffit souvent pour obtenir le règlement d’une facture. Si vous n’aimez pas faire cela en personne, et pour donner plus d’autorité à votre requête, embauchez un assistant personnel pour passer l’appel et faire le suivi de facture à votre place.

• Engager une agence de recouvrement

Si la facture est d’au moins 90 jours en retard, vous devriez envisager l’envoi d’une lettre légale ou la remise de l’affaire à un collecteur de dettes. Les agences de recouvrement s’occupent généralement des paiements qui sont en retard de 90 jours ou plus et exigent un pourcentage de la somme due, qui peut être de 15%, 25% ou plus. Il n’y a habituellement pas de frais si elles ne parviennent pas à obtenir paiement. Une autre option est d’assigner votre client devant la Cour des petites créances. Bien que ceci varie selon la province, au Canada, la cour des petites créances traite habituellement les dettes jusqu’à un montant de 25 000 $.Le suivi des impayés est non seulement rébarbatif et prend du temps, mais ces dettes sont aussi un risque pour votre entreprise. Il est donc important de connaître vos droits lorsque vous traitez avec des mauvais payeurs. Pour de plus amples informations, veuillez consulter ce tutoriel.