10 conseils pour une gestion du temps et une productivité efficaces

Un entrepreneur peut avoir l’impression de ne jamais avoir assez de temps dans la journée. Vous ne pouvez pas créer plus de temps, mais vous pouvez tirer le meilleur parti des heures dont vous disposez. Une gestion active de votre temps et le maintien de votre concentration vous aideront à faire progresser votre entreprise. En évaluant la façon dont vous utilisez votre temps et en adoptant des techniques de productivité, vous pourrez rayer plus rapidement les choses de votre liste de tâches. Une gestion efficace du temps vous aide à atteindre vos objectifs en limitant le stress.

Augmentez votre productivité en fixant des objectifs

Être organisé et travailler efficacement n’est qu’une partie de l’équation. Pour vraiment optimiser votre temps, vous devez le consacrer aux tâches qui comptent et qui contribuent aux objectifs globaux de votre entreprise, à court et à long terme. Tout le reste n’est qu’une perte de temps potentielle. Votre routine quotidienne doit s’articuler autour de tâches et d’activités directement liées à la génération de revenus et à la croissance de votre entreprise. Avant tout, vous devez avoir une idée concrète de vos objectifs. Vous souhaitez peut-être augmenter vos revenus de 20 % ou accroître votre clientèle de 10 %; votre objectif est peut-être de créer une nouvelle campagne de marketing pour promouvoir votre dernier produit. Lorsque vous définissez clairement les résultats que vous recherchez, vous pouvez déterminer ce que vous devez faire pour atteindre ces objectifs commerciaux.

Définissez judicieusement vos priorités

Classer vos tâches par ordre de priorité vous aide à faire les choses les plus importantes en premier. Ces activités commerciales essentielles sont souvent celles qui font croître votre entreprise et augmentent vos revenus. Vous pouvez établir des priorités dans votre liste de tâches en décidant quelles tâches sont à la fois importantes et urgentes. Les autres tâches moins urgentes ou moins importantes sont reléguées au bas de la liste. La matrice Eisenhower et la grille de gestion du temps de Covey utilisent toutes deux ce principe. L’idée est de créer une grille de deux colonnes et deux rangées. Vous devez ensuite étiqueter les deux colonnes comme « Urgentes » et « Non urgentes », et les deux rangées comme « Importantes » et « Non importantes ». Vous pouvez ensuite placer des éléments dans la matrice en fonction de leur degré d’urgence et d’importance. Les tâches entrent dans l’une des catégories suivantes :

• Importantes et urgentes : Tâches prioritaires essentielles pour votre entreprise avec une échéance immédiate
• Importantes et non urgentes : Tâches importantes avec une échéance plus souple
• Urgentes et non importantes : Tâches qui font le plus de « bruit » mais qui n’apportent pas ou peu de valeur durable; vous pouvez déléguer ces tâches
• Non urgentes et non importantes : Tâches de faible priorité qui vous donnent l’illusion d’être occupé

Une bonne façon d’utiliser cette matrice est de dresser la liste de trois ou quatre tâches importantes et urgentes pour la journée. Au fur et à mesure que vous les effectuez, vous pouvez les cocher sur votre liste. Cela vous donne un sentiment d’accomplissement et peut vous motiver à exécuter encore plus de tâches.

Dites non

Parfois, être le patron signifie que vous devez refuser une demande afin de pouvoir vous concentrer sur les tâches les plus importantes et les plus urgentes. Il en va de même pour tous les projets ou activités qui ne se déroulent pas comme vous le souhaitez. Peut-être qu’un nouveau produit ne fonctionne pas aussi bien que prévu et que vous ne voyez aucune façon d’y remédier. Savoir quand il faut abandonner un projet et se concentrer sur autre chose fait partie de la vie d’un entrepreneur. De même, d’autres entrepreneurs peuvent vouloir s’associer avec vous : Certaines de ces relations peuvent contribuer à dynamiser vos affaires, mais d’autres partenariats peuvent vous faire perdre du temps et vous empêcher de travailler sur votre propre entreprise. Lorsque vous choisissez vos activités avec discernement et que vous dites non aux tâches qui n’augmentent pas votre productivité ou ne profitent pas à votre entreprise, vous pouvez mieux utiliser votre temps.

Planifiez pour l’avenir

La planification vous permet de commencer votre journée de travail par des actions. Le fait de vous référer à vos objectifs et à votre liste de tâches peut vous aider à établir un plan pour chaque jour; l’utilisation de votre calendrier et l’indication claire des échéances pour les différents projets facilitent également la planification de la journée afin de respecter ces échéances.

Si vous voulez être actif dès votre arrivée au bureau, pensez à planifier la veille. En fin de journée, vous pouvez prendre 15 minutes pour nettoyer votre bureau et dresser une liste des tâches les plus urgentes du lendemain. C’est une excellente technique pour décompresser, et vous vous sentirez mieux le matin en vous asseyant à un bureau propre. Puisque vous venez de terminer votre journée de travail, vous savez quelles sont les tâches que vous devez accomplir ensuite pour garder le rythme, de sorte que cette méthode permet de créer une continuité d’un jour à l’autre.

Vous pouvez également créer votre plan dès le matin. Au lieu de vous lancer dans des tâches aléatoires, vous pouvez arriver quelques minutes plus tôt et dresser votre liste de tâches prioritaires. Vous pouvez ainsi commencer à suivre votre plan immédiatement au lieu d’attendre le lendemain.

Éliminez les distractions

Que vous travailliez dans un espace de bureau commercial ou à domicile, vous êtes souvent confronté à plusieurs distractions au cours de la journée. Vos employés peuvent passer dans votre bureau pour discuter ou vous poser une question. Si vous travaillez à domicile, vous vous surprenez peut-être à allumer la télévision ou à faire des travaux ménagers. Essayez de prêter attention à toutes ces petites distractions qui interrompent votre flux de travail. Vous pourriez constater que vous perdez beaucoup de temps chaque jour à cause des interruptions. Lorsque vous vous arrêtez pour faire autre chose, vous perdez votre concentration sur votre tâche. Il faut parfois du temps pour se concentrer à nouveau sur la tâche, ce qui vous rend moins efficace.

Une fois que vous avez identifié les distractions qui vous ralentissent, essayez de prendre des mesures pour les éliminer ou les minimiser afin d’améliorer votre gestion du temps et votre productivité. Disons que vous regardez votre téléphone chaque fois qu’une notification s’affiche. Essayez de mettre votre téléphone en mode silencieux et de le placer dans un tiroir pour ne pas voir ces notifications, ou mettez-le simplement en mode « Ne pas déranger ». S’il y a trop de bruit dans votre espace de travail, envisagez de déplacer votre bureau, d’insonoriser les murs ou d’utiliser une machine à bruits de fond pour bloquer les distractions.

Prenez soin de vous

Vos habitudes de soins personnels peuvent avoir un impact majeur sur votre gestion du temps et votre productivité. Si vous êtes bien reposé et que vous nourrissez votre corps avec des aliments nutritifs, vous serez plus à même de vous concentrer et vous aurez l’énergie nécessaire pour rester alerte. Faire de l’exercice peut améliorer votre santé générale et votre humeur, ce qui peut augmenter votre productivité. Il est également important de prendre soin de votre santé mentale, notamment en trouvant des moyens sains de gérer votre niveau de stress. Si vous vous sentez bien en général, vous serez mieux à même d’assumer les responsabilités liées à la gestion d’une petite entreprise.

Faites le suivi de vos heures travaillées

Pour augmenter votre productivité, vous devez comprendre comment vous passez votre temps au cours d’une journée de travail moyenne. Essayez de tenir un journal pendant une semaine et de noter tout ce que vous faites par tranches de 15 ou 20 minutes. Il existe plusieurs méthodes de saisie selon vos préférences, notamment sur papier, dans une feuille de calcul, ou dans une application, telle que BigTime, sur votre téléphone intelligent. Lorsque vous passez en revue votre journal à la fin de la semaine, vous pouvez voir le temps consacré aux tâches réelles. Vous pourriez être surpris de voir où va votre temps.

Veuillez noter que certaines de ces applications ne sont disponibles qu’en anglais.

Planifiez de manière appropriée

Maintenant que vous savez comment vous passez votre temps, vous pouvez organiser votre horaire en fonction de vos besoins. Faire une liste de choses à faire au début de la journée vous permet de rester sur la bonne voie. Il est bon de ne prévoir que ce que vous pouvez réellement faire dans le temps imparti, afin de vous sentir productif et accompli sans vous sentir pressé. Le fait de planifier en blocs et de se concentrer sur une seule tâche au lieu de faire plusieurs choses à la fois peut également vous aider à augmenter votre productivité. Par exemple, vous pouvez prévoir une heure en matinée pour vous concentrer exclusivement sur les appels de vente. Avoir une marge de manœuvre pour gérer les tâches imprévues peut vous aider à rester sur la bonne voie : Par exemple, un appel téléphonique avec un client ou une réunion avec votre personnel peut durer plus longtemps que prévu. Si votre emploi du temps est suffisamment souple, vous pouvez vous accommoder de ces 10 ou 20 minutes supplémentaires.

Déléguez des tâches

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous savez probablement ce que c’est que de tout gérer tout seul. Mais à mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez libérer du temps dans votre horaire et augmenter votre productivité en déléguant ou en externalisant certaines de vos responsabilités. Si vous avez embauché des employés talentueux et dévoués, vous pouvez en toute confiance transférer le travail de votre bureau vers le leur. L’une de vos principales tâches en tant que propriétaire d’entreprise est de considérer la situation dans son ensemble et de vous tourner vers l’avenir plutôt que de vous occuper de toutes les tâches administratives quotidiennes. Essayez de trouver des occasions de confier des responsabilités à d’autres membres de votre équipe. Vous n’avez probablement pas besoin d’emballer et d’expédier vous-même chaque colis, par exemple. Une façon efficace de déléguer consiste à identifier les tâches qui demandent beaucoup de temps ou que vous n’aimez pas faire, et à les confier à un autre employé. Pour les nouvelles entreprises dont le budget est serré, l’embauche d’un stagiaire peut être une option rentable pour obtenir un petit coup de pouce supplémentaire.

Utilisez des solutions intelligentes

L’utilisation de logiciels et d’applications pour faire une partie de votre travail à votre place peut vous aider à augmenter votre productivité. Par exemple, Hubdoc importe vos reçus dans QuickBooks et transforme vos factures en opérations en ligne, ce qui permet de gagner du temps par rapport à la saisie manuelle. Vous pouvez également automatiser un grand nombre de tâches opérationnelles quotidiennes, telles que la gestion de la paie, la création de rapports de vente, la gestion des commandes et le suivi de vos heures. La technologie peut réduire le temps consacré à des tâches comptables et commerciales complexes, telles que l’équilibrage des comptes et la facturation des clients. QuickBooks vous permet de créer des factures et des rapports commerciaux en quelques minutes, ainsi que de synchroniser les données comptables sur plusieurs appareils.

Lorsque vous dirigez une petite entreprise, votre temps n’a pas de prix. Par conséquent, l’utilisation d’astuces et d’outils qui vous rendent plus productif aide en fait vos finances. L’application QuickBooks Self-Employed permet aux pigistes, aux entrepreneurs et aux propriétaires uniques de gérer leur entreprise en déplacement. Téléchargez l’application pour gagner encore plus de temps.