Invoices

Hola Norma.

Gracias por informarme sobre esto. Permítanme compartir algunas ideas sobre las consecuencias de eliminar una factura sin compararla con el depósito.

Cuando elimina una factura sin compararla o vincularla a un depósito bancario, puede afectar el método de acumulación de su estado de pérdidas y ganancias, su balance general y la precisión general de sus informes financieros. Para evitar estos problemas, es mejor cotejar o vincular la transacción con el depósito bancario asociado para que su cuenta sea precisa y evitar conteos dobles o duplicaciones.

Si ingresa manualmente un depósito bancario en QuickBooks Online, puede vincularlo a la factura y registrar un pago recibido. Primero, deberá asegurarse de que el depósito se registre como Cuentas por cobrar. Puede seguir los pasos a continuación para editar el depósito bancario:

1. Vaya al ícono de ajustes y luego seleccione Plan de cuentas.
2. Busque la cuenta en la que depositó el pago y luego haga clic en Ver registro.
3. Busque y seleccione el depósito correcto, luego presione Editar.
4. Seleccione Cuentas por cobrar en el menú desplegable Cuenta ▼ en la sección Agregar fondos a este depósito.
5. Seleccione Guardar y cerrar.

Una vez que actualices el depósito, podrás aplicarlo como crédito a la factura siguiendo estos pasos:

1. Haga clic en el botón +Nuevo y luego seleccione Pago recibido.
2. En el menú desplegable Cliente ▼, seleccione el nombre del cliente.
3. En la sección Transacciones pendientes, seleccione la factura para marcar como pagada.
4. En la sección Créditos, seleccione el depósito.
5. Seleccione Guardar y cerrar.

Después de recibir sus extractos bancarios, puede hacer coincidir la transacción con el depósito bancario en Transacciones bancarias.

Sin embargo, si no creó un depósito bancario, puede hacer coincidir la factura con el depósito de su extracto bancario para marcarlo como pagado y evitar duplicaciones.

Además, puede personalizar sus informes financieros para centrar sus datos en sus preferencias.

Además, le sugiero que categorice y concilie su cuenta periódicamente para que coincida con sus extractos bancarios de la vida real.

Puede volver a publicar en el foro si tiene otras preguntas sobre la gestión de sus facturas y depósitos bancarios. Estaré aquí contigo en el camino. Tenga en cuenta que estoy utilizando una herramienta de traducción para comunicarme con usted y que también se proporciona una respuesta en inglés. ¡Ten un día maravilloso!

Hi there, Norma. 

Thanks for bringing this to my attention. Let me share some insights about the consequences of deleting an invoice without matching it with the deposit.

When you delete an invoice without matching or linking it to a bank deposit, it can impact the accrual method of your Profit and Loss statement, Balance sheet, and overall financial reporting accuracy. To avoid these issues, it's best to match or link the transaction to the associated bank deposit to make your account accurate and avoid double counting or duplications.

If you manually enter a bank deposit in QuickBooks Online, you can link this to the invoice and record a received payment. First, you'll need to ensure that the deposit is recorded as Accounts Receivable. You can follow the steps below to edit the bank deposit:

1. Go to the Gear icon, then select Chart of Accounts.
2. Find the account you deposited the payment to, then click View Register.
3. Find and select the correct deposit, then hit Edit.
4. Select Accounts Receivable from the Account ▼ dropdown in the Add funds to this deposit section.
5. Select Save and Close.

Once you update the deposit, you can apply it as a credit to the invoice by following these steps:

1. Click the +New button, then select Received Payment.
2. From the Customer ▼ dropdown, select the customer’s name.
3. In the Outstanding Transactions section, select the invoice to mark as paid.
4. In the Credits section, select the deposit.
5. Select Save and Close.

After you receive your bank statements, you can match the transaction to the bank deposit in the Bank Transactions. 

However, if you didn't create a bank deposit, you can match the invoice to the deposit from your bank statement to mark it as paid and avoid duplications.

Furthermore, you can customize your financial reports to focus your data on your preferences.

Also, I suggest you categorize and reconcile your account regularly, so it matches your real-life bank statements.

You can post back in the forum if you have other questions about managing your invoices and bank deposits. I'll be right here with you along the way. Please note that I am utilizing a translation tool to communicate with you, and an English response is also provided. Have a wonderful day!