Diferencias en las cuentas por cobrar

Es genial tenerte aquí en la Comunidad, Norma Galán. Me encantaría compartir con usted los detalles sobre la diferencia de saldo entre las cuentas por cobrar (A/R) y los totales de las facturas en QuickBooks Online.

Las Cuentas por Cobrar (A/R) representan la suma total de todas las cuentas por cobrar pendientes, incluido cualquier depósito asociado con estas A/R. Un factor clave que contribuye a las diferencias entre los totales de cuentas por cobrar y de facturas es el rango de fechas utilizado para el análisis. Para garantizar una comparación precisa, verifique que esté utilizando los mismos parámetros de fecha al filtrar los totales de cuentas por cobrar y de facturas.

Además, agregué este artículo como referencia para ejecutar informes financieros para realizar un seguimiento del desempeño de su negocio: Ejecute un informe en QuickBooks Online.

Continúe con las preguntas si tiene otras inquietudes sobre las cuentas por cobrar y las facturas dentro de QuickBooks Online (QBO). Estaré aquí para proporcionar detalles adicionales en cualquier momento.

Tenga en cuenta que esta publicación se escribió originalmente en inglés y luego se tradujo con Google Translate.

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It's great having you here in the Community, Norma Galan. I'd be glad to share with you the details about the balance difference between Accounts Receivable (A/R) and invoice totals in QuickBooks Online.

Accounts Receivable (A/R) represents the total sum of all outstanding receivables, including any deposits associated with these A/R. One key factor contributing to differences between A/R and invoice totals is the date range used for analysis. To ensure accurate comparison, please verify that you are using the same date parameters when filtering both A/R and invoice totals.

Additionally, I've added this article as your reference for running financial reports to track your business performance: Run a report in QuickBooks Online.

Keep the questions coming if you have other concerns about accounts receivable and invoices within QuickBooks Online (QBO). I'll be here to provide additional details at any time.

Please note that this post was originally written in English and then translated using Google Translate.

El rango de fechas es el mismo utilizado sin embargo sigue persistiendo la diferencia, no encuentro cual es el problema.

Gracias por revisitar esta discusión, Norma. Permítame compartir información valiosa sobre las discrepancias de saldo entre las cuentas por cobrar (A/R) y los totales de las facturas en QuickBooks Online.

Varios factores pueden provocar la diferencia entre el saldo de cuentas por cobrar y los totales de las facturas en QuickBooks Online, como por ejemplo:

• Facturas vencidas o pagos parciales: Si tienes facturas vencidas o pagos parciales, el saldo de A/R será mayor que el total de las facturas.
• Pagos no aplicados: Los pagos que no se han aplicado a facturas específicas pueden resultar en un desequilibrio.
• Diferencias de tiempo: Las transacciones pueden estar registradas en períodos diferentes, causando un desajuste.
• Retrasos en el registro de pagos: Si no has registrado todos los pagos recibidos contra las facturas, el saldo de A/R y el total de facturas diferirán.
• Descuentos o créditos aplicados a las facturas: Cuando se aplican descuentos o créditos, el saldo de A/R puede parecer menor que el total de las facturas.
• Entrada de datos incompleta o inexacta: Las entradas de datos incorrectas o incompletas pueden llevar fácilmente a discrepancias entre el saldo de A/R y el total esperado de facturas.

Para abordar este problema de manera efectiva, recomiendo generar el informe Detalle de antigüedad de cuentas por cobrar junto con el informe Facturas abiertas. Al comparar estos dos, puede asegurarse de que todos los pagos se apliquen correctamente. Si el problema persiste, le sugiero consultar con un contador o comunicarse con el soporte de QuickBooks para obtener más ayuda.

Además, considere explorar estos recursos para administrar sus transacciones y mejorar la gestión financiera general en QuickBooks Online:

• Reconciliar una cuenta en QuickBooks Online
• Generar informes en QuickBooks Online

Reconocemos la importancia de mantener cuentas equilibradas. Si tiene más preguntas sobre la diferencia de saldo entre las cuentas por cobrar y los totales de las facturas en QuickBooks Online, nuestro equipo de expertos está aquí para ayudarlo en todo lo posible.

Tenga en cuenta que la respuesta original estaba en inglés y ha sido traducida al español mediante Google Translate.

English Version:

Thank you for revisiting this discussion, Norma. Let me share valuable insights regarding the balance discrepancies between Accounts Receivable (A/R) and invoice totals in QuickBooks Online.

Several factors can lead to the difference between the A/R balance and invoice totals in QuickBooks Online, such as:

• Overdue invoices or partial payments: If you have overdue invoices or partial payments, the A/R balance will be higher than the invoice total.
• Unapplied Payments: Payments that haven't been applied to specific invoices can result in an imbalance.
• Timing Differences: Transactions might be recorded in different periods, causing a mismatch.
• Delays in recording payments: If you haven't recorded all the payments received against the invoices,  the A/R balance and invoice totals will differ.
• Discounts or credits applied to the invoices: When discounts or credits are applied, the A/R balance may appear lower than the total invoice amounts.
• Incomplete or inaccurate data entry: Incorrect or incomplete data entries can easily lead to discrepancies between the A/R balance and the expected invoice totals.

To address this issue effectively, I recommend generating the A/R Aging Detail report alongside the Open Invoices report. By comparing these two, you can ensure all payments are correctly applied. If the problem persists, I suggest consulting with an accountant or contacting QuickBooks support for further assistance.

Additionally, consider exploring these resources for managing your transactions and improving overall financial management in QuickBooks Online:

• Reconcile an account in QuickBooks Online
• Run reports in QuickBooks Online

We recognize the importance of maintaining balanced accounts. If you have any further questions about the balance difference between Accounts Receivable and invoice totals in QuickBooks Online, our team of experts is here to assist you in any way possible.

Kindly note the original response was in English and has been translated into Spanish using Google Translate.

Encontre la diferencia al ejecutar el reporte de invoices abiertos donde se me presenta un deposito en negativo(muestro imagen de referencia)  mi pregunta es por que aparece ese monto negativo en el reporte de open invoice?

Encontre la diferencia al ejecutar el reporte de invoices abiertos donde se me presenta un deposito en negativo(muestro imagen de referencia)  mi pregunta es por que aparece ese monto negativo en el reporte de open invoice?

Buenos días, @Norma Galan.

¡Gracias por comunicarte con la comunidad!

Un saldo negativo indica un crédito. Dicho esto, ¿marcó la factura como pagada y luego creó un depósito? Básicamente, esto pagaría la factura dos veces, razón por la cual esto podría estar ocurriendo. Si es así, primero debía asegurarse de que el pago se enviara a Fondos no depositados y luego utilizar esos fondos para crear el depósito. 

De lo contrario, regrese y háganos saber cada paso que ha dado para crear un depósito. ¡Estaré esperando tu respuesta!

Rastreando ese crédito, solo observo que se realizo el banking match pero no hace referencia a que invoice esta ligado, será por esto que aparece en monto negativo?

Muestro imagen del rastreo:

Al encontrar que solo se realizo la entrada del deposito del banco sin ligar aun numero de invoice se ha duplicado el ingreso, por lo que hay aumento en el deposito y disminución en las cuentas por cobrar sin embargo no hay numero de invoice para ligar este deposito por lo que mi pregunta es como eliminar este deposito de las cuentas por cobrar poque me esta afectando el resultaro real de las cuentas por cobrar: Adjunto imagen tomada del plan de cuentas en la subcuenta cuentas por cobrar:

Gracias por brindarnos información adicional, Norma. Lo guiaré para arreglar el saldo pendiente de su factura.

Sí, el saldo negativo en su informe de apertura de factura se produce porque se realizó una coincidencia entre una transacción de depósito cargada manualmente y una transacción de depósito de QuickBooks en lugar de una factura. Para deshacer sus transacciones anteriores y poner a cero el saldo abierto de su factura, siga estos pasos:

1. Vaya al menú Transacciones y seleccione Transacciones bancarias.
2. Haga clic en la pestaña Categorizado, establezca la fecha como Personalizada y seleccione la fecha específica de la transacción que necesita deshacer.
3. Marque la casilla para esa transacción en particular, luego haga clic en Deshacer. Después de deshacer su transacción, volverá automáticamente a la pestaña Para revisión en transacciones bancarias.

Una vez hecho esto, cree una factura y registre su pago para asociar la transacción con el depósito bancario que se contabiliza en Cuentas por Cobrar (AR). Asegúrese de que el cliente previsto, la fecha de la factura y el crédito a asociar sean similares a la transacción de depósito.

Después de crear una factura y recibir su pago, hagamos coincidir la transacción recién creada con el depósito cargado manualmente. Siga estos pasos:

1. Navegue al menú Transacciones.
2. Vaya a la pestaña Para revisión y busque la transacción de depósito específica.
3. Haga clic en Coincidir y compárelo con la factura.

Este proceso debería corregir el saldo negativo y vincular adecuadamente la transacción a la factura correcta.

Además, agrego este artículo para ayudarlo a conciliar sus cuentas y garantizar la exactitud de sus libros en el futuro: Conciliar una cuenta en QuickBooks Online.

te.

No dudes en dejar una respuesta a continuación o iniciar un nuevo hilo si encuentras otros desafíos. Estamos aquí para ayudarlo a navegar por QuickBooks y optimizar sus procesos comerciales.

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Thanks for providing us with additional information, Norma. I'll guide you through fixing your invoice open balance.

Yes, the negative balance in your invoice open report occurs because a match was made between a manually uploaded deposit transaction and a QuickBooks deposit transaction instead of an invoice. To undo your previous transactions and zero out your invoice open balance, follow these steps:

1. Go to the Transactions menu and select Bank transactions.
2. Click the Categorized tab, set the date as Custom, and select the specific date of the transaction you need to undo.
3. Tick the box for that particular transaction, then click Undo. After undoing your transaction, it will automatically return to the For Review tab in bank transactions.

Once done, create an invoice and record its payment to associate the transaction with the bank deposit that is accounted for in Accounts Receivable (AR). Ensure that the intended customer, invoice date, and the credit to associate with are similar to the deposit transaction.

After creating an invoice and receiving its payment, let's match the newly created transaction to the manually uploaded deposit. Follow these steps:

1. Navigate to the Transactions menu.
2. Go to the For Review tab and find the specific deposit transaction.
3. Click Match and match it with the invoice.
   

This process should correct the negative balance and properly link the transaction to the correct invoice.

Additionally, I'm adding this article to help you reconcile your accounts to ensure the accuracy of your books in the future: Reconcile an account in QuickBooks Online.

Feel free to leave a reply below or start a new thread if you encounter any other challenges. We're here to help you navigate QuickBooks and streamline your business processes.

Disclaimer: This message was originally written in English and has been translated into Spanish with the tools we have.

No puedo seguir los pasos sugeridos por estas razones:

1. No hay invoice abierto para vincular (todos los invoices estan ligados a un deposito)

2. La cuenta del banco donde esta el deposito fue desconectada de QBO (ya no se uso)

Que alternativa debo implementar para eliminar ese credito en mis cuentas por cobrar?

Hola Norma, ¡gracias por responderme! Estoy aquí para ayudarle a descubrir las discrepancias en sus cuentas por cobrar y facturas abiertas.

En QuickBooks Online (QBO), las cuentas por cobrar (A/R) y las facturas abiertas deben equilibrarse perfectamente. Sin embargo, pueden surgir discrepancias debido a la forma en que se registran los depósitos. Lo ideal es que cada depósito esté vinculado a una factura, lo que garantiza que las cuentas por cobrar reflejen con precisión los montos reales adeudados por sus clientes.

Para aclarar, si un depósito se registra sin estar asociado con una factura, puede generar cuentas por cobrar desequilibradas. Esta situación puede crear confusión sobre el estado financiero de sus cuentas.

¿Podría confirmar si el depósito en cuestión tenía como objetivo afectar su cuenta de cuentas por cobrar? Comprender esto nos ayudará a determinar la mejor manera de proceder.

Si el depósito no debería afectar las cuentas por cobrar, sugiero ajustar el asiento del depósito. Sería recomendable consultar con su contador para verificar qué cuenta debería verse afectada por este ajuste. Esto garantizará que sus registros financieros sean precisos y reflejen el verdadero estado de sus cuentas por cobrar.

Además, lo invito a explorar estos recursos para administrar sus transacciones y mejorar su administración financiera general en QuickBooks Online:

• Conciliar una cuenta en QuickBooks Online
• Ejecutar informes en QuickBooks Online

Estaré monitoreando activamente este hilo y listo para ayudarlo con cualquier discrepancia que pueda encontrar en QBO. Su experiencia es importante para mí y me comprometo a brindarle el apoyo que necesita mientras navegamos juntos por estos desafíos.
 

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Hi Norma, thank you for getting back to me! I’m here to help you figure out the discrepancies in your accounts receivable and open invoices.

In QuickBooks Online (QBO), accounts receivable (A/R) and open invoices should balance perfectly. However, discrepancies can arise due to how deposits are recorded. Ideally, every deposit should be linked to an invoice, ensuring that the A/R accurately reflects the actual amounts owed by your customers.

To clarify, if a deposit is recorded without being associated with an invoice, it can lead to an unbalanced A/R. This situation can create confusion about the financial status of your accounts.

Could you please confirm if the deposit in question was intended to affect your A/R account? Understanding this will help us determine the best way to proceed.

If the deposit should not impact A/R, I suggest adjusting the deposit entry. It would be advisable to consult with your accountant to verify which account should be affected by this adjustment. This will ensure that your financial records are accurate and reflect the true state of your accounts receivable.

Additionally, I encourage you to explore these resources for managing your transactions and enhancing your overall financial management in QuickBooks Online:

• Reconcile an account in QuickBooks Online
• Run reports in QuickBooks Online

I’ll be actively monitoring this thread and ready to assist you with any discrepancies you may encounter in QBO. Your experience is important to me, and I’m committed to providing the support you need as we navigate these challenges together.

Gracias por su pronta respuesta @Aldren18 , el depósito no tenía como objetivo afectar las cuentas por cobrar, sin embargo, al anular este depósito del plan de cuentas se desconfigura la conciliación bancaria porque esta cuadrada (cabe mencionar que este banco ya no esta conectado a QBO)

Que pasos debo seguir para ajustar el asiento del deposito?