Entender la situación financiera de tu empresa es una parte integral para su éxito. Una herramienta que puede ayudarte es la presentación de reportes financieros, que es una forma objetiva de evaluar la salud financiera de tu empresa. Los reportes financieros se traducen en un estado financiero, lo que puede indicar si tu empresa está generando una ganancia o si se dirige hacia un problema. Analicemos los fundamentos de un estado financiero y cómo usarlo.
Los estados financieros son reportes que explican el rendimiento financiero y la rentabilidad de una empresa durante un periodo determinado. Hay tres estados financieros básicos:
Los propietarios de negocios utilizan con menor frecuencia otros reportes financieros, como el estado de utilidades retenidas.
Los estados financieros son importantes porque permiten que los grupos de interés, como accionistas, acreedores y reguladores, entiendan el desempeño financiero y la salud de una empresa en general. Si estás listo para buscar financiamiento para tu negocio, los prestamistas revisarán tus estados financieros al determinar tu elegibilidad para un préstamo empresarial. Las compañías públicas también necesitan publicar sus estados financieros en un reporte anual.
Normalmente, los estados financieros proporcionan información sobre los siguientes aspectos de una empresa:
Lo más importante es que los estados financieros ayudan a los propietarios de negocios a entender mejor sus resultados y tomar decisiones empresariales más inteligentes. Las herramientas correctas, como el software de contabilidad, pueden hacer que la generación de estados financieros sea más sencilla.
Puesto que los estados financieros sirven como fuentes fundamentales de información financiera, debes aplicar principios contables básicos para garantizar la precisión y la consistencia. Puedes preparar estados financieros aplicando tres principios.
Un costo original o histórico de las cuentas puede ayudarte a preparar los estados financieros. Por lo general, registras los precios y los activos que compras en diferentes momentos con el costo original.
El uso de los principios de contabilidad generalmente aceptados hace que tus estados financieros sean comparables y realistas. Por ejemplo, el principio de consistencia requiere que los contadores apliquen normas constantemente año tras año.
Tus estados financieros se basan en interpretaciones personales y estimaciones para evitar la sobrevaluación de activos y pasivos.
Ahora que entiendes el concepto de estados financieros, demos un vistazo a los diversos reportes que conforman los estados financieros.
En el mundo de la presentación de reportes financieros, hay muchas herramientas que los propietarios de negocios pueden aprovechar para realizar el trabajo, pero en general, el cinturón para herramientas de los propietarios de negocios tiene tres herramientas importantes:
Un balance general (o estado de situación financiera) es un estado financiero que lista los activos, pasivos y resultados de capital contable de una empresa. Muestra la situación financiera de una empresa en un momento en particular. Un balance general proporciona información para tres categorías: activos, pasivos y capital contable.
La fórmula del balance marca la dirección para los tres componentes del balance general. En la fórmula, se restan los activos de los pasivos para determinar el capital contable. A continuación se presenta la fórmula:
Activos – pasivos = capital
El sistema contable de doble entrada requiere que la ecuación contable se mantenga en equilibrio conforme se asientan las transacciones. Las cuentas del balance general calculan el capital de trabajo y otras proporciones importantes.
Revisa el balance general de Artículos deportivos de Centerfield al 31 de diciembre de 2021. Los activos totales ($185,000) equivalen a la suma de los pasivos totales (150,000 dólares) más el capital ($35,000).
Un estado de ingresos se conecta con el balance general a través de la cuenta de ingresos netos. Una empresa puede generar su estado de ingresos con la fórmula de estados de ingresos, la cual resta los ingresos de los egresos para determinar los ingresos netos. A continuación se presenta la fórmula:
Ingresos – egresos = ingreso neto (ganancia neta)
Las cuentas del estado de ingresos se conocen como cuentas provisionales porque los saldos de la cuenta se ajustan a cero al final de cada mes y año. Sin embargo, las cuentas del balance general son permanentes. Los saldos finales se trasladan de un mes al siguiente.
Al final del mes, se cierran los libros y todas las cuentas de ingresos y egresos se ajustan a cero. El impacto neto de las operaciones del estado de ingresos se refiere a los ingresos netos en el balance general y aumenta el saldo de capital contable.
Un estado de ingresos muestra los ingresos y egresos de una empresa durante un periodo. Proporciona información relacionada con los rendimientos de inversiones, riesgos, flexibilidad financiera y capacidades de operación. La fórmula del estado de ingresos genera un estado de ingresos. La mayoría de las empresas producen un estado de ingresos con múltiples etapas, las cuales documentan cómo produce los ingresos netos una empresa.
En un estado de ingresos con múltiples etapas, primero encuentras tu ganancia bruta y luego tus ingresos operativos durante un periodo.
Por ejemplo, supongamos que eres un pequeño fabricante de muebles y que estás creando un estado de ingresos con múltiples etapas para el mes de mayo. La mayor parte de tu actividad empresarial fluirá a través de las ganancias brutas.
Tus costos de materiales, mano de obra y generales se contabilizan en la cuenta de costo de las mercancías vendidas. En mayo, vendiste $1,200,000 en muebles y tu costo de las mercancías vendidas (costos de material y mano de obra) ascendió a $900,000. De modo que tuviste una ganancia bruta de $300,000.
Pero, para la operación de tu negocio en mayo, también incurriste en conceptos de gastos (costos de publicidad, comisiones de ventas y costos de oficina en casa). Digamos que esos egresos ascendieron a $170,000 para el mes. Puedes restar tu ganancia de $300,000 de tus gastos de $170,000 para encontrar tus ingresos operativos de $130,000 para el mes de mayo.
Puedes generar ingresos operativos a partir de las operaciones empresariales del día a día. En mayo, las ventas de muebles produjeron ingresos operativos por $130,000. Tu empresa también obtuvo ingresos no operativos, incluidos $2,000 en ingresos por intereses y $4,000 de una venta de equipo. De manera que ahora tu ingreso neto para mayo asciende a $136,000.
Tu negocio debe generar la mayoría de sus ingresos netos de las operaciones de ingresos operativos porque los ingresos operativos son sostenibles. Los ingresos no operativos son inconsistentes e impredecibles. Ninguna empresa puede confiar en esto para generar ganancias anuales.
Revisa el estado de ingresos de la compañía Centerfield para el periodo que finaliza el 31 de diciembre de 2021. Las ventas ascendieron a $520,000 y el costo de ventas ascendió a $420,000. Así que su ganancia bruta fue de $100,000. Y Centerfield tuvo egresos operativos por $90,000. Eso les dio $10,000 en ingresos operativos para el periodo. Puesto que la compañía no generó ingresos no operativos, sus ingresos operativos fueron su saldo de ingresos netos.
El estado de flujo de efectivo (también llamado estado de cambios en la situación financiera) documenta las entradas y salidas de efectivo de una compañía. El flujo de efectivo se separa en tres categorías.
La mayor parte de la actividad en efectivo en una empresa se lleva a cabo en la categoría operativa. Cuando un contador genera el estado de flujo de efectivo, primero debería identificar las transacciones de inversión y financiamiento. Toda la actividad en efectivo restante se encuentra en la categoría operativa.
Revisa el estado de los flujos de efectivo de Centerfield para el periodo contable que finaliza el 31 de diciembre de 2021. Ten en cuenta que el saldo de efectivo final ($40,000) es el saldo de efectivo en el balance general.
El estado de los flujos de efectivo incluye todas las entradas y salidas de efectivo para encontrar el cambio neto en efectivo durante un periodo. El saldo de efectivo final del estado de flujo de efectivo debería ser igual al saldo de efectivo final en el balance general.
Básicamente, la mejor manera de aumentar la precisión y la fiabilidad de tus estados financieros es automatizar el proceso siempre que sea posible. Por ejemplo, usando el software de contabilidad, aprovechas la tecnología para manejar todo el cálculo.
Así que no habrá más desveladas revisando las pilas de recibos y las claves de perforación en la máquina sumadora.
Otra forma de mantener los estados financieros precisos es elegir tus principios de contabilidad generalmente aceptados y adherirte a ellos. Puede ser en extremo frustrante tratar de comparar el rendimiento actual con los años anteriores solo para perderse en medio de diferentes métodos de categorización o métodos de contabilidad.
Por otro lado, hay algunas maneras en las que puedes hacer que los estados financieros sean inexactos o ineficaces. A continuación, analizaremos este tema.
Un estado financiero es una parte importante de tu sistema de contabilidad financiera. Cometer uno de estos errores comunes puede afectar la precisión de tus estados financieros y las decisiones del negocio.
Incluir las cantidades del año anterior, del mes anterior o presupuestadas hace que sea más fácil ver si las cantidades reales cumplen con las expectativas.
Los estados financieros siempre deben reflejar la verdadera condición financiera de una empresa. Considera la revisión de tus estados financieros por parte de un tercero para identificar las inexactitudes.
Si identificas un error o discrepancia en tus estados financieros, tómate el tiempo para revisar tus procedimientos contables.
Los estados financieros solo son útiles si son exactos. No generes un estado financiero solo por tener uno. Lee el estado de cuenta, aborda las discrepancias y úsalo para entender mejor la salud financiera de tu negocio.
Tus estados financieros te ayudan a evaluar la salud financiera de tu negocio y hay algunas señales de alerta que pueden indicar problemas. Aprender a detectar estas señales de alerta al principio puede ayudarte a tomar decisiones financieras más inteligentes para tu negocio.
Esto indica que la compañía está absorbiendo más deuda de la que puede manejar. Si la proporción deuda-capital es superior al 100%, puede ser motivo de preocupación.
Una compañía no es una buena inversión si tiene ingresos que disminuyen de manera consistente a lo largo de los años. Las medidas de reducción de los costos podrían ayudar a compensar la situación desfavorable.
Las bajas cantidades en "otros" egresos son normales en tu estado de ingresos. Si una entrada en "otros" conceptos tiene una alta cantidad en dólares, averigua qué es y si es probable que se repita.
Si has logrado llegar hasta aquí, estás listo para dar el siguiente paso e incorporar los estados financieros en tu flujo de trabajo y tus procesos. Estos estados no solo te ayudarán a administrar mejor tu negocio, sino que también resaltarán las áreas que necesitan mejoras y oportunidades de crecimiento.
Adquirir el hábito de revisar los estados financieros y los reportes es esencial y QuickBooks simplifica y agiliza este proceso para darte más tiempo para concentrarte en dirigir tu negocio.
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