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¿Qué es la contabilidad automatizada? Guía De 2021 Con Beneficios Y Ejemplos

¿Qué es la contabilidad automatizada?

Ya se fueron los días en que tenía que dedicar incontables horas ingresando datos en una hoja de cálculo de Excel. Gracias al aprendizaje automático y a la inteligencia artificial los procesos de contabilidad se han reinventado completamente para la era digital. Si estás cansado de la contabilidad manual que consume y hace más lento tu negocio, deberías considerar cambiarte a la contabilidad automatizada.

La contabilidad automatizada es el uso de software para completar las tareas de contabilidad tradicionales. Muchos propietarios de negocios dudan en cambiar a la contabilidad automatizada. Normalmente, esto se debe a que requiere cambios en tu proceso y una inversión financiera, y es algo nuevo para ti.

Sin embargo, la automatización de la contabilidad no es algo de lo que habría que alejarse: debería ser abrazada como una herramienta útil para tu negocio. La automatización del flujo de trabajo de contabilidad puede ahorrarte tiempo y ayudarte a asegurar que tus finanzas sean lo más exacto posible. En esta guía, te daremos un resumen de lo que es la contabilidad automatizada y de cómo puede beneficiar a tu negocio.

¿Qué es la contabilidad automatizada?

La contabilidad automatizada está utilizando software para completar las tareas de contabilidad. La contabilidad computarizada no es nada nuevo, pero en los últimos años, la automatización ha incrementado la funcionalidad de estos programas a pasos agigantados.

Al aprovechar la inteligencia artificial y otras funciones sofisticadas, el software de contabilidad puede hacer todo, desde el seguimiento y el registro de las transacciones hasta la generación de estados financieros. Esto significa que las tareas como el ingreso de datos y los cálculos de comprobación ya se están atendiendo, por lo que los profesionales de la contabilidad se pueden concentrar en las tareas del concepto general.

Aunque Microsoft Excel es una herramienta indudablemente útil, es tiempo de actualizar tu contabilidad. Las opciones de software de contabilidad avanzadas como QuickBooks, pueden revolucionar la manera en que tu negocio maneja los procesos de contabilidad.

La contabilidad automatizada vs. la contabilidad manual

La diferencia principal entre la contabilidad automatizada y la contabilidad manual es que el software es el responsable de completar prácticamente todos los aspectos de tu teneduría de libros y contabilidad. En lugar de tener un departamento de contabilidad totalmente personal o contadores públicos contratados para ayudarte con estas tareas, el software te hace la mayor parte del trabajo.

Aunque la contabilidad automatizada no elimina completamente la necesidad de la ayuda de un profesional de la contabilidad, puede minimizar tu dependencia en uno. El software de contabilidad sirve para simplificar todas las tareas menores necesarias para la contabilidad, pero la perspectiva de un contador puede seguir siendo valiosa para tu negocio. Por ejemplo, un contador puede interpretar las ideas y los datos financieros y ayudarte a tomar decisiones informadas sobre tu negocio en marcha.

Beneficios de la contabilidad automatizada.

Siempre que haces un cambio para tu negocio, tiene sentido que quieres asegurarte de que es una inversión que añada valor. Según el Journal of Accountancy , el 79% de los ejecutivos creen que la IA en la contabilidad conduce a una mayor productividad, entre otras ventajas. No importa lo sencilla o compleja que sea la contabilidad de tu empresa, ten la seguridad de que la contabilidad automatizada puede mejorar significativamente tu flujo de trabajo contable y las operaciones generales.

Automatizar la contabilidad de tu negocio incluye muchos beneficios para tu empresa:

  • Ahorra tiempo: Ya sea que actualmente tú o uno de tus empleados estén completando las tareas de teneduría de libros y contabilidad, es trabajo que les consume recursos valiosos. El valor del ahorro de tiempo no debería ser subestimado. La conversión de tu sistema de contabilidad a la contabilidad automatizada puede ahorrarte el tiempo que te tomarías para ingresar información, revisar tus cálculos, ejecutar informes, etc. Y eso sin mencionar el efecto dominó que tendrá en otros flujos de trabajo. Si usas los servicios financieros externos, esto significa horas menos facturables y para el personal de contabilidad interno, un aumento en la productividad.
  • Reduce los errores: El ingreso manual de datos puede estar plagado de errores, especialmente al registrar un gran número de transacciones a la vez. Al integrar tu software de contabilidad con otras herramientas, los datos se pueden actualizar automáticamente, asegurando que se hayan registrado correctamente.
  • Ahorra dinero: En lugar de tener que contratar a un contador de tiempo completo, puedes pagar una suscripción de software para que te haga la mayor parte del trabajo. El precio inicial del software de contabilidad de QuickBooks es de $25 por mes. Esta herramienta puede simplificar significativamente los procesos de contabilidad, lo que significa que tu equipo de finanzas necesitará dedicar menos tiempo y recursos a estas funciones.
  • Proporciona ideas valiosas: En lugar de dejar a tu criterio las interpretaciones de tus datos financieros, tienes acceso a informes detallados y fáciles de leer. Tener un buen entendimiento de la situación financiera de tu empresa es crítico para una mejor toma de decisiones y una estabilidad a largo plazo.
  • Mejora la gestión del flujo de efectivo: Muchos propietarios de negocios luchan con la gestión del flujo de efectivo, lo que puede ser perjudicial para su subsistencia. Es comprensible, la gestión del flujo de efectivo puede ser difícil, especialmente si la contabilidad se hace incorrectamente. Al automatizar tu contabilidad con software sofisticado, puedes acceder a herramientas que harán que la previsión de tu flujo de efectivo sea mucho más fácil. Con el análisis de datos y la presentación de informes en tiempo real, puedes obtener ideas precisas del flujo de efectivo en un vistazo.
  • Simplifica la declaración de impuestos: La declaración de impuestos, ya sea a nivel personal o en el ámbito de negocios, es algo a lo que la mayoría de nosotros tememos. Sin embargo, con la contabilidad automatizada, la declaración de impuestos empresariales se vuelve una carga mucho menos pesada. Monitorea el millaje, guarda recibos, da seguimiento a los impuestos sobre ventas y maximiza las deducciones, todo con el software de contabilidad de QuickBooks.

Además de estas ventajas, la contabilidad automatizada con una solución de software basada en la nube es mucho más segura. Como sabes, mantener los datos financieros seguros es esencial debido al aumento de los ataques cibernéticos en la última década. No solo es más seguro el almacenamiento en la nube, sino también es accesible desde cualquier lugar, permitiendo que mantengas las pestañas abiertas y compartas información financiera en cualquier momento.

Las dificultades potenciales de la contabilidad automatizada

Algunas dificultades potenciales que pueden surgir si decides automatizar tus procesos de contabilidad incluyen:

  • Cuestiones técnicas: Ya sea en tu computadora, conexión a Internet o el recién conocer tu software, a veces se pueden producir problemas técnicos. Sin embargo, aunque los problemas técnicos son posibles, son pocos y muy espaciados. Además, si estás utilizando QuickBooks, ofrecemos un gran apoyo al producto, el cual incluye el uso de la tecnología predictiva para ofrecerte ayuda y recursos antes de que surjan problemas.
  • Tiempo de capacitación: Cuando te cambias a la contabilidad automatizada, probablemente necesitarás invertir algún tiempo en la formación para que todos se sientan cómodos con el software. Afortunadamente, el software de contabilidad moderno está diseñado para ser fácil de usar, por lo que puedes hacer que tu equipo se ajuste sin tardanzas. Con QuickBooks Online Advanced puedes reservar una guía del producto gratis.
  • Complejidad: Para algunas empresas, cierto software de contabilidad puede ser demasiado complejo o costoso para sus necesidades. Estos programas extensos pueden ser abrumadores y difíciles de navegar. Dicho esto, puedes encontrar soluciones de contabilidad automatizadas, como QuickBooks, que te permiten seleccionar planes de niveles basados en tus necesidades.

Los beneficios superan por mucho las desventajas percibidas que podrías estar considerando cuando se trata de si deberías automatizar la contabilidad o no.

Qué cualidades buscar en el software de contabilidad

No todo el software de contabilidad es exactamente igual. Si estás considerando automatizar la contabilidad de tu negocio, deberías tomarte el tiempo para comparar diferentes softwares, específicamente buscando las siguientes cualidades:

  • Interfaz de usuario intuitiva
  • Características robustas
  • Contabilidad basada en la nube
  • Integración con otras herramientas
  • Acceso multiusuario
  • Aplicación móvil
  • Seguimiento del tiempo
  • Clasificación automática: ventas, gastos, impuesto sobre ventas, etc.
  • Procesamiento de facturas y plantillas fáciles de usar
  • Informes con ideas significativas
  • Procesamiento de pagos
  • Gestión del flujo de efectivo
  • Control de inventarios
  • API avanzada

Encontrarás que el software de contabilidad de QuickBooks verifica todos estos conceptos, y mucho más. Automatiza tu contabilidad hoy con Quickbooks Online Advanced.

Al encontrar software de contabilidad con una amplia variedad de herramientas, tu negocio se beneficia a de manera general. Una vez que automatizas tu sistema de contabilidad, aumenta la productividad y abre recursos para hacer frente a otros desafíos. Aunque podría parecer un pequeño cambio, automatizar la contabilidad puede tener un impacto duradero en cómo administras tu negocio.

Cómo cambiar a la contabilidad automatizada

Vista en detalle de la tableta con información de contabilidad

Cambiar de la contabilidad manual a la automatizada en un proceso, así que necesitarás planificar una fase de transición. Para hacer el cambio lo más ligero posible, estos son algunos pasos clave que puedes seguir:

  1. Encuentra el software de contabilidad adecuado para las necesidades de tu negocio
  2. Planifica una fecha en la que empezarás a hacer la transición y notifica a los miembros del equipo que se verán afectados por el cambio, el CFO, tu contador y los departamentos de finanzas principalmente
  3. Dale acceso a tu equipo a recursos que les ayudarán a aprender sobre el nuevo sistema y programar la capacitación para cualquiera que la necesite
  4. Decide si quieres migrar toda tu información financiera o empezar de cero el nuevo período de contabilidad
  5. Configura tu software personalizando tus preferencias, creando plantillas de factura y conectándote a otros programas, tu cuenta bancaria, etc.

Tener bien ubicados los fundamentos correctos es la manera más fácil de asegurarte de aprovechar al máximo la automatización de la contabilidad y ahorrarte muchos dolores de cabeza. Las grandes, medianas y pequeñas empresas se pueden beneficiar por igual del software de contabilidad que se ha adaptado para satisfacer sus necesidades particulares.

Prepárate para hacer la transición

La automatización de contabilidad es una herramienta tan potente que se utiliza tanto en la profesión de contabilidad como por las empresas. Haz el cambio de la contabilidad manual a la automatizada para erradicar esos desafíos de pérdida de tiempo de los procesos de contabilidad obsoletos y ayuda a tu negocio a crecer. Desarrollado por Intuit, el software contable QuickBooks es un programa sofisticado que faculta a tu negocio para operar de manera más eficiente, obtener una mejor comprensión de tu posición financiera, maximizar el ahorro de impuestos y planificar para el futuro.

Preguntas frecuentes: Contabilidad automatizada

¿Cómo afectará la automatización a la contabilidad?

La automatización simplificará las operaciones de contabilidad y finanzas diarias. La automatización puede ayudar a mejorar la calidad de la gobernanza, reducir el riesgo, proporcionar más ideas y mejorar las proyecciones de negocio.

¿Qué es un sistema de contabilidad automatizado?

Un sistema de contabilidad automatizado permite la recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos financieros que los profesionales de negocios pueden utilizar para tomar decisiones clave.

¿Qué roles de contabilidad se verán afectados por la automatización?

Los empleos de nivel principiante pueden encontrar que gran parte de su trabajo es automatizado, lo que puede cambiar las formas en que los nuevos contadores adquieren experiencia y capacitación en el campo.


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