Por qué los propietarios de pequeñas empresas no deberían usar Excel como una hoja de cálculo de contabilidad

La última década ha sido difícil para las hojas de cálculo de los negocios.

Primero, los Juegos Olímpicos de Londres vendieron accidentalmente 20,000 boletos para un evento de natación que solo podía acomodar a 10,000. Según The Telegraph, “un miembro del personal cometió un error al teclear y escribió “20,000” en una hoja de cálculo en lugar de la cifra correcta de 10,000 boletos restantes”.

Luego, JP Morgan Chase perdió más de $2 mil millones debido a un error de hoja de cálculo, que se agravó porque un solo error de cálculo fue alimentado en otros cálculos. Ouch.

Para muchas pequeñas empresas, Microsoft Excel (o Google Sheets) es la opción predeterminada para la contabilidad. Esto es especialmente cierto para los nuevos propietarios de pequeñas empresas. Ha estado en funcionamiento durante años; hay un montón de tutoriales y plantillas de Excel en línea y es fácil encontrar muestras de fórmulas de contabilidad. Lo mejor de todo, probablemente ya lo tienes. Cuando inicias tu negocio, es la hoja de cálculo de contabilidad más accesible disponible.

Sin embargo, a medida que tu negocio comienza a crecer, te darás cuenta rápidamente de que no tienes el tiempo de lidiar con el trabajo manual requerido para mantener Excel. Pronto te enfrentarás a una decisión de negocio — ¿deberías pasar tiempo y esfuerzo tratando con MS Excel y los riesgos asociados a ella? ¿O deberías transponer toda la información financiera de tu empresa en el software de contabilidad?

Si sigues a la expectativa, considera esto. Los propietarios de negocios experimentados recomiendan encarecidamente el uso de software automatizado para el seguimiento a gastos, facturación y la nómina, según una encuesta de QuickBooks de 2020. En promedio, 1 de cada 10 dicen que esperaron demasiado tiempo para automatizar estos sistemas e invirtieron en el software demasiado tarde.

En este artículo, vamos a delinear todo lo que necesitas saber sobre cómo rastrear las finanzas de tu empresa con precisión. Cubriremos los problemas principales con Excel y los riesgos de usarlo como una hoja de cálculo de contabilidad. También nos sumergiremos en los beneficios que el software de contabilidad de hoy puede ofrecer.

Los problemas con Excel como una hoja de cálculo de contabilidad

Excel es un lugar bueno para comenzar para los propietarios de pequeñas empresas. Es difícil pasar por alto el acceso a las hojas de trabajo simples y personalizables que vienen con las versiones de Excel gratuitas. Sin embargo, los propietarios pronto descubrirán una serie de problemas que pueden surgir, incluido el riesgo de fórmulas fragmentadas, datos mal colocados y archivos perdidos. Y cuanto más tiempo tengas que pasar en una hoja de cálculo, más difícil será mantener tus libros en orden, y menos tiempo tendrás para enfocarte en tu negocio.

A continuación se presentan las nueve razones por las que Excel puede ser tan problemático para los propietarios de pequeñas empresas.

1. No es generalmente aceptado en el mundo de los negocios

Aunque Excel puede trabajar para tu pequeño negocio, generalmente no es aceptado por el mundo de negocios en su conjunto. Es posible que los inversores ni siquiera consideren la posibilidad de que lo utilices. También lo hará tu contador o contable.

Excel puede ser útil para los analistas de datos que procesan números y ejecutan tablas dinámicas. Pero los propietarios de empresas preocupados por cosas como el registro de transacciones de negocios en el libro mayor y la compilación de estados financieros como los estados contables, estados de ingresos y de flujo de efectivo eventualmente se tropiezan con problemas al usar el software.

2. La visualización es difícil

Como se mencionó en el párrafo anterior, el formato de Excel es útil para grandes cantidades de información. Pero no es muy útil cuando se trata de interpretar los datos. De hecho, Excel se basa en herramientas de visualización como las tablas y los gráficos para interpretar los datos.

Esto podría ser útil en algunos campos, pero no en la contabilidad comercial. Imagina que eres una empresa con ingresos de $1 millón. Tratar de rastrear las transacciones dentro de categorías como las cuentas por cobrar o por pagar podría ser desafiante, especialmente con filas y filas de datos. No puedes expandir o colapsar una tabla de Excel como puedes hacerlo con el software de contabilidad.

3. Falta de datos históricos

Otro problema con las hojas de cálculo de contabilidad de Excel es que no almacenan los datos históricos muy bien. Microsoft no diseñó estas hojas de cálculo para contener años de información. Las empresas a menudo pierden datos históricos, lo que puede hacer que sea difícil identificar las tendencias financieras. Ser capaz de identificar las tendencias financieras ayuda a las empresas a hacer predicciones y manejar su presupuesto.

Por ejemplo, ¿tienes una afluencia de ventas en diciembre? Si es así, es posible que necesites contratar a trabajadores temporales o aumentar tu oferta. No ser capaz de identificar las tendencias podría hacer que pierdas oportunidades o dinero.

No solo es esto frustrante, sino que podría causar complicaciones legales también. Imagina que estás convocado para una auditoría del IRS solo para darte cuenta de que la plantilla de hoja de cálculo de tu empresa ya no tiene la información del año en cuestión. Ese es un gran problema.

4. Ingreso manual de datos

El costo de una herramienta como Excel no tiene nada que ver con el precio de la etiqueta. Se relaciona con cuánto tiempo se requiere para manejar el programa. Esas horas son difíciles de cuantificar pero cruciales para tu cordura.

Desafortunadamente, Excel exige muchas horas de trabajo. Tendrás que ingresar a mano cada gasto comercial. Si practicas la contabilidad de doble entrada, como lo demandan los Principios de contabilidad generalmente aceptados, necesitarás ingresar cada transacción dos veces. Eso es el doble de ingreso de datos manual.

Esto significa que todo, desde los informes de gastos hasta el diagrama de cuentas, requiere el ingreso manual. Esto no solo esto toma tiempo, sino que también aumenta el riesgo de error. ¿Cuánto cuesta esto a las pequeñas empresas?

Digamos que tienes un empleado que trabaja a tiempo parcial completando el trabajo financiero. Debido a que el empleado tiene que ingresar manualmente la información en Excel, trabaja 20 horas por semana. Hipotéticamente, el empleado gana $20 por hora y trabaja durante 50 semanas del año.

En este caso, estás dedicando $20,000 estrictamente a ingresar la información de contabilidad. Este no solo es un costo elevado, sino que tampoco tiene en cuenta los costos de oportunidad perdida que provienen de no poder dedicar ese tiempo a ventas, marketing o contratación.

Con mejores herramientas, la cantidad de horas invertidas en la contabilidad disminuye, y el costo del valor del tiempo baja en consecuencia.

5. Sin integración

Al igual que el hecho de que Excel requiere mucho de trabajo manual es el hecho de que no se integra bien con tus otras aplicaciones financieras, como las tarjetas de crédito y las cuentas bancarias.

Tu tarjeta de crédito y las empresas bancarias pueden permitirte descargar tus declaraciones en un formato de hoja de cálculo, pero aun así tendrás que importar y organizar todos estos datos en tu actual hoja de cálculo de contabilidad. De nuevo, esto toma mucho tiempo y te expone al riesgo.

Si cometes un error al ingresar información, localizarlo podría tomarte horas o días. Importar tus transacciones a tu software de contabilidad reduce automáticamente la probabilidad de que esto ocurra.

6. Las hojas de cálculo no pueden predecir con precisión el flujo de efectivo

El 82% de las empresas fracasan debido a la mala gestión del flujo de efectivo . No es que estas empresas no estén generando ingresos, es que se hace cada vez más difícil predecir y planear un presupuesto, a medida que la empresa crece. Desafortunadamente, Excel no tiene herramientas de proyección para las pequeñas empresas.

Toma la empresa de Michael LeungSleepyPod, por ejemplo. SleepyPod es una empresa que fabrica transportadores de mascotas. Cuando Leung inició la empresa, era fácil predecir cuánto dinero tendría la empresa unos meses después.

Pero a medida que SleepyPod crecía, se saturaba cada vez más de trabajo. Estaba vendiendo a diferentes minoristas a precios distintos, hacía envíos internacionales y gestionaba una empresa en crecimiento.

Esto hizo el flujo de efectivo más complejo, lo que dificultó tomar decisiones significativas sobre el negocio. Cuando Leung comenzó a usar Quickbooks, podía ver fácilmente todo lo que se le debía a la empresa y todo lo que la empresa debía. Nada quedó fuera.

7. Terminarás teniendo varias hojas de cálculo en conflicto.

Uno de los problemas más graves de Excel generalmente no es notorio hasta que es demasiado tarde: hojas de cálculo inconsistentes.

Esto sucede todo el tiempo. Debido a que Excel no es un centro para toda tu contabilidad, presupuestación y necesidades de inventario, necesitas agregar y cambiar datos en varios lugares en forma manual.

Las empresas de todos los tamaños enfrentan este problema. Pero cuanto más grande es una empresa, más probable es que lo encuentren. Según Ventana Research, alrededor del 44% de las grandes empresas se enfrentan con hojas de cálculo inconsistentes.

El problema verdadero con los números no contabilizados es que es difícil averiguar por qué no lo están. Aunque es posible reconciliar dos hojas de cálculo, si se cometió un error hace unos meses, es difícil saber cuál es correcta y cuál no.

8. Mezcla de pequeños errores

Los errores de la hoja de cálculo tienden a tener un efecto cascada.

Si incluso una celda en tu hoja de cálculo está mal, puede tener enormes repercusiones. Deshabilita una entrada con un dígito incorrecto, o coloca mal la coma o el punto decimal, y tu hoja de cálculo usará eso para hacer más cálculos incorrectos.

En 2003, un pequeño error de hoja de cálculo costó el generador de energía canadiense TransAlta $24 millones de dólares. Según el periódico “The Register”, “el director ejecutivo SteveSnyder dijo que el snafu era “literalmente un error de cortar y pegar en una hoja de cálculo de Excel”.

Tal vez tu no perderás $24 millones, pero el error humano cuesta siempre a las empresas ingresos reales. El riesgo de subestimar tus gastos mensuales de inventario o surtir un inventario en exceso puede crear enormes problemas para las pequeñas empresas.

9. Las hojas de cálculo no se escalan

Excel podría trabajar cuando inicias tu negocio. Pero a medida que tu empresa crece, las cosas cambian: podrías cambiar tus precios, aumentar la financiación, lanzar algunos productos nuevos o contratar a unas cuantas personas. Antes de que te des cuenta, tu hoja de cálculo no puede mantener al día las finanzas de tu negocio.

Hay muchos desafíos de negocio que no puedes controlar. Este no es uno de ellos.

¿Por qué cambiar al software moderno?

Si has decidido renunciar a la plantilla de contabilidad anticuada conocida como hoja de cálculo, querrás considerar cambiar al software de contabilidad. Quickbooks, por ejemplo, es un software todo en uno que te permite tomar el control de las finanzas de tu negocio. No solo obtendrás acceso a cosas como las plantillas de factura, las plantillas de balance y las declaraciones de ingresos, también puedes:

• Gestionar los ingresos
• Gestionar las ventas
• Rastrear las facturas y los gastos
• Pronosticar y proyectar ganancias futuras
• Ejecutar el cálculo de la nómina
• Gestionar los pagos de impuestos
• Rastrear el inventario
• Aceptar pagos en línea de los proveedores y los clientes
• Escanear los recibos de los gastos

El software de contabilidad puede costar un poco más que las versiones gratuitas de OpenOffice de Excel, pero es una inversión que vale la pena hacer. El software de contabilidad puede ahorrarte tiempo y dinero. La pequeña cantidad que pagarás por el software no es nada en comparación con lo que te ahorrarás en salarios y oportunidades perdidas.

Lleva las finanzas de tu negocio al siguiente nivel

Si usas Excel como tu hoja de cálculo de contabilidad, probablemente ya te has cansado y frustrado con tu sistema de contabilidad Gracias al software de contabilidad confiable de hoy, las finanzas de los negocios ya no tienen que ser desafiantes.

El software de contabilidad te permite apropiarte de las finanzas de tu empresa y usarlas para tu ventaja. No solo el proceso es más simplificado, también obtendrás acceso en tiempo real a los datos que te permiten predecir y proyectar hacia dónde se dirige tu empresa. Usar el software de contabilidad en lugar de las hojas de cálculo revolucionará la forma en que miras tu información financiera.