¿Por qué querrías una dirección comercial?
Todo negocio tiene que comenzar en algún lugar, y en algunos casos eso significa comenzar desde casa. Si bien trabajar desde casa te ahorrará el costo de alquilar un espacio comercial, debes tener en cuenta algunos aspectos importantes, como la privacidad, la zonificación, la imagen profesional y la responsabilidad civil.
Veamos por qué es posible que quieras una dirección comercial.
La privacidad
Si usas tu dirección personal como dirección comercial, eso significa que debes proporcionar la dirección de tu casa a cada cliente o proveedor que necesite la información de contacto de tu empresa. Es posible que debas usar dicha dirección en tu sitio web o incluso en tus tarjetas de presentación.
Aunque algunos negocios en casa optan por no publicar una dirección en línea, generalmente debes proporcionar una dirección para registrar tu empresa. Desafortunadamente, usar tu dirección personal puede comprometer la seguridad y la privacidad de tu familia. Cualquiera puede encontrar fácilmente dónde se encuentra tu casa con Google y Bing Maps, y lo último que quieres es que un cliente o proveedor descontento llame a tu puerta.
Normas del contrato de arrendamiento y la asociación de propietarios
Muchos complejos de apartamentos y condominios restringen tu capacidad para operar un negocio desde tu casa. Si vives en un condominio, revisa los acuerdos, códigos y restricciones que te proporciona la asociación de propietarios (HOA, por sus siglas en inglés). Si alquilas, revisa las condiciones de tu contrato de arrendamiento.
El hecho de que haya una restricción no significa necesariamente que no puedas hacer nada. Si tu pequeña empresa es discreta y no molesta a otros residentes (como es el caso de la mayoría de las empresas de servicios profesionales), es posible que puedas explicar la situación al propietario o a la asociación de propietarios y recibir una exención.
Restricciones de zonificación
Las leyes locales de zonificación y las ordenanzas que regulan los negocios en casa también pueden restringir tu capacidad para realizar actividades comerciales desde tu casa. Esto generalmente se debe a las leyes de zonificación que buscan mantener el carácter residencial de un vecindario. Comunícate con tu municipalidad y pregunta si hay algún código que te impida usar la oficina de tu casa para operaciones comerciales.
Algunas juntas de zonificación restringen el derecho de los propietarios de negocios en casa a construir estructuras separadas e imponen límites al número de empleados que puedes tener. Ten en cuenta que algunos reglamentos no te permiten contratar empleados que trabajen desde tu casa. También puede haber restricciones en el porcentaje de tu casa que puedes usar exclusivamente para el negocio.
Además, es posible que no puedas mostrar carteles publicitarios, y algunas comunidades tienen restricciones de estacionamiento y tráfico que pueden restringir el acceso a tu negocio. Incluso el ruido puede estar sujeto a las leyes de zonificación.
La responsabilidad civil
Aunque no hay reglas que lo prohíban, las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y las sociedades anónimas S o C deben pensarlo bien antes de usar una dirección personal para su pequeña empresa.
Uno de los principales beneficios de este tipo de empresas es la responsabilidad limitada por las deudas y actividades comerciales. Sin embargo, esta protección solo se aplica si mantienes separadas tus actividades comerciales y personales. Usar una dirección personal para una empresa podría “perforar el velo corporativo”, lo que te haría personalmente responsable de las deudas y obligaciones comerciales.
Si tienes una LLC y ya no quieres usar tu dirección personal para hacer negocios, hay varias maneras de obtener una dirección comercial fácilmente.
- El Servicio Postal de los Estados Unidos tiene apartados postales de distintos tamaños para empresas. Solo asegúrate de pedir una dirección real en lugar de una dirección de apartado postal.
- Puedes pagarle a alguien para recibir correo en su oficina.
- Puedes elegir un servicio de recepción de correo para empacar, enviar y rastrear paquetes.
- En lugar de los apartados de correo de USPS, puedes usar los buzones de UPS. Ofrecen acceso las 24 horas, los 7 días de la semana, e incluso retienen o reenvían tu correo.
Reputación profesional
Cada vez más clientes aceptan emprendedores y consultores que no tienen una dirección comercial única. Sin embargo, a menos que tengas una dirección comercial profesional, no querrás incluir una dirección de contacto en el sitio web de tu empresa por razones de seguridad.
Al mismo tiempo, muchos empresarios que trabajan desde casa corren el riesgo de perder ventas al hacer que la gente busque su información de contacto o al no proporcionarla en absoluto. Cada página de tu sitio web debe mostrar el nombre de tu empresa, una dirección real, un número de teléfono y un correo electrónico.
Esto se debe a que los visitantes llegarán a tu sitio a través de los motores de búsqueda, y quieres que Google encuentre tu dirección física con facilidad. Al tener una dirección física en cada página de tu sitio, Google puede enviar mejor tráfico a tu sitio web y a tu empresa cuando tus clientes potenciales realizan una búsqueda local.
Enviar facturas, contratos o descripciones de trabajos con tu dirección personal también puede hacer que los clientes cuestionen tu profesionalidad. Si los clientes ven que operas desde casa, pueden dudar que tu empresa sea una empresa establecida con visión de largo plazo.
Agentes registrados
Muchos empresarios que decidieron usar su dirección personal o no quieren usar un servicio de correo, pero quieren preservar su privacidad, optan por los servicios de agentes registrados. Un agente registrado puede recibir documentos legales, como una citación judicial, demandas o una citación, es decir, documentos que quizás no quieras que te entreguen en tu casa. Todos los estados requieren que el agente registrado de una empresa tenga una dirección postal física en el estado donde esta se encuentra registrada. Un apartado postal no se considera una dirección postal física.
¿Qué tal un apartado postal?
Un apartado postal del Servicio Postal de los Estados Unidos te ayuda a mantener la confidencialidad de los documentos importantes y la privacidad de tu domicilio. No tendrás que preocuparte por recibir paquetes y correo cuando no estés en casa, y un apartado postal también te permite separar todo tu correo comercial del personal.
Para encontrar un apartado postal cerca de ti, simplemente ve a la página de inicio de USPS y busca la pestaña "Reservar un nuevo apartado postal". Luego puedes buscar por código postal o dirección para encontrar la ubicación más cercana. Puedes reservar un apartado postal del Servicio Postal de los Estados Unidos (USPS) con tu cuenta en línea o abrir una nueva cuenta en usps.com/poboxes. Una vez que encuentres un buzón que se adapte a tus necesidades y lo reserves, imprime la solicitud de apartado postal: PS Form 1093. Luego llévala a tu oficina de correos con documentos de identidad con foto.
Después de completar la solicitud de apartado postal, enviarla en la oficina de correos y pagar la tarifa de alquiler con tarjeta de crédito, obtendrás un número de buzón y dos llaves o una combinación para tu buzón. Si el USPS no proporciona servicios de correo a tu hogar, es posible que te den un apartado postal gratuito. Consulta con tu oficina de correos local para ver si eres elegible.
Un apartado postal es económico y te permite cambiar de dirección si cancelas. Además de lo anterior, con una dirección postal de USPS obtienes notificaciones por paquetes, acceso las 24 horas y comprobación de correo por texto o llamada. Si recibes un paquete demasiado grande para caber en tu buzón, te envían un aviso para que lo recojas en el mostrador durante el horario de atención habitual.
Si decides buscar un apartado postal para tu negocio, hay un par de cosas que debes tener en cuenta. Si tienes una LLC o una sociedad anónima, no puedes colocar un apartado postal como dirección física en tu licencia comercial. Así que asegúrate de pedir una dirección real en lugar de un apartado postal. Para fines de registro, una dirección comercial debe ser una dirección legalmente válida, es decir, una dirección física o una dirección virtual.
Además, la mayoría de las oficinas de USPS no firman para recibir paquetes de UPS o FedEx. Sin embargo, si tu apartado postal es elegible para los servicios premium, la oficina de correos puede guardar paquetes de cualquier remitente.
Y si prefieres no hacer largas colas en la oficina de correos, puedes configurar la suscripción de tu apartado postal con renovación automática y pagarlo en línea con una tarjeta de crédito o débito. Simplemente, inicia sesión en tu cuenta y ve a Administrar apartado postal.
Algo más a tener en cuenta es que si ya tienes un apartado postal para tu correo personal, puedes cambiar a una cuenta comercial en línea. Sin embargo, si tienes una cuenta comercial, no puedes cambiar a una personal. Tendrás que solicitar un nuevo apartado postal personal.
Además de la comodidad de un apartado postal, hay una serie de otros servicios que puedes obtener para tu negocio, como el servicio de llamadas. Esto es para empresas que tienen más de cinco apartados postales o reciben más correo del que cabe en el buzón más grande. Te llegará una notificación para que recojas tu correo durante el horario de atención si tus paquetes no entran en tus buzones.
Otro servicio es el de reserva. Está diseñado para los empresarios que envían muchos correos promocionales. Este servicio te ayuda a distinguir entre el correo promocional y el comercial estándar.
Un apartado postal es una buena opción para muchos propietarios de pequeñas empresas que no quieren usar su domicilio como dirección comercial. Tu correo está seguro, puedes acceder a él durante el horario de atención de USPS, hay una variedad de tamaños de buzones para elegir y los períodos de alquiler tienen un precio justo.
Por lo tanto, piensa en los beneficios y las limitaciones de tener un apartado postal para decidir si es la mejor opción para tu negocio.
Manos a la obra
Aunque usar tu dirección personal puede servirte muy bien, el contratista independiente de tu futuro puede decidir lo contrario. Ninguna opción es la mejor para todos y debes sopesar cuidadosamente las alternativas antes de decidir.
Una dirección comercial virtual puede proporcionar la seguridad y la privacidad que necesitas para que no tengas que preocuparte de que los proveedores o los clientes se presenten en tu casa sin previo aviso. Obtener un apartado postal con una dirección real también funciona, y vienen en una variedad de tamaños y los costos de alquiler son razonables.
Si quieres que tu negocio se vea profesional, una dirección comercial real te dará más credibilidad y protegerá tu privacidad y tu información personal. Y podrás seguir disfrutando de la libertad que conlleva trabajar desde casa.
