Cómo calcular y registrar el costo de los bienes vendidos (COGS)

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Operar una empresa requiere mucha matemática. Pero para calcular adecuadamente tus ganancias y gastos, necesitas comprender cómo fluye el dinero a través de tu negocio. Si tu empresa tiene inventario, es fundamental comprender el costo de los bienes vendidos.

¿Cuál es el costo de los bienes vendidos?

El costo de los bienes vendidos (COGS, por sus siglas en inglés) se refiere a cuánto cuesta producir artículo o servicio vendido por una empresa.

Conocer el costo de los bienes vendidos puede ayudarte a calcular las ganancias de tu negocio. El COGS también puede ser orientativo para definir el precio adecuado de un artículo o servicio. Comprender este término puede ayudarte a administrar mejor tu inventario, los impuestos y el negocio.

¿El costo de los bienes vendidos es igual al costo de las ventas?

Sí, el costo de los bienes vendidos y el costo de las ventas se refieren al mismo cálculo. Ambos determinan cuánto gastó una empresa para producir los bienes o servicios que vendió.

¿Qué se incluye en el costo de los bienes vendidos?

El costo de los bienes vendidos puede incluir:

• Los materiales usados para crear un producto o prestar un servicio.
• La mano de obra necesaria para fabricar un producto o prestar un servicio.
• Los costes generales directamente relacionados con la producción (por ejemplo, el costo de la electricidad para operar una línea de montaje).

El costo de los bienes vendidos excluye:

• Los gastos indirectos (por ejemplo, distribución o marketing).
• Los costos generales asociados con el funcionamiento general del negocio.
• El costo de crear inventario o servicios no vendidos.

La fórmula del costo de los bienes vendidos

Inventario al comienzo del período + Inventario comprado durante el período – Inventario restante al final del período = COGS

Por lo general, el cálculo del COGS te ayuda a determinar cuánto debes en impuestos al final del ejercicio, generalmente 12 meses. Al restar el costo anual de los bienes vendidos de los ingresos anuales, puedes determinar tus ganancias anuales. El COGS también puede ayudarte a determinar el valor de tu inventario para calcular los activos comerciales.

Existen otros factores que considerar para el cálculo del costo de inventario que pueden influir en tu COGS general. El IRS se refiere a estos métodos como “primero en entrar, primero en salir” (FIFO), “último en entrar, primero en salir” (LIFO) y el costo promedio.

¿Por qué es importante hacer un seguimiento de los costos?

El seguimiento de los costos es esencial para calcular correctamente el margen de ganancia de un artículo. El margen de ganancia es el porcentaje de ganancia que conservas de cada venta. Comprender tus márgenes de ganancia puede ayudarte a determinar si tus productos tienen un precio adecuado y si tu empresa está ganando dinero.

Además, un seguimiento minucioso de los costos de tu inventario te ayuda a calcular el valor real o el valor total en dólares del inventario que tienes en stock. En la mayoría de los casos, tu inventario es tu mayor activo comercial. Comprender la valoración de tu inventario te ayuda a calcular el costo de los bienes vendidos y la rentabilidad de tu negocio. 

Cuando llegue la temporada fiscal, puedes incluir el costo de comprar inventario en tu declaración de impuestos, lo que podría reducir los ingresos imponibles de tu empresa. Conocer tus costos iniciales y mantener costos precisos de los productos puede ahorrarte dinero.

Métodos para calcular los costos de inventario

El IRS exige que las empresas que producen, compran o venden mercadería para obtener ingresos calculen el costo de su inventario. Según el tamaño de la empresa, el tipo de licencia comercial y la valoración del inventario, el IRS puede exigir que se use un método específico para calcular el costo del inventario. Sin embargo, una vez que una empresa elige un método de cálculo de costos, debe seguir usándolo año tras año. La regularidad ayuda a las empresas a cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA).

El IRS explica los métodos de cálculo de costos en la Publicación 538. Si un artículo tiene un costo fácil de identificar, la empresa puede usar el método del costo promedio. Sin embargo, es posible que el costo de algunos artículos no sea fácil de identificar o esté demasiado entremezclado, como al fabricar lotes de artículos a granel. En estos casos, el IRS recomienda los métodos FIFO o LIFO.

Primero en entrar, primero en salir (FIFO)

El método de cálculo de costos FIFO asume dos cosas:

• Los artículos que se compraron o produjeron primero fueron también los primeros en venderse.
• Los artículos del inventario al final del ejercicio se emparejan con los costos de los artículos relacionados recientemente comprados o producidos.

El precio de los artículos a menudo fluctúa con el tiempo debido al valor de mercado o la disponibilidad. La inflación hace que los precios aumenten con el tiempo. La deflación hace que los precios disminuyan con el tiempo. Dependiendo de cómo esos precios afectan a la empresa, se puede elegir el método de cálculo de costos de inventario que mejor se adapte a sus necesidades.

Durante la inflación, el método FIFO asume que los productos menos costosos de una empresa se venden primero. A medida que los precios aumentan, los ingresos netos de la empresa también pueden aumentar. Este proceso puede resultar en un menor costo de los bienes vendidos en comparación con el método LIFO. Sin embargo, durante la deflación de precios, puede ocurrir lo contrario.

Por ejemplo, un joyero hace 10 anillos de oro en un mes. Cuando comenzó la producción, el costo de fabricar anillos de oro era de $100. Debido a la inflación, el costo de fabricar anillos aumentó antes de que terminara la producción. Al final de la producción, fabricar cada anillo de oro cuesta $150. Si usa FIFO, el joyero registraría el COGS en $100, independientemente del incremento al final del ciclo de producción. Luego de vender esos 10 anillos, comienza otra ronda de producción y el costo se restablece.

Último en entrar, primero en salir (LIFO)

El método de cálculo de costos LIFO asume dos cosas:

• Los artículos comprados o producidos al final son los primeros en venderse.
•  Los artículos del inventario de cierre se consideran parte del inventario de apertura del mismo año. Los artículos se consideran vendidos en orden de adquisición. Eso incluye los artículos en tu inventario al comienzo del año y los adquiridos durante el año.

El método LIFO tendrá el efecto contrario al FIFO durante la inflación. Los artículos fabricados al final cuestan más que los primeros porque la inflación hace que los precios aumenten con el tiempo. El método LIFO asume que los artículos de mayor costo (los fabricados al final) se venden primero. Por lo tanto, el costo de los bienes vendidos será mayor porque cuesta más fabricarlos. El método LIFO también supone un menor margen de ganancia en los artículos vendidos y un menor valor neto de realización de los inventarios. Durante la deflación, puede ocurrir lo contrario.

Digamos que el mismo joyero hace 10 anillos de oro en un mes y estima el costo de los bienes vendidos usando LIFO. El costo al comienzo de la producción fue de $100, pero la inflación hizo que el precio aumentara durante el próximo mes. Al final de la producción, fabricar cada anillo de oro cuesta $150. Si usa LIFO, el joyero registraría un COGS de $150, independientemente del precio al comienzo de la producción. Usando este método, el joyero declararía ingresos netos deflactados y un saldo final más bajo en el inventario.

El IRS señala que el método LIFO tiene reglas complejas y exige que se complete el formulario 970. Solo debes presentar este formulario con tus impuestos anuales el primer año que uses el cálculo de costos LIFO. Dos reglas LIFO destacadas en la Publicación 538 del IRS son el “método del valor en dólares” y el “método simplificado del valor en dólares”.

• El método del valor en dólares agrupa los bienes y productos en uno o más grupos o categorías de artículos.
• El método simplificado del valor en dólares usa un sistema de agrupación similar, pero aplica índices de precios gubernamentales para determinar la variación anual del precio.

Método de costo promedio

Para determinar el costo promedio de un artículo, usa la siguiente fórmula:

Costo promedio por unidad = Costo total de los bienes comprados o producidos en el período / Número de artículos comprados o producidos en el período

En otras palabras, divide el costo total de los bienes comprados en un año por el número total de artículos comprados en el mismo año.

El método del costo promedio, o promedio ponderado, no tiene en cuenta la inflación ni la deflación de los precios. En cambio, se usa el precio promedio de los artículos almacenados para valorar los artículos vendidos, independientemente de la fecha de compra. De esta manera, es menos probable que los artículos se vean afectados por aumentos de precios o costos extremos. El método del costo promedio estabiliza el costo del artículo durante el año.

Veamos este método en acción usando el mismo ejemplo del joyero: hacer 10 anillos de oro cuesta $100 al comienzo de la producción. Al final de la producción, los anillos cuestan $150 debido a la inflación de los precios. Vamos a asumir que cinco anillos se hicieron al costo de $100 y cinco a $150. Una vez que se venden todos los anillos, el joyero puede calcular el costo promedio. Divide $1250 (el costo total de hacer todos los anillos) por 10 (el total de anillos vendidos). El joyero reportaría un COGS de $125.

Ejemplos de costo de los bienes vendidos

Al calcular el COGS, el primer paso es determinar el costo inicial y el costo final del inventario para el ejercicio. Aquí hay un ejemplo.

Twitty’s Books comenzó el año fiscal 2018 con un inventario vendible de $330 000. A finales de 2018, Twitty’s Books tenía un inventario vendible de $440 000. A lo largo de 2018, la empresa compró $950 000 en inventario.

Supongamos que la librería está usando el método de costo promedio al determinar el costo inicial y final de su inventario. Así se ve el cálculo del COGS:

($330 000) + ($950 000) – ($440,000) = costo de los bienes vendidos de $840 000

Twitty’s Books anotaría esta cantidad en su estado de resultados de 2018.

Costo de los bienes vendidos en una empresa de servicios

Algunas empresas de servicios pueden registrar el costo de los bienes vendidos en relación con sus servicios. Pero otras que se conocen como empresas de servicios puros no registran COGS en absoluto. La diferencia es que algunas empresas de servicios no tienen bienes para vender, ni tienen inventario.

Ejemplos de empresas de servicios que sí tienen inventario:

• Construcción
• Plomería y electricidad
• Reparaciones e instalaciones
• Minería y manufactura
• Transporte y alojamiento

Por ejemplo, un plomero ofrece servicios de plomería, pero también puede tener inventario disponible para vender, como piezas de repuesto o tuberías. Para calcular el COGS, el plomero tiene que combinar el costo de la mano de obra y el costo de cada pieza involucrada en el servicio.

O imagina un pequeño hotel. Su servicio principal no requiere la venta de bienes, pero aun así la empresa puede vender productos, como bocadillos, artículos de tocador o recuerdos.

Ejemplos de empresas de servicios que no tienen inventario:

• Firmas contables
• Estudios de abogados
• Doctores
• Bailarines
• Tasadores o empresas inmobiliarias
• Asesores empresariales

El costo de los bienes vendidos en un estado de resultados

Debes registrar el costo de los bienes vendidos como un gasto comercial en tu estado de resultados. Registra cualquier inventario vendido en el COGS. En la mayoría de los estados de resultados, el costo de los bienes vendidos figura debajo de los ingresos por ventas y antes de las ganancias brutas. Puedes determinar el ingreso neto restando los gastos (incluido el COGS) de los ingresos.

Sin embargo, algunas empresas con inventario pueden usar un estado de resultados de varios pasos. El COGS aparece en el mismo lugar, pero el ingreso neto se calcula de otra manera. En el caso de los estados de resultados de varios pasos, se resta el costo de los bienes vendidos de las ventas. El resultado son las ganancias brutas. Luego puedes deducir otros gastos de las ganancias brutas para determinar el ingreso neto de tu empresa.

¿El costo de los bienes vendidos es un gasto?

Sí, debes registrar el costo de los bienes vendidos como un gasto. El COGS se considera un costo de funcionamiento del negocio. Para crear inventario, tienes que gastar dinero. Eso puede incluir el costo de las materias primas, del tiempo y la mano de obra y el costo de funcionamiento del equipo. La venta del artículo genera ganancias, pero una parte de esas ganancias se perdió debido al costo de fabricar el artículo.

Por lo general, el COGS se puede usar para determinar el resultado final o las ganancias brutas de una empresa. Si el costo de los bienes vendidos es alto, el ingreso neto puede ser bajo. Durante la temporada fiscal, un COGS alto mostraría un aumento en los gastos de una empresa, lo que resultaría en menores impuestos sobre la renta.

Ejemplo de cómo registrar el costo de los bienes vendidos en un libro contable

Debes registrar el costo de los bienes vendidos como un débito en tu libro contable. Luego acreditas la misma cantidad en tu cuenta de inventario.

Por ejemplo, un spa local fabrica un bálsamo labial artesanal. Un lote rinde aproximadamente 500 bálsamos labiales. Cuesta $2 hacer un bálsamo labial. Para determinar el costo de los bienes vendidos, multiplica $2 por 500. El costo total de los bienes vendidos del spa por un lote es de $1000. 

Independientemente de cómo se registre el COGS, conserva las anotaciones de cómo lo calculaste. Como la mayoría de los gastos comerciales, los registros pueden ayudarte a demostrar que tus cálculos son precisos en caso de una auditoría. Además, tu contador apreciará que tengas registros detallados cuando llegue la temporada fiscal.

En la contabilidad, las cuentas de débito y crédito siempre deben compensarse. El ejemplo anterior muestra el COGS como un gasto positivo. El inventario se muestra como un crédito negativo. El inventario disminuye porque, a medida que el producto se venda, irá saliendo de tu cuenta de inventario.

El costo de los bienes vendidos y las declaraciones de impuestos de las pequeñas empresas

Todas las empresas que venden productos y algunas que prestan servicios deben registrar el costo de los bienes vendidos a efectos fiscales. El cálculo del COGS es el mismo para todas estas empresas, incluso si el método para determinar el costo (FIFO, LIFO o costo promedio) es diferente. Las empresas pueden tener que presentar los registros del COGS de manera diferente, según su licencia comercial.

Entidades que anotan el COGS en la línea 8 del formulario 1125-A:

• Sociedades C
• Sociedades S
• LLC
• Asociaciones

Entidades que anotan el COGS en la Parte 1: Ingresos y lo calculan en la Parte 3 del Anexo C:

• Empresa individual
• LLC de un solo miembro

El COGS también puede anotarse en otros formularios de impuestos para el cálculo de las ganancias brutas. Para las sociedades colectivas y las LLC de múltiples miembros, anota el COGS bajo el apartado de Ingresos del formulario 1065 (declaración de impuestos de sociedad colectiva). Las sociedades anónimas pueden anotar el COGS bajo el apartado de Ingresos en el formulario 1120. Las sociedades anónimas S pueden anotar el COGS bajo el apartado de Ingresos en el formulario 1120-S.

El valor del COGS para tu negocio

Calcular y hacer un seguimiento del COGS durante el año puede ayudarte a determinar tus ingresos, gastos y el inventario netos. Y cuando llegue la temporada fiscal, tener registros precisos del COGS puede ayudarte a ti y a tu contador a presentar tus impuestos correctamente. Determinar el costo de los bienes vendidos es solo una parte de las operaciones de tu negocio. Pero comprender el COGS puede ayudarte a entender mejor la situación financiera de tu empresa.