Cómo llenar un formulario 1099: consejos e instrucciones detalladas

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Si eres trabajador independiente, o tienes una pequeña empresa que contrata a otras personas, tu declaración de impuestos puede ser un poco diferente a la de quienes reciben los formularios W-2 comunes. 

Los propietarios de pequeñas empresas tienen que realizar una serie de tareas durante la temporada fiscal, y un paso importante es proporcionar formularios 1099 a los contratistas independientes. Antes de entender cómo llenar un formulario 1099, deberás identificar a los trabajadores que son contratistas, comprender el proceso de llenado del formulario 1099-NEC y enviar los formularios correctamente.

Si en años anteriores entregaste el formulario 1099-MISC a tus contratistas, estás en el lugar correcto. El nuevo formulario 1099-NEC ha reemplazado al 1099-MISC para declarar los pagos realizados a personas que no son sus empleadas.

Sigue leyendo para aclarar todas tus dudas sobre cómo llenar el formulario 1099 y asegurarte de que la temporada fiscal pase sin complicaciones.

¿Quién recibe un formulario 1099?

Las personas o contratistas independientes que reciben $600 o más dentro de un año calendario de una entidad contratante que no es su empleador deben recibir un formulario 1099. El IRS considera a alguien como contratista independiente si trabaja por cuenta propia o si una empresa lo contrata para que realice un trabajo sin ser un empleado. 

El IRS proporciona directrices para determinar si un trabajador en particular es un contratista independiente o un empleado. Esta es una distinción importante porque las empresas no tienen que retener los impuestos sobre la renta ni FICA (Medicare y seguro social) de los pagos de un contratista independiente.

Para tomar la decisión, los empresarios deben tomar en cuenta los siguientes tres criterios, que abordan el grado de control que tienen sobre el trabajador:

1. Control de comportamiento: ¿Su pequeña empresa tiene derecho a controlar lo que hace el trabajador y cómo realiza su trabajo?
2. Control financiero: ¿Su empresa tiene voz en los aspectos materiales del trabajo del trabajador? En otras palabras, ¿tú decides qué gastos se reembolsan o quién proporciona las herramientas y los suministros necesarios?
3. Relación contractual: ¿Existe un contrato escrito? ¿Las obligaciones contractuales incluyen beneficios como pensiones, seguros o días de vacaciones?

Los contribuyentes que trabajan como contratistas independientes pueden solicitar retenciones de impuestos, pero no todos los formularios 1099 requieren este proceso.

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Llenado de un formulario 1099: instrucciones detalladas

Una vez que hayas determinado quiénes son tus contratistas independientes y tengas la seguridad de que tus libros están en orden, puedes comenzar a completar un formulario 1099. Te guiaremos paso a paso para garantizar una tributación adecuada.

Paso 1: Comprende el formulario 1099

Las empresas deben entregar un formulario 1099-NEC a cada contratista que reciba un pago de $600 o más en un año calendario. Los contratistas independientes deben incluir todos los pagos en una declaración de impuestos, incluidos aquellos menores a $600. Ten en cuenta también que la remuneración de no empleados incluye pagos a personas y sociedades colectivas.

Varios pagos no requieren un formulario 1099-NEC, entre ellos:

• Los pagos a una sociedad anónima, incluso a una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) que se trata como una sociedad anónima C o S a efectos fiscales.
• Los viáticos pagados a los empleados.
• Los pagos de mercancías, fletes o almacenamiento.

Los pagos a través de redes de terceros, incluidos los pagos con tarjeta de crédito, se declaran en el formulario 1099-K. Por ejemplo, si un contratista independiente recibe un pago de una empresa mediante PayPal, es posible que PayPal le envíe un formulario 1099-K por esas ventas directas. La emisión del formulario 1099-K depende del número de transacciones y del monto total pagado.

Usa un software de contabilidad para llenar el formulario 1099-NEC de cada contratista y consulta con un contador público certificado (CPA) sobre los formularios 1099 que tu empresa debe proporcionar.

QuickBooks ofrece servicios de presentación electrónica del formulario 1099 con sus soluciones de Nómina y Pago de Contratistas. Las soluciones de Nómina o Pago de Contratistas de QuickBooks generan tus formularios 1099 de forma automática y los presentan electrónicamente por ti, lo que te ahorra tiempo y te ayuda a prepararte para la temporada fiscal. Puedes presentar un número ilimitado de formularios 1099, incluidos los formularios 1099-NEC y 1099-MISC2.

Paso 2: Llena un formulario 1099

Asegúrate de tener todos los documentos necesarios para cada contratista independiente que emplees. Cada contratista independiente debe haber llenado un formulario W-9 antes de prestar sus servicios. Este documento te proporciona información útil para llenar los formularios 1099.

Estas son las instrucciones sobre cómo completar un formulario 1099-NEC, línea por línea:

• Casilla 1: Remuneración a personas que no son empleados: Registra la remuneración de la persona que no es tu empleado y el 
• TIN del pagador: Pon el número de identificación fiscal (TIN) de tu empresa como TIN del pagador. 
• Información del pagador: Coloca el nombre y la dirección de tu empresa en la sección superior izquierda del formulario.
• TIN del receptor: Pon el TIN del contratista independiente.
• Nombre del receptor: Coloca el nombre del contratista independiente. 
• Dirección: Anota la dirección del contratista independiente. 
• Casilla 4: Impuesto federal sobre la renta retenido: Registra las retenciones de impuestos federales y estatales, si corresponde.

Por último, verás una sección para declarar los ingresos estatales obtenidos y el número de identificación fiscal estatal de tu empresa. El IRS no requiere esta información, pero muchas empresas la incluyen para facilitar las declaraciones de impuestos estatales del contratista.

Paso 3: Presenta el formulario 1099

Cuando presentas el formulario 1099-NEC, proporcionas copias a diferentes destinatarios:

• Presenta la copia A al IRS con el formulario 1096, que declara todos los formularios 1099 emitidos a los contratistas y el monto de los pagos.
• Envía la copia 1 al Departamento de Recaudación de tu estado.
• Entrega la copia B al receptor (el contratista).
• Guarda la copia C para tu archivo; esto registra el gasto salarial que ingresas en la declaración de impuestos de tu empresa.

El plazo para presentar los formularios 1099-NEC vence el 31 de enero. Debes entregar un formulario 1099-NEC a cada contratista y al IRS a más tardar en esa fecha. Muchas empresas sacan partido de la presentación electrónica para cumplir con la fecha límite.

También es importante verificar los requisitos estatales. Algunos estados requieren que las empresas presenten los formularios 1099 con ellos, así que consulta con tu contador si no tienes certeza.

Cómo presentar el formulario 1099 en línea

Es mucho más fácil llenar el formulario 1099 de forma electrónica, y puedes hacerlo con el sistema de Presentación electrónica de declaraciones informativas (FIRE, por sus siglas en inglés) del IRS. Antes de hacerlo, debes solicitar un código de control de transmisor (TCC, por sus siglas en inglés) y enviarlo al menos 30 días antes del vencimiento del plazo de presentación del formulario 1099. Puedes solicitarlo llenando el formulario 4419.

A partir de ahí, el IRS te alertará con tu TCC, y podrás continuar con tu cuenta FIRE.

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¿Cómo usan los contratistas el formulario 1099-NEC?

La mayoría de los contratistas y trabajadores independientes usan el Anexo C, Ganancias o pérdidas del negocio, para declarar los ingresos del trabajo por cuenta propia en sus declaraciones de impuestos personales. 

Este es el proceso para declarar los ingresos obtenidos en un formulario 1099-NEC:

• En la parte 1 del Anexo C se declaran los ingresos obtenidos por el contratista. El monto total ganado en todos los formularios 1099 se registra en la línea 1: ventas o ingresos brutos.
• La ganancia o pérdida neta del subcontratista que figura en el Anexo C se registra en el Anexo 1 del formulario 1040 como ingresos adicionales.
• Los ajustes totales a los ingresos del Anexo 1 se registran como ingresos en la línea 10a del formulario 1040.

Si se retuvieron impuestos federales sobre los ingresos en el formulario 1099, ese total también se declara en el formulario 1040.

Una forma sencilla de presentar los formularios 1099 en línea

Ahorra tiempo y dinero al presentar los formularios 1099 electrónicamente con las soluciones de Nómina o Pago de Contratistas de QuickBooks.

Ten paz mental cuando llegue la temporada fiscal

Preparar y presentar los formularios 1099 puede ser tedioso y llevar mucho tiempo. Aunque puede parecer sencillo, el proceso puede convertirse rápidamente en un dolor de cabeza si trabajas con varios contratistas.

Usa esta guía para saber cómo llenar un formulario 1099, pero si esta tarea te agobia, busca ayuda profesional. QuickBooks Nómina puede ayudarte a automatizar el proceso y ahorrarte tiempo y molestias. Contratar a un contador o preparador de impuestos también puede ayudarte a administrar el proceso.

QuickBooks Online, Nómina y Pago de Contratistas: Los servicios de movimiento de dinero son proporcionados por Intuit Payments Inc., con licencia para operar como transmisor de dinero otorgada por el Departamento de Servicios Financieros del estado de Nueva York, sujeto a los criterios de elegibilidad y aprobación del crédito y la solicitud. Para obtener más información sobre las licencias de transmisión de dinero de Intuit Payments Inc., visita https://www.intuit.com/legal/licenses/payment-licenses/.

1. Se aplican cargos adicionales.
2. Formularios 1099 ilimitados: los formularios 1099 se presentan electrónicamente solo para el año fiscal en curso y para los pagos registrados en el sistema. Excluye la enmienda.