Cómo hacer un seguimiento de las facturas vencidas: guía y modelos de cartas de recordatorio de pago

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Prácticamente, todos los propietarios de pequeñas empresas conocen la frustración que supone una factura vencida. El retraso en los pagos de los clientes son los responsables principales de la paralización de los flujos de efectivo en una pequeña empresa Cuando las facturas se pagan tarde (o no se pagan en absoluto), el flujo de caja se resiente, lo cual afecta a su capacidad para pagar a tiempo las facturas, a los proveedores y a los empleados.

Esta guía te ayudará a hacer un seguimiento de los pagos atrasados e incluye plantillas de cartas de recordatorio de pago para que puedas redactar recordatorios de pago profesionales y amistosos.

utilice los enlaces proporcionados a continuación, o siga leyendo para obtener más detalles:

• ¿Qué constituye una factura vencida?
• Cómo dar seguimiento a los pagos atrasados
• Modelos de correos electrónicos para el seguimiento de pagos

¿Qué constituye una factura vencida?

Una factura vencida se refiere a un pago que un cliente no ha realizado en la fecha de vencimiento establecida en los términos de pago de la factura.

Los retrasos en los pagos representan un riesgo para la empresa, ya que, al final del día, no puede pagar sus propias facturas si sus clientes no cumplen con las suyas. Cuando tenga que hacer frente a pagos atrasados, es importante no dejarse llevar por el pánico y mantener una actitud positiva, aunque tenga que esforzarse un poco más para cobrar.

A continuación, se presentan algunas acciones que puedes tomar si un cliente no paga a tiempo una factura:

Cómo dar seguimiento a los pagos atrasados

1. Establece de antemano un método preferido de facturación

Para agilizar los pagos, es conveniente abordar la cuestión de la factura desde el principio, antes de comenzar el trabajo. Si es demasiado tarde para hacerlo en esta ocasión, no te desanimes. Siempre hay una próxima vez.

Pero puede ser más fácil conseguir el pago si se ha determinado estos dos aspectos logísticos concretos en relación con lo que el cliente quiere y necesita en una factura:

• Quién debe recibir la factura: a veces es el propio cliente, a veces es el departamento de contabilidad, o las dos cosas. Asegúrese de conocer el procedimiento para agilizar y acelerar el pago.
• ¿Cómo quieren pagar? Ofrecer a los clientes más opciones de pago, como tarjeta de crédito, cheque electrónico o transferencia bancaria directa ACH, garantiza que no haya retrasos por un motivo fácilmente evitable.

Es una situación común en la que un cliente se acostumbra a realizar sus pagos de una forma específica y se siente incómodo cuando esa opción no está disponible. Si un cliente está acostumbrado a pagar con tarjeta de crédito y se le solicita un cheque, podría experimentar dificultades para encontrar su chequera, obtener un sello y enviar el cheque por correo. 

Si el cliente no le ha pagado a tiempo, preguntarle: "¿Prefiere pagar de otra forma?" puede ser todo lo que necesite para cobrar puntualmente en el futuro.

QuickBooks Payments simplifica y hace accesible la aceptación de una variedad de métodos de pago. Los clientes pueden elegir un método de pago que sea conveniente para ellos, incluyendo crédito o débito, transferencias bancarias ACH, Apple PayⓇ, PayPal o Venmo, y pagar instantáneamente en línea.

2. Deje claro en la factura lo que su cliente está pagando

Los clientes son más propensos a pagar a tiempo cuando la factura explica claramente lo que están pagando. Por lo tanto, es esencial asegurarse de que se incluya toda la información necesaria para el cliente.

 Esto incluye detalles como: 

• Tiempo de consulta
• Horas asignadas a tareas específicas
• Tiempo de investigación
• Números de proyectos específicos para entregas predeterminadas
• El costo de los materiales

Si aún no ha organizado sus productos o servicios, realizar este proceso es una actividad valiosa que puede mejorar la eficiencia de su negocio, desde estrategias de marketing hasta la gestión de facturación en el futuro.

También es importante verificar que las condiciones de pago y la fecha de vencimiento estén claramente visibles en el diseño de las facturas Sin condiciones de pago claras, será la palabra de uno contra la de los demás cuando una factura llegue "tarde".

Aunque es tentador establecer "pago inmediato," esto podría generar confusión entre algunos clientes. Añadir una fecha les da un objetivo concreto que cumplir. El plazo de pago más común es "30 neto", lo que significa que el destinatario debe abonar la factura dentro de los 30 días a partir de la fecha de la factura.

Sea proactivo y recuerde a los clientes sus pagos pendientes. Enviar un recordatorio sobre la fecha de vencimiento de la próxima semana les brinda un aviso oportuno y puede acelerar el proceso de pago. 

3. Establecer un proceso de seguimiento para facturas vencidas

Tener "la conversación" sobre los pagos atrasados es una gran fuente de ansiedad, especialmente cuando la puntualidad en el pago de sus propias facturas depende de los fondos asociados a esa factura pendiente

Sin embargo, como todo lo demás que hemos comentado, disponer de un sistema para hacer un seguimiento de los pagos atrasados puede contribuir a mantener la calma y seguir adelante con el resto del trabajo.

Los programas de contabilidad como QuickBooks facilitan el seguimiento de los pagos atrasados, ya que, a diferencia de los sistemas manuales como Word o Excel, puedes clasificar las facturas por nombre de cliente o fecha de vencimiento, y configurar recordatorios automáticos de facturas para los pagos atrasados. Con QuickBooks podrá controlar las facturas pendientes y hacer un seguimiento de los pagos en tiempo real.

Cómo redactar una carta de recordatorio de pago

Al redactar una carta de factura vencida, incluya los siguientes datos:

1. El número de factura
2. La fecha de emisión de la factura
3. La fecha de vencimiento de la factura
4. Las condiciones de pago de la operación
5. La cantidad que se debe, incluidos los recargos por demora
6. Instrucciones de pago
7. El número de teléfono y los datos de contacto

Esto ayudará a garantizar que su cliente tenga toda la información necesaria para pagar la factura vencida.

Para simplificar el proceso de envío de estos recordatorios, QuickBooks le permite crear mensajes automatizados que puede enviar a sus clientes. Si aún no está automatizando estos recordatorios mediante QuickBooks, comience con una plantilla de recordatorio de pago que puede ayudarle a escribir un correo electrónico de recordatorio de pago que sea amistoso y profesional.

Plantillas de correo electrónico de facturas vencidas

Día 1: La fecha de vencimiento del pago

Si no ha recibido el pago correspondiente a la fecha de vencimiento, compruebe si han recibido la factura. QuickBooks ofrece la capacidad de rastrear si su cliente ha visualizado la factura, ya que puede indicarle que quizás haya pasado por alto el correo electrónico.

En cualquiera de los dos casos, envíe un correo electrónico de cortesía para recordarle que la factura se ha perdido en la confusión. Eso puede ser suficiente para que se acuerden de enviarla. O quizá respondan: "El cheque está en el correo", en cuyo caso sabrás que la cantidad adeudada está por llegar.

Para tu comodidad, aquí hay algunos modelos de correos electrónicos recordatorios de facturas que puedes utilizar en tu primer correo electrónico para tus clientes. No olvide personalizarlos de acuerdo a las necesidades de su empresa y adaptarlos al tono de su relación con los clientes. Son una guía para ayudarte a empezar.

Plantilla de correo electrónico de recordatorio de pago

Asunto: [Nombre de su empresa]: Seguimiento de la factura #XXXXX por [Producto/Servicio].

Asunto:

Hola, [Nombre del cliente]:

Espero que todo esté bien. Este correo electrónico es un recordatorio amistoso de que su pago de la factura #XXXXX, que se envió el [fecha de envío], vence el [fecha de vencimiento].

Queremos aprovechar esta oportunidad para ver si ha tenido la oportunidad de revisar la factura y confirmar que todo está bien y en vías de pago para el [fecha de vencimiento]. adjuntamos la factura para que la revise.

Si tiene alguna pregunta o duda, no dude en comunicármelo.

Gracias,

[Tu nombre]

[Nombre de tu empresa]

Plantilla de correo electrónico de factura vencida

Asunto: [Nombre de su empresa]: La factura #XXXXX de [Producto/Servicio] vence hoy

Asunto:

Hola, [Nombre del cliente]:

Espero que se encuentre bien.

Este mensaje tiene como finalidad notificarle que la factura #XXXXX, con un monto de [cantidad de la factura], enviada el [fecha de envío], vence hoy.

Aún no hemos recibido el pago de esta factura, por lo que le solicitamos confirmar la fecha estimada de pago. En caso de que el pago no se realice antes del [fecha de recargo por demora], se aplicará un recargo por demora.

Si tiene alguna duda sobre esta factura, le rogamos que nos lo comunique y se la aclararemos con mucho gusto.

Gracias,

[Tu nombre]

[Nombre de tu empresa]

Día 15: Dos semanas de retraso

Cuando el pago se retrasa dos semanas, es natural que comience a generar preocupación.

Si no ha recibido el pago después del primer recordatorio, ha llegado el momento de llamar por teléfono amablemente para reconfirmar que tienen la factura y ver si tienen alguna pregunta. En ocasiones, se olvidan de contártelo porque necesitan información específica para su propio sistema, como un número de pedido. O puede que la factura se haya pasado por alto porque uno de los empleados del cliente está fuera de la oficina. Generalmente, existe una buena razón por la que la factura no se ha pagado, así que no dudes en preguntar.

Y aquí tienes una plantilla de correo electrónico de factura vencida que puedes copiar, pegar, editar y enviar a tu cliente:

Día 30: Un mes de retraso

Un retraso de un mes en el pago puede parecer descortés, pero eso no significa que deba serlo. Mantenga la calma y sea profesional en el seguimiento.

Si ya ha hablado con el cliente, reenvíele la factura, junto con los nuevos cargos, y hágale referencia tanto de la conversación que mantuvieron como de los planes concretos que había indicado para enviar el pago. Además de enviarla por correo electrónico, envíala por correo postal, lo que podría llamar su atención.

También es posible considerar la aplicación de recargos por demora, pero esto es importante, solo si se lo ha explicado antes al nuevo cliente.

La aplicación inesperada de recargos por demora podría generar una reacción negativa desproporcionada. Sin embargo, no hay ningún problema en establecer las condiciones para los pagos atrasados desde el principio y asegurarse de detallarlas en la siguiente factura.

En este punto, puede ser necesario ser más insistente. Sea claro en que necesita que le paguen y asegúrese de que está hablando con la persona adecuada. Si está tratando con el departamento de contabilidad, puede que sea el momento de involucrar de nuevo al cliente, ya que este tiene un gran interés en que le paguen a tiempo para que el trabajo pueda continuar.

Y es que este es un plazo ideal para poner fin al trabajo actual y futuro. Informa amablemente al cliente por correo electrónico de que tendrás que dejar de trabajar en los proyectos actuales hasta que las facturas estén al día.

Aquí le mostramos una plantilla de correo electrónico de factura vencida a 30 días que puede simplemente copiar, pegar, editar y enviar a su cliente:

Factura vencida a 30 días

Asunto: [Nombre de su empresa]: Factura #XXXXX de [Producto/Servicio] 30 días VENCIDA

Asunto:

Hola, [Nombre del cliente]:

Este correo electrónico es para recordarle que su factura está vencida desde hace 30 días y solicito su pronta atención.

Nuestros registros muestran que aún no hemos recibido el pago de la factura #XXXXX por la cantidad de [cantidad de la factura], que venció el [fecha de vencimiento].

[Como su factura ya está vencida, le hemos aplicado un recargo por demora de [cantidad].

La factura pendiente de pago asciende a la cantidad de [cantidad de la factura más recargos por demora, si procede] y lleva [número de días] de retraso. Se adjunta copia de la factura. Puede efectuar el pago aquí: [enlace al pago en línea u otros métodos de pago].

Le ruego que me informe del estado de su pago.

Si su pago ya se ha enviado, haga caso omiso de este aviso. Si tiene alguna pregunta o duda, o desea consultar las opciones del plan de pago, póngase en contacto con nosotros en [número de contacto].

Le agradezco que se dirija a nosotros lo antes posible para que podamos solucionar este asunto.

Gracias,

[Tu nombre]

[Nombre de tu empresa]

Día 60: Dos meses de retraso

Si los 60 días se han pasado considerablemente de sus plazos de facturación, puede que desee considerar:

• Acudir a una empresa de factoring de facturas
• Enviar la factura a una agencia de cobros
• Anular la factura como deuda pendiente y seguir adelante

Aquí tienes una plantilla de correo electrónico de factura vencida a 60 días que puedes copiar, pegar, editar y enviar a tu cliente:

Factura vencida a 60 días

Asunto: [Nombre de su empresa]: La factura #XXXXX de [Producto/Servicio] está 60 días VENCIDA - envíe el pago lo antes posible.

Asunto:

Hola, [Nombre del cliente]:

Este es un mensaje importante que requiere su atención inmediata. Me he puesto en contacto en diversas ocasiones con usted en relación con un pago atrasado de 60 días.

Hasta el momento no hemos recibido el pago de la factura adjunta #XXXXX por la cantidad de [cantidad], que vencía el [fecha de vencimiento]. Tenga en cuenta que, de acuerdo con las condiciones de pago, se le pueden cobrar [tasas o intereses de demora] adicionales por los pagos recibidos más de [número de días] después de la fecha de vencimiento.

Si el pago sigue sin recibirse antes de [fecha de vencimiento], la cuenta se remitirá a una agencia de cobros. Para evitar este problema, envíe su pago lo antes posible.

De nuevo, si tiene alguna pregunta o duda sobre este pago, póngase en contacto con nosotros llamando al [número de contacto]. Espero que podamos resolver este asunto lo antes posible.

Saludos cordiales,

[Tu nombre]

[Nombre de tu empresa]

Lo que hay que saber: los recordatorios amistosos pueden ayudarte a cobrar

Ningún empresario quiere tener que gestionar facturas pendientes de pago, pero es probable que en algún momento la mayoría se encuentre con retrasos en los pagos. Si establecemos de forma proactiva sistemas y procesos que proporcionen claridad en torno a las cuentas por cobrar y nos mantengan protegidos, podrá centrarse más en hacer el trabajo y hacer crecer su negocio, reduciendo al mínimo las preocupaciones administrativas asociadas con el cobro.

Por supuesto, los plazos descritos en esta guía representan el peor de los casos; en la mayoría de las situaciones, solo tendrá que enviar un simple correo electrónico recordatorio de seguimiento, tal vez proporcionar más opciones de pago, y su pago estará en camino.

Pagos de QuickBooks: La cuenta QuickBooks Payments está sujeta a criterios de elegibilidad, crédito y aprobación de la solicitud. La suscripción a QuickBooks Online es necesaria. El servicio de envío de dinero lo proporciona Intuit Payments Inc., con licencia de envío de dinero del Departamento de Servicios Financieros del Estado de Nueva York. Para obtener más información sobre las licencias de transmisión de dinero de Intuit Payments, visite https://www.intuit.com/legal/licenses/payment-licenses/.

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Características

Apple Pay: Apple Pay es una marca registrada de Apple Inc.

PayPal y Venmo: No están disponibles actualmente en la facturación a través de la suscripción a QuickBooks Online Advanced. 

Reclamos

1. "Cobra 4 veces más rápido": Esta afirmación se basa en datos de clientes en Estados Unidos que han utilizado las funciones de seguimiento y pago de facturas de QuickBooks Online en comparación con los clientes que no utilizan estas funciones, desde agosto de 2021 hasta julio de 2022.