Cómo mejorar los procesos de negocio e impulsar el crecimiento

Si hay una cosa que los propietarios de negocios no tienen suficiente, es tiempo. Mejorar tus procesos de negocio a través de la automatización, la integración o la externalización son grandes maneras de recuperar el tiempo. Aquí hay cuatro pasos sencillos para ayudarte a simplificar tus sistemas.

¿Cuáles son los procesos de negocio?

Los procesos de negocio son las acciones o tareas que usted o su equipo ejecutan para lograr los objetivos de negocio. Pueden ser cosas cotidianas como la comunicación o procesos financieros más complejos, como la gestión de gastos y transacciones.

Si sigues utilizando un sistema manual como Excel para la gestión de procesos de negocio (BPM), no estás solo. Pero tan pronto como estas tareas se conviertan en cuellos de botella, es tiempo de considerar la implementación de herramientas que te liberan para enfocarte en otras cosas. La mejora de procesos de negocio (BPI) puede sonar como una carga pesada, pero no tiene por qué serlo.

Paso 1: Comunicar

Con un equipo grande o creciente, necesitas herramientas que funcionen para todos, en todas partes. Las aplicaciones como Slack o Google Chat no son solo para las compañías de tecnología. También pueden impulsar la productividad en tu negocio. Para las videoconferencias, Zoom, BlueJeans y Microsoft Teams son todas opciones populares. Especialmente ahora que más personas están trabajando de modo remoto.

Antes de decidir en qué herramienta de comunicación invertir, haz una lista de todos los interesados que la usarán. Las partes interesadas podrían incluir contratistas y clientes. Da prioridad a los equipos con más posibilidades de ser los usuarios más constantes, como tu equipo de ventas, el equipo de experiencia del cliente o el de gestión de proyectos. A continuación, asegúrate de que la aplicación se integra con cualquier sistema de gestión de relaciones de correo electrónico, proyecto o cliente existente que usas. La verificación de las integraciones puede ayudarte a elegir la mejor configuración para cada escenario.

En una sesión reciente de Pregunte al experto con Matthew Fulton y Lynda Artesani, Matthew dijo que su herramienta de comunicación favorita es Microsoft Teams.

“La tenemos configurada para que podamos tener un equipo o canal privado para la comunicación interna, pero también para que los clientes externos puedan usarla”, explicó.

Paso 2: Automatizar

La automatización ahorra tiempo y dinero. Reduce el error humano. Incluso puede hacer que tu equipo sea más productivo eliminando las tareas tediosas. Para comenzar, haz un análisis de procesos sencillo para averiguar dónde tienes procesos ineficientes. Mira los flujos de trabajo en diferentes equipos, crea un diagrama de flujo y desarrolla métricas consistentes para basar tus decisiones.

Por ejemplo, ¿tus procesos actuales están forzando a la gente a ingresar los mismos datos dos veces? ¿Tienes varias versiones de las mismas hojas de cálculo? ¿Estás empezando a ver más errores en tus datos? Si es así, una solución automatizada podría hacerlo mejor.

No deberías tener que rediseñar un proceso al implementar un nuevo sistema para ayudarte a gestionarlo. El software debería ser lo suficientemente flexible para trabajar contigo. Los beneficios pueden ir mucho más allá de la eficientización. La automatización de procesos puede abrir la puerta a las mejoras continuas en tu negocio. Con tu equipo menos centrado en los detalles, se pueden concentrar en proyectos más grandes que benefician directamente a la satisfacción del cliente o a tu resultado final.

Cómo automatizar la facturación

Las facturas tardías, las facturas perdidas y las facturas que querías enviar pero que se cayeron accidentalmente se desatendieron pueden impedir el flujo de efectivo saludable. La solución, entonces, es mejorar el proceso.

Por ejemplo, quizás alguien en tu equipo todavía está preparando y enviando lotes de facturas cada semana. Podrías ahorrar tiempo y te pagarían más rápido si automatizas todo.

En la sesión de Pregunta al Experto, Artesani describió cómo crear facturas personalizadas de marca que incluyan una opción de “pagar ahora”. Agregó que es posible configurar recordatorios automatizados para ayudar a los clientes a mantenerse en la pista e incluir las tarifas que incentivan los pagos a tiempo. Puedes ver si un cliente ha visto su factura. Si no lo has hecho, revisa para asegurarte de que el correo electrónico que tienes en archivo es el correcto.

Lynda dijo que este tipo de sistema de facturación era particularmente valioso para un gran bufete de abogados con el que trabaja.

“Tenían 2.000 facturas al mes, y el único trabajo de una persona era cotejar los depósitos, recibir los pagos e ingresarlos. Terminó ahorrando cuatro horas de su día y fue capaz de hacer un trabajo mucho mejor después.”

Cómo automatizar las cuentas por pagar

El otro lado de la historia del flujo de efectivo, por supuesto, son las cuentas por pagar.

“Es muy fácil retrasarse en la cobranza de [facturas] hasta que te das cuenta de que necesitas pagar esas cuentas”, dijo Matthew.

Pero la gestión de las utilidades, el alquiler, las facturas de los proveedores, entre otros, puede ser abrumador si estás tratando de hacerlo todo a mano. La gestión de los pagos es otro proceso de negocio que es más fácil de automatizar

Por ejemplo, a través de una integración de Bill.com, las empresas que usan QuickBooks Online Advanced pueden pagar varios proveedores a la vez y registrar los pagos automáticamente.

Paso 3: Integrarse

La integración es el mejor amigo de la automatización. La vida es mucho más fácil cuando integras plenamente tus sistemas. Al igual que muchas empresas, probablemente usas varias aplicaciones o software para gestionar tus operaciones. ¿Pero cuántos de ellos trabajan en sincronía? Si no lo hacen, Matthew advierte que “vas a invertir más tiempo limpiando los datos”.

Cómo integrar los procesos de nómina

La nómina es un gran ejemplo de un proceso que puede tomar más tiempo y ser menos exacto cuando tus sistemas no trabajan juntos.

Si tienes empleados por hora, podrías automatizar ya el seguimiento del tiempo de los empleados con una aplicación que registra las horas de los empleados. También podrías tener software de nómina que se ocupe de cosas como los impuestos y los depósitos directos. La integración de los dos procesos significa que no tendrás que ingresar las horas de los empleados manualmente. Los datos se mueven automáticamente. En algunos casos, se actualiza en tiempo real.

Para los clientes de Lynda, los beneficios de automatizar la nómina van aún más lejos.

“Si estás calculando el costo del trabajo, donde estás tratando de rastrear el tiempo contra un determinado cliente por facturar, [QuickBooks Online Advanced] realmente simplifica el proceso porque puedes tomar todo el tiempo y asignarlo a ciertos proyectos o a ciertos clientes”.

Paso 4: Contratación externa

La contratación externa significa transferir un proceso de negocios a alguien más. Por ejemplo, podrías contratar a otra empresa para gestionar la contabilidad y los recursos humanos. Pero muchos propietarios de negocios son reacios a hacerlo.

El 97% de los propietarios de negocios gestionan al menos un área de operaciones, como la nómina o el marketing, dice una encuesta de crecimiento de negocios reciente de QuickBooks Live. Están invirtiendo 31 horas por semana en estas tareas, en promedio. Y casi dos tercios (65%) de ellos dijeron que sus negocios crecerían más rápido si no lo hicieran. Entoncees ¿qué es lo que los detiene?

Si estás atrapado en la gestión de los procesos existentes, considera la contratación externa de un experto. Es una inversión que debería pagarse sola rápidamente porque estarás haciendo un mejor uso de tu tiempo.

Antes de que contrates externamente asegúrate de tener la aceptación de tu equipo. Concéntrate en los beneficios de tu decisión y en lo que pueden obtener de ella. Y siempre realiza un análisis de riesgos exhaustivo para ayudar a proteger tus datos, especialmente si vas a compartir información personal o de clientes.

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