Proyecciones de flujo de efectivo: qué son y por qué las necesitas

Es fácil asumir que si tu negocio está estable hoy en día, lo estará mañana. Pero aunque el optimismo es importante, también lo es entender cuál es la situación financiera de tu negocio, tanto ahora como en el futuro.

Monitorear tu flujo de efectivo y saber cómo ejecutar las proyecciones periódicas de flujo de efectivo puede ayudar a prevenir problemas futuros de dinero. Si eres nuevo en las proyecciones de flujo de efectivo, en esta guía aprenderás lo que necesitas saber. Sigue leyendo o utiliza estos enlaces para dirigirte a una parte específica de la guía:

• ¿Qué es una proyección de flujo de efectivo?
• ¿Por qué es importante la proyección de flujo de efectivo?
• Proyecciones de flujo de efectivo vs. pronóstico de flujo de efectivo
• Cómo realizar una proyección de flujo de efectivo
• Beneficios de las proyecciones de flujo de efectivo
• Usar las proyecciones de flujo de efectivo para predecir el éxito

¿Qué es una proyección de flujo de efectivo?

Las proyecciones de flujo de efectivo predicen la cantidad de dinero que entra y sale de tu pequeña empresa. Como su nombre lo indica, este método utiliza el flujo de efectivo para anticipar el rendimiento empresarial futuro. Y el flujo de efectivo es la cantidad neta de efectivo y "equivalentes de efectivo" que se transfiere dentro y fuera de tu negocio.

Esta transferencia se produce a través de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Las cuentas por pagar son dinero que sale, mientras que las cuentas por cobrar son dinero que entra.

¿Por qué es importante la proyección de flujo de efectivo?

El efectivo es la vida de una empresa. Las empresas requieren flujo de efectivo para operar y, a largo plazo, el flujo de efectivo negativo puede resultar en una variedad de problemas para una empresa.

La mayoría de las empresas enfrentan problemas de flujo de efectivo en algún momento. Una encuesta realizada por QuickBooks encontró que más de dos tercios (69 %) de los propietarios hispanos de pequeñas empresas reportaron que el flujo de efectivo ha sido un problema. Pero si tu negocio experimenta un flujo de efectivo negativo, es posible que sea más fácil resolverlo si has tenido tiempo de planificar con anticipación. Ahí es donde las proyecciones de flujo de efectivo pueden ayudar.

Muchos propietarios de negocios valoran de forma errónea la estabilidad de su negocio al ver el valor de su negocio en activos, propiedad intelectual y demás. Pero aunque estos son importantes para atraer a los inversores o vender tu negocio, no te ayudarán a predecir el desempeño de la empresa a futuro. Tampoco se han tomado en cuenta en los cálculos de flujo de efectivo.

La ejecución de las proyecciones de flujo de efectivo regular es importante porque puede ayudarte a dirigir tu negocio hacia el futuro. En lugar de hacer planes críticos basados en las circunstancias actuales, las proyecciones de flujo de efectivo utilizan datos históricos para ayudarte a hacer un plan para el futuro, que puede ser más preciso. Las herramientas adecuadas pueden ayudarte a generar pronósticos de flujo de efectivo precisos sin necesidad de cálculos manuales u hojas de cálculo para crear proyecciones.

Proyección de flujo de efectivo vs. pronóstico de flujo de efectivo

Esencialmente, las proyecciones de flujo de efectivo y los pronósticos de flujo de efectivo son lo mismo. Ambos son métodos para proyectar el futuro financiero de la empresa. Los propietarios de pequeñas empresas pueden utilizar estos términos de forma indistinta.

Cómo realizar una proyección de flujo de efectivo

Los propietarios de pequeñas empresas deben tomarse el tiempo para entender su flujo de efectivo. No solo para crear una proyección de flujo de efectivo sólida, sino que también pueden detectar las áreas de oportunidades y posibles deficiencias. Sigue estos pasos para realizar una proyección de flujo de efectivo mensualmente. O también puedes usarlos como punto de partida para futuras conversaciones con tu contador sobre las proyecciones de flujo de efectivo.

1. Estima tus ventas

El primer paso para crear una proyección de flujo de efectivo precisa es estimar tus ventas. Comienza por consultar los números del año pasado utilizando tus estados financieros. Estos pueden ayudarte a predecir la cantidad de efectivo que podría entrar a tu negocio cada mes el próximo año. Encontrarás el crédito y las ventas de efectivo de tu empresa en tus estados de ingresos mensuales. Pero aunque el pasado es el mejor indicador del futuro, también deberás considerar algunos cambios.

Por ejemplo, si un competidor se está moviendo a tu territorio, quizás debas disminuir tus pronósticos de ventas. Pero si estás agregando un nuevo producto o servicio a tus ofertas, es posible que esperes un ligero aumento en la entrada de efectivo, al menos en el corto plazo.

Si tu empresa es nueva y aún no tienes un historial de ventas, tendrás que hacer una investigación de la industria para crear un pronóstico de ventas razonable. Asegúrate de estimar las ventas para cada mes, no solo del año.

2. Calcula cuándo te pagarán en función de los términos que ofreces.

Si operas una empresa que hace ventas en efectivo o toma el pago instantáneo de los clientes, puedes omitir este paso.

Este paso es para los propietarios de negocios que ofrecen líneas de crédito a sus clientes, envían facturas o toman múltiples pagos de clientes para una sola venta. La idea es estimar cuándo realmente recibirás efectivo por tus ventas. Para ello, deberás calcular tus ventas de días pendientes (DSO, o “days sales outstanding”, en inglés).

La fórmula DSO divide primero tus cuentas mensuales por cobrar por tus ventas totales. Luego multiplica ese número por el número de días en el mes. La fórmula DSO es la siguiente:

(Cuentas mensuales por cobrar ÷ total de ventas) x días en el mes = DSO

Las DSO te indicarán la cantidad promedio de días que tardas en recibir el pago de los clientes. Así que si ofreces una opción con términos de pago de 30 días a tus clientes, las DSO te dirán cuánto tiempo realmente tardas en recibir el pago. Luego puedes incorporar ese número a tus estimaciones.

3. Estima tus gastos fijos y variables

A continuación, tendrás que estimar tus gastos fijos y variables mensuales. Tus gastos fijos (alquiler, salarios de empleados, seguros, etc.) no cambian.

Los gastos variables tienden a fluctuar con tus ventas. Por ejemplo, tus gastos de envío varían porque dependen de cuántos productos vendes y envías. Tus embalajes, materias primas, comisiones y costos de mano de obra también pueden subir y bajar con tu volumen de ventas.

Al igual que lo hiciste para las ventas, tendrás que estimar tus gastos fijos y variables para cada mes del próximo año. Si cuentas con un contador que esté a cargo de tus cuentas por pagar, son un gran recurso para esto. Pueden ayudarte a revisar tus registros de ventas y estimar cómo podría ser tu próximo año.

Si no cuentas con alguien que te pueda ayudar con este proceso, puedes hacerlo tú mismo. Crea una hoja de cálculo con columnas para costos fijos y costos variables y anótalos. Tus costos variables probablemente sean un poco más complicados, ya que tendrás que desglosar muchos elementos. Estos elementos incluyen cosas como costos de materiales, costos de mano de obra, costos de productos, etc. Si has calculado tu umbral de rentabilidad, también puedes extraer la mayor parte de esta información de allí mismo.

4. Pon todo junto

Ahora que has calculado todos los números que necesitas, es momento de ponerlos todos juntos. Te mostramos cómo calcular el flujo de efectivo proyectado de tu mes actual.

Comienza con el saldo de efectivo de las operaciones del mes pasado, luego añade los recibos proyectados de este mes, que contabilizan tus DSO. Ahora resta tus gastos proyectados. La fórmula se muestra a continuación:

(Saldo de efectivo del mes pasado + recibos proyectados del mes actual) – gastos proyectados = flujo de efectivo proyectado del mes actual

Una vez que hayas terminado, puedes calcular tu flujo de efectivo proyectado para el próximo mes o los próximos 12 meses. Para esto, lleva el saldo desde el flujo de efectivo proyectado de este mes hasta el próximo mes y repite los pasos anteriores. Haz esto con los próximos 12 meses.

Si te sientes agobiado, puedes ayudarte con un software de contabilidad para automatizar el proceso de generar proyecciones de flujo de efectivo. Algunos expertos también recomiendan que los propietarios de negocios creen un escenario del mejor y el peor caso para obtener la proyección de flujo de efectivo más realista. Tu flujo de efectivo real probablemente estará en medio.

4 beneficios de las proyecciones de flujo de efectivo

Una vez que sepas cómo crear una proyección de flujo de efectivo, encontrarás muchos beneficios para medir el rendimiento futuro de esta manera.

1. Entiende tu dinero y a dónde se dirige

Para muchos propietarios de pequeñas empresas, el efectivo en mano no dura mucho tiempo. Las facturas y las emergencias inesperadas pueden drenar el saldo de efectivo de tu negocio y descarrilar el crecimiento de tu negocio. Por eso es fundamental saber cuándo debes dar un giro y cuándo mantenerte en el camino.

Un análisis de flujo de efectivo puede ayudarte a determinar cualquier causa consistente de flujo de efectivo negativo. Y si tienes suerte, te muestra cuándo, históricamente, tienes suficiente efectivo en tu cuenta bancaria para invertir o gastar. A partir de ahí, una proyección de flujo de efectivo puede ayudarte a entender y predecir la entrada de efectivo y la salida de efectivo para el futuro.

2. Toma decisiones de negocios con más confianza

QuickBooks encontró que cerca de tres de cada cinco propietarios de pequeñas empresas (59 %) reportan que han tomado una mala decisión de negocios debido a las preocupaciones sobre el flujo de efectivo insuficiente. Las proyecciones de flujo de efectivo no solo aumentan tu comprensión. También te ayudan a actuar con confianza.

Saber cómo se desempeñará tu negocio en los próximos meses, con base en información real sobre flujo de efectivo, te permitirá tomar decisiones con conocimiento de causa. Puedes decir con confianza si ahora es un buen momento para invertir en una nueva oportunidad o guardar un poco de dinero. Por ejemplo, puedes darte cuenta que, en este momento, estás en un periodo de flujo de efectivo negativo. Pero si el próximo mes se ve positivo, hay menos necesidad de posponer tus inversiones.

3. Convence a otros de confiar en tus planes

Los presupuestos te ayudan a seguir tu curso, pero las proyecciones de flujo de efectivo te muestran a ti y a otros hacia donde va tu negocio. Los externos —incluso los internos a veces— necesitan saber que la situación financiera de tu negocio es sólida. Las declaraciones de flujo de efectivo y los pronósticos de flujo de efectivo pueden trabajar juntos para ayudarles a entender el desempeño actual y futuro de tu negocio.

Los estados financieros y los pronósticos de flujo de efectivo precisos pueden ayudarte a asegurar un préstamo para tu negocio[4] cuando estás listo para hacerlo crecer. Una proyección de flujo de efectivo sólida puede ayudarte a ganar futuros inversionistas o a ganar un nuevo contrato de negocios. También podría hacer que tu empresa sea más atractiva para los compradores.

4. Anticipa los problemas antes de que surjan

Aunque las proyecciones de flujo de efectivo no siempre pueden predecir algún evento, pueden ayudarte a prepararte para lo peor. Por ejemplo, digamos que sabes en qué momento tu negocio tiene un flujo de efectivo muy positivo. Es un buen momento para guardar algunos ahorros adicionales en un fondo de emergencia. Luego, si hay un problema, tienes un extra para evitar el flujo de efectivo negativo.

Otro ejemplo son las facturas no pagadas. Una proyección de flujo de efectivo podría decirte que hay un momento en que esos pagos pendientes tienden a acumularse. Si sabes que es probable que ocurra el problema, puedes prevenirlo con comunicaciones adicionales o incentivos de pago anticipado.

Usa las proyecciones de flujo de efectivo para predecir el éxito

Las proyecciones de flujo de efectivo son bastante sencillas pero increíblemente útiles. Puede ser un poco crudo ver tu flujo de efectivo real, pero esta información solo puede ayudarte a tomar mejores decisiones y hacer crecer tu negocio de forma responsable.

Haz que el pronóstico de flujo de efectivo sea parte de tu rutina de negocio y pronostica al menos una vez al año para mantenerte al tanto de los cambios. Puedes estar más familiarizado con tu negocio y confiar hacia dónde te diriges.

Explore what you can do with QuickBooks