Cómo realizar una proyección de flujo de efectivo
Los propietarios de pequeñas empresas deben tomarse el tiempo para entender su flujo de efectivo. No solo para crear una proyección de flujo de efectivo sólida, sino que también pueden detectar las áreas de oportunidades y posibles deficiencias. Sigue estos pasos para realizar una proyección de flujo de efectivo mensualmente. O también puedes usarlos como punto de partida para futuras conversaciones con tu contador sobre las proyecciones de flujo de efectivo.
1. Estima tus ventas
El primer paso para crear una proyección de flujo de efectivo precisa es estimar tus ventas. Comienza por consultar los números del año pasado utilizando tus estados financieros. Estos pueden ayudarte a predecir la cantidad de efectivo que podría entrar a tu negocio cada mes el próximo año. Encontrarás el crédito y las ventas de efectivo de tu empresa en tus estados de ingresos mensuales. Pero aunque el pasado es el mejor indicador del futuro, también deberás considerar algunos cambios.
Por ejemplo, si un competidor se está moviendo a tu territorio, quizás debas disminuir tus pronósticos de ventas. Pero si estás agregando un nuevo producto o servicio a tus ofertas, es posible que esperes un ligero aumento en la entrada de efectivo, al menos en el corto plazo.
Si tu empresa es nueva y aún no tienes un historial de ventas, tendrás que hacer una investigación de la industria para crear un pronóstico de ventas razonable. Asegúrate de estimar las ventas para cada mes, no solo del año.
2. Calcula cuándo te pagarán en función de los términos que ofreces.
Si operas una empresa que hace ventas en efectivo o toma el pago instantáneo de los clientes, puedes omitir este paso.
Este paso es para los propietarios de negocios que ofrecen líneas de crédito a sus clientes, envían facturas o toman múltiples pagos de clientes para una sola venta. La idea es estimar cuándo realmente recibirás efectivo por tus ventas. Para ello, deberás calcular tus ventas de días pendientes (DSO, o “days sales outstanding”, en inglés).
La fórmula DSO divide primero tus cuentas mensuales por cobrar por tus ventas totales. Luego multiplica ese número por el número de días en el mes. La fórmula DSO es la siguiente:
(Cuentas mensuales por cobrar ÷ total de ventas) x días en el mes = DSO
Las DSO te indicarán la cantidad promedio de días que tardas en recibir el pago de los clientes. Así que si ofreces una opción con términos de pago de 30 días a tus clientes, las DSO te dirán cuánto tiempo realmente tardas en recibir el pago. Luego puedes incorporar ese número a tus estimaciones.
3. Estima tus gastos fijos y variables
A continuación, tendrás que estimar tus gastos fijos y variables mensuales. Tus gastos fijos (alquiler, salarios de empleados, seguros, etc.) no cambian.
Los gastos variables tienden a fluctuar con tus ventas. Por ejemplo, tus gastos de envío varían porque dependen de cuántos productos vendes y envías. Tus embalajes, materias primas, comisiones y costos de mano de obra también pueden subir y bajar con tu volumen de ventas.
Al igual que lo hiciste para las ventas, tendrás que estimar tus gastos fijos y variables para cada mes del próximo año. Si cuentas con un contador que esté a cargo de tus cuentas por pagar, son un gran recurso para esto. Pueden ayudarte a revisar tus registros de ventas y estimar cómo podría ser tu próximo año.
Si no cuentas con alguien que te pueda ayudar con este proceso, puedes hacerlo tú mismo. Crea una hoja de cálculo con columnas para costos fijos y costos variables y anótalos. Tus costos variables probablemente sean un poco más complicados, ya que tendrás que desglosar muchos elementos. Estos elementos incluyen cosas como costos de materiales, costos de mano de obra, costos de productos, etc. Si has calculado tu umbral de rentabilidad, también puedes extraer la mayor parte de esta información de allí mismo.
4. Pon todo junto
Ahora que has calculado todos los números que necesitas, es momento de ponerlos todos juntos. Te mostramos cómo calcular el flujo de efectivo proyectado de tu mes actual.
Comienza con el saldo de efectivo de las operaciones del mes pasado, luego añade los recibos proyectados de este mes, que contabilizan tus DSO. Ahora resta tus gastos proyectados. La fórmula se muestra a continuación:
(Saldo de efectivo del mes pasado + recibos proyectados del mes actual) – gastos proyectados = flujo de efectivo proyectado del mes actual
Una vez que hayas terminado, puedes calcular tu flujo de efectivo proyectado para el próximo mes o los próximos 12 meses. Para esto, lleva el saldo desde el flujo de efectivo proyectado de este mes hasta el próximo mes y repite los pasos anteriores. Haz esto con los próximos 12 meses.
Si te sientes agobiado, puedes ayudarte con un software de contabilidad para automatizar el proceso de generar proyecciones de flujo de efectivo. Algunos expertos también recomiendan que los propietarios de negocios creen un escenario del mejor y el peor caso para obtener la proyección de flujo de efectivo más realista. Tu flujo de efectivo real probablemente estará en medio.
