Cómo rastrear los gastos: consejos, trucos y deducibles de impuestos

¿Perdiste una semana de horas facturables la temporada anterior de impuestos porque invertiste tiempo organizando todos los cargos de tus tarjetas de crédito y los recibos en papel para averiguar cuántas de tus compras eran gastos comerciales? Si es así, es momento de intensificar tus esfuerzos de organización e implementar un sistema para rastrear tus gastos comerciales en tiempo real.

Manejar las finanzas comerciales a menudo es una de las partes que menos gustan de dirigir una pequeña empresa. Tener una comprensión firme de tu flujo de efectivo, saber qué es deducible de impuestos y qué no lo es, entender lo que gastaste cada trimestre; todo se traduce en una experiencia más positiva y menos estresante al momento de calcular los impuestos.

Quizás temas que el rastreo de tus gastos va a ser una piedra en el zapato. Pero el conocimiento viene acompañado de poder. Comprender cómo rastrear los gastos adecuadamente te ayudará a aliviar el estrés.

Aquí tienes algunas ideas para construir un mejor sistema para el seguimiento de los gastos y que puedas empezar.

• 1. Crea una cuenta bancaria de negocios
• 2. Mantente al día con tus recibos
• 3. Toma nota principalmente de todos los viajes de negocios
• 4. Anota cuando tengas gastos
• 5. Usa el software para rastrear y analizar las compras de negocios
• 6. Contrata a un contador
• Rastrea tus gastos de la manera correcta

Crea una cuenta bancaria de negocios

Si eres un único propietario con un negocio nuevo, es posible que no se te haya ocurrido separar las finanzas de tu negocio de las personales. Si ese es el caso, aquí te decimos cómo puedes solucionarlo. Coloca todos los ingresos de tu negocio directamente en una cuenta de negocios y usa una cuenta de crédito o cheques para las compras relacionadas con el negocio que se puedan pagar con tarjeta.

Puedes mover el dinero de una cuenta a la otra cuando sea necesario, pero trazar una línea clara entre tus cuentas empresariales y personales te ayudará a dar un seguimiento de si estás haciendo compras para tu negocio o personales. Crear una cuenta bancaria de negocios también aumentará el crédito de tu negocio en caso de que necesites financiamiento en el futuro.

Como bono, tener una tarjeta de crédito de negocios hace que sea especialmente fácil rastrear el gasto de tu negocio. Solo utilizarás esta tarjeta para compras de negocios, así que averiguar qué gastos de negocios has hecho será muy fácil. Esto es particularmente útil durante la temporada de impuestos.

Puedes conectar QuickBooks a tus cuentas bancarias, tarjetas de crédito, PayPal, Square y mucho más, y nosotros importaremos y categorizaremos tus gastos por ti. Las reglas personalizadas te ayudan a categorizar tus gastos, puedes ejecutar informes para ver cómo gastas cada dólar.

Mantente al día con tus recibos

Cuando obtengas recibos por compras relacionadas con tu negocio, organízalos en un archivo por mes o solicita copias de los recibos por correo electrónico y guárdalos en archivos digitales en tu computadora. (Lo que sea que hagas, no los guardes en una caja de zapatos. Tu contador te lo agradecerá).

Si alguna vez tienes auditoría, puedes necesitar tus recibos como evidencia de tus compras de negocios. Almacenar tus recibos también te ayudará a rastrear el dinero que gastaste, lo que facilita el rastreo de los gastos durante todo el año.

Con la captura de recibos en QuickBooks, puedes tomar fotos de recibos con nuestra aplicación móvil y automáticamente relacionaremos toda la información de tus recibos con una transacción existente.

Toma nota principalmente de todos los viajes de negocios

Es fácil pasar por alto ciertos gastos de viajes que no sean un boleto de avión y una habitación de hotel. Una parte importante de la gestión de gastos es rastrear cada detalle de cualquier viaje de negocios. ¿Esa cena que tuviste con un cliente? Un gasto de negocios. ¿El auto que tuviste que alquilar? Un gasto de negocios. ¿Ese souvenir único que no podías dejar pasar? Bien, ese está saliendo de tu bolsillo.

Anota cuando tengas gastos

El seguimiento automatizado de gastos en tiempo real es la manera más sencilla de mantener al día el registro de gastos. QuickBooks puede optimizar este proceso con las herramientas de seguimiento de gastos.

Si necesitas un método manual, usa una herramienta como Google Calendar y configura notificaciones para gastos recurrentes o de una sola vez. Usa el formulario de evento para anotar el tipo de gastos (es decir, servicios públicos, alquiler, servicios de contratistas) y el destinatario de los fondos.

Puedes configurar alertas para recordarte que pagues los próximos gastos antes de que se venzan y podrás imprimir todo el calendario como referencia cuando llegue la próxima temporada de impuestos. Estos recordatorios también pueden ayudarte a prevenir que se te pasen los pagos y mantener tus hábitos de gasto al día.

Muchos calendarios en línea como Google Calendar también pueden sincronizarse con tu teléfono móvil, de modo que puedas ingresar cómodamente tus gastos mientras realizas tus actividades.

Utiliza el software para rastrear y analizar las compras de negocios

El software de contabilidad como QuickBooks ofrece opciones para crear categorías de gastos y vincularlos a los elementos en tus formularios de impuestos, lo que te ayudará a reducir el tiempo que gastas preparando tus declaraciones de impuestos.

El software de contabilidad también se puede utilizar para generar estados de ganancias y pérdidas, de modo que puedas evaluar fácilmente la salud financiera de tu negocio. Utilizar el software para rastrear los gastos de negocios te ahorrará mucho tiempo cuando llegue la temporada de impuestos en abril.

El planificador de flujo de efectivo en QuickBooks también puede ayudarte a calcular los gastos mensuales, rastrear el capital de trabajo y crear proyecciones de flujo de efectivo. Con una cuenta bancaria de cheques de QuickBooks gratuita, puedes configurar Sobres de presupuesto para ayudarte a ahorrar en gastos específicos, como nóminas o costos de operación.

Contrata a un contador

¿Tu empresa está creciendo y necesitas ayuda para rastrear todos tus gastos? ¿O simplemente no tienes habilidad para los números? Deberías considerar contratar a un contador que trabaje por contrato. Pueden pasar unas horas al mes revisando tus recibos y facturas y rastrearlos en el software de contabilidad.

Si bien contratar a un contador es otro gasto, incluso puede ayudarte a ahorrar dinero al final porque solo podrás hacer deducciones de pequeñas empresas si mantienes los registros adecuados. ¿Y quién mantiene mejores registros que un contador profesional?

Rastrea tus gastos de la manera correcta

Es cierto que los gastos de seguimiento pueden representar muchísimo trabajo, pero es un hecho para las pequeñas empresas. Pero aquí está la mejor parte: hacerlo de la manera correcta vale realmente la pena para evitar problemas a largo plazo. Cuando llegue la temporada de los impuestos, te sentirás muy relajado sabiendo que tus recibos están organizados y tus gastos mensuales están a la orden del día.