Cómo elegir el mejor método de pago para las pequeñas empresas

¿Cuál es el mejor método de pago para las pequeñas empresas? Algunos dicen que nada supera al dinero en efectivo, mientras otros juran que las tarjetas de crédito son mejores. Sin embargo, a raíz del coronavirus, es posible que los propietarios de pequeñas empresas hayan tenido que renunciar a su método de pago preferido y pasarse a los pagos en línea.

Pero en última instancia, el mejor método de pago de una pequeña empresa dependerá de distintos factores. Cuando pienses en el mejor método, ten en cuenta el tamaño de las transacciones, quién está a cargo del dinero y el sistema contable.

Exploremos las opciones de pago y las herramientas de procesamiento de pagos que podrían ajustarse a tu empresa.

• Tipos de métodos de pago para pequeñas empresas
• Pagos en efectivo
• Pagos en cheque
• Pagos con tarjeta
• Pagos en línea
• Pagos móviles
• Los mejores métodos de pago en línea para pequeñas empresas
• Elige el método de pago adecuado para tu pequeña empresa

Tipos de métodos de pago para pequeñas empresas

Lo primero que debes decidir es qué tipos de pago puede aceptar tu empresa. En términos generales, hay cinco opciones de pago entre las cuales puedes elegir:

• Pagos en efectivo
• Pagos con cheque
• Pagos con tarjeta de crédito
• Pagos en línea
• Pagos móviles

Pagos en efectivo

Los consumidores hacen pagos en efectivo con billetes y monedas. Normalmente, los pagos en efectivo se administran desde un sistema de punto de venta. Hasta hace algunos años, el efectivo había sido el método de pago principal, pero las opciones de pago digitales han aumentado su popularidad en forma constante.

Los beneficios de aceptar pagos en efectivo incluyen la recepción inmediata de los pagos en lugar de tener que esperar que se liquiden las transacciones. Además, los pagos en efectivo reducen los costos generales porque aceptar el efectivo de los clientes no tiene tarifas asociadas. Para las pequeñas empresas con márgenes de ganancia ajustados, los honorarios de las tarjetas de crédito pueden ser costosos.

Dirigir un negocio que solo funciona con dinero en efectivo puede ayudar a las pequeñas empresas a mejorar sus resultados y simplificar sus responsabilidades. Pero es importante tener en cuenta que este tipo de pagos implica algunos inconvenientes. Si la empresa funciona solo con dinero en efectivo, es posible que se corra un mayor riesgo de robo y malversación de fondos. También es posible que pierdas las ventas de clientes que solo tienen tarjeta.

Independientemente de la industria, si el efectivo es tu método de pago preferido, una rigurosa contabilidad puede ayudarte a evitar una auditoría.

Pagos con cheque

Los cheques son documentos que autorizan a los bancos a transferir fondos desde la cuenta bancaria del cliente a tu cuenta bancaria empresarial. Los cheques documentan el importe y la fecha de pago, además del número de cuenta y la firma del pagador para autorizar el pago al destinatario.

Los cheques físicos se hicieron populares en el siglo XX. Pero han perdido parte de su popularidad por la adopción generalizada de los sistemas de pago electrónicos. Los cheques electrónicos, alternativas electrónicas a los cheques de papel, ahora se usan con frecuencia para hacer pagos en línea.

Pero los cheques no son completamente obsoletos. Son muy comunes entre los propietarios de pequeñas empresas que tienen empresas de servicio de jardinería o propiedades en alquiler, por ejemplo. Lo único que necesitas para comenzar a aceptar pagos con cheque es una cuenta bancaria de negocios. Pero la Ley de la Pequeña Empresa sugiere crear una política que te proteja.

La práctica estándar consiste en aceptar pagos con cheques por el importe exacto y emitidos por los principales bancos de tu estado. Una empresa externa puede ayudar a verificar la legitimidad de cada cheque. Pero si un cheque rebota, podrías terminar en un tribunal de reclamaciones menores o contratar una agencia de cobro para recuperar tus pérdidas. Ambos resultados pueden ser costosos y no garantizan el reembolso.

Los cheques electrónicos se han vuelto cada vez más populares, junto con las transferencias ACH entre instituciones financieras.

Pagos con tarjeta

Según la investigación de QuickBooks, los pagos con tarjeta son la segunda forma de pago más común aceptada por los propietarios de pequeñas empresas a nivel mundial, después de solo efectivo. Ya sea que se trate de una tarjeta de débito o de crédito, el plástico se ha convertido en el medio principal con el que los consumidores hacen sus compras en la actualidad. Pagar con tarjetas es cómodo y puede facilitar el proceso de pago. Además, les permite a las personas financiar grandes transacciones, por lo que la mayoría de los clientes esperan que las empresas acepten al menos un tipo de tarjeta.

Este tipo de pago también beneficia a los dueños de las pequeñas empresas. Los pagos con tarjeta aumentan tu base de clientes y legitiman tu empresa. Y, en la mayoría de los casos, los pagos con tarjeta se depositan rápidamente en tu cuenta bancaria, lo que ayuda a mejorar tu flujo de efectivo. Pero este tipo de método de pago implica un costo para los propietarios de pequeñas empresas.

La enmienda Durbin limita las tarifas de las transacciones con tarjeta de débito para ayudar a que el procesamiento de los pagos con tarjeta de débito sea más accesible para los vendedores y los consumidores. La enmienda Durbin estableció el límite de tarifas para las transacciones de débito en 0,05 % del importe de la compra, más 22¢. Sin embargo, la enmienda no afecta los honorarios de las transacciones con tarjeta de crédito, lo que puede costar mucho más a los vendedores.

Las tarifas de transacción de las tarjetas de crédito, las tarifas fijas y las tarifas incidentales pueden afectar considerablemente las ganancias de tu empresa, a menos que traslades el gasto a los consumidores. Cada empresa establece su tasa, Visa y Mastercard son las dos principales, seguidas por American Express y Discover. Deberás cubrir los costos del equipo físico y pagar los servicios de comerciantes y los cargos por cumplimiento de la normativa de la Industria de Tarjetas de Pago (Payment Card Industry, PCI). Y es posible que debas asumir mínimos mensuales.

Los consumidores tienen derecho a disputar los cargos por tarjeta de crédito si no están satisfechos con tu producto. Las devoluciones de cargos pueden debitar la cuenta sin previo aviso, y cuando los márgenes son estrechos, pueden hacer que tu pequeña empresa pase a estar en números rojos. Algunos bancos responsabilizan a los comerciantes de los fraudes con tarjetas de crédito, lo que añade otra costosa responsabilidad, especialmente si esto además afecta tu reputación.

A pesar de los inconvenientes, los pagos con tarjeta de crédito tienen algunas ventajas en comparación con los métodos de pago alternativos, especialmente la seguridad, la higiene y las preferencias de los clientes.

Pagos en línea

Los pagos en línea se transfieren electrónicamente. Usan un portal de pagos para facilitar y autorizar diferentes tipos de pago, incluidos los cheques electrónicos, las tarjetas de crédito y los débitos directos.

Los pagos en línea no se limitan a las empresas en línea. Las compras en línea se pueden hacer en tiendas físicas mediante carteras digitales o aplicaciones que almacenan la información de las tarjetas de crédito y débito en un dispositivo móvil.

En términos de costo y comodidad, los pagos en línea parecen ser el método del futuro. Ofrecen una forma más barata y rápida de cobrar y les dan opciones de compra a los consumidores.

Las ventas en efectivo y con tarjeta de crédito requieren que se contabilice el precio total, incluidos los impuestos. Pero los mejores métodos de pago en línea hacen esto automáticamente, lo que te ahorra tiempo y reduce el riesgo de cometer errores. Deberás pagar tarifas para aceptar los pagos en línea. Pero estas tarifas suelen ser más asequibles que las que cobran las compañías de tarjetas de crédito.

Los servicios de pago en línea de comercio electrónico a menudo usan un carrito de compras virtual para calcular el total con gastos de envío. Además, recopilan los datos de envío y de pago del cliente. Varios proveedores ofrecen servicios de carrito de compras gratuitos a las pequeñas empresas. Debes tener este tipo de pago para vender productos o servicios en línea. Pero la facilidad y la asequibilidad han hecho que también sean más populares entre los minoristas de tiendas físicas. Las carteras digitales, así como las tarjetas de débito y crédito inteligentes, permiten hacer pagos sin contacto, que utilizan comunicación de campo cercano (NFC) en el equipo de lector de tarjetas para facilitar los pagos en persona.

Las carteras digitales, como Apple Pay o Google Pay, se están imponiendo, especialmente entre los consumidores más jóvenes. El cambio indica un punto de inflexión para los pagos en línea en el que la llegada de las carteras digitales está a la vuelta de la esquina.

Pagos móviles

Los pagos móviles utilizan dispositivos móviles, como teléfonos inteligentes o tabletas. Los pagos móviles pueden abarcar una variedad de opciones de pago, como las siguientes:

• Pagos realizados a través de aplicaciones de cartera digital y tecnología de comunicación de campo cercano
• Aplicaciones de transferencia de dinero
• Pagos con un lector de tarjetas que se conecta al teléfono móvil para deslizar tarjetas de débito o de crédito

Los pagos móviles facilitan las transacciones móviles mediante un método de pago, como tarjetas o transferencias de dinero electrónicas.

Los mejores métodos de pago en línea para pequeñas empresas

Los pagos en línea son una tecnología emergente que puede ayudarte a ganar más clientes, reducir costos y simplificar los procesos contables. Pero lo más sensato es comparar los mejores métodos de pago en línea para pequeñas empresas para encontrar la solución que mejor se adapte a tus necesidades.

Unos pocos líderes dominan el sector del procesamiento de tarjetas de crédito. Pero son muchos los proveedores que pueden ayudar a tu empresa a procesar los pagos en línea, y todos se estructuran de manera diferente.

Hay cinco características que debes tener en cuenta al comparar los mejores proveedores de pago en línea.

• Precio: ¿cómo se configura el precio? ¿Qué transacciones están sujetas a una tarifa y a qué tasa?
• Características: ¿qué oferta única aporta el proveedor?
• Flexibilidad: ¿los clientes pueden elegir si pagan con crédito, débito o transferencia bancaria?
• Funcionalidad: ¿cómo se integra el software de procesamiento de pagos con tu empresa?
• Seguridad: ¿el proveedor ofrece protección contra fraudes? ¿Los pagos son seguros?

Comparemos diferentes procesadores de pago en línea para pequeñas empresas. Puedes ver cómo se comparan algunas de las opciones más populares y para quién son mejores.

PayPal

PayPal es una de las empresas de pagos en línea más importantes, con más de 346 millones de clientes. Su gran reputación le ha otorgado la confianza de empresas y consumidores en materia de seguridad y gestión de riesgos.

¿Para quién es?

Esta es la mejor opción para las empresas de comercio electrónico que buscan un procesamiento de pagos estándar. PayPal ofrece una forma rápida y sencilla de empezar a aceptar pagos. Sin embargo, tendrás que consultar con tu proveedor de carritos de compra o plataforma de comercio electrónico para confirmar si el proceso de pago de PayPal es compatible con tu sitio.

¿Qué tipos de pagos acepta?

Los usuarios de PayPal pueden pagar con su saldo de cuenta de PayPal, con PayPal CREDIT, tarjeta de débito o de crédito, o una cuenta bancaria.

¿Cuánto cuesta?

Si vendes productos o servicios mediante una transacción en línea en los Estados Unidos, deberás pagar una comisión del 2.9 % del total de la transacción y una tarifa fija de 30¢. Los micropagos que no superen los $10 están sujetos a una tarifa del 5 % del total de la transacción, más una tarifa fija que varía según la moneda.

En función al tamaño de las transacciones, este método de pago podría ser costoso para tu pequeña empresa.

Venmo

Venmo es conocido por procesar pagos de punto a punto (P2P), pero la aplicación también tiene una veta comercial. Su plataforma de comercio social puede servir para visibilizar la marca porque los usuarios pueden ver, poner "me gusta" y comentar las compras de los demás.

¿Para quién es?

Venmo puede ser una buena opción para los vendedores ambulantes que necesitan una forma de aceptar pagos sin efectivo. Los usuarios pueden escanear rápidamente un código QR vinculado a tu cuenta comercial y enviar dinero para completar una compra. Estos pagos tienen confirmación inmediata de los fondos. También puedes integrar Venmo como opción de pago en tu aplicación o sitio web.

¿Qué tipos de pagos acepta?

Para pagar con Venmo, los usuarios deben vincular sus cuentas bancarias o tarjetas de débito. Las tarjetas de crédito están sujetas a un cargo adicional. Este método de pago podría desanimar a los clientes que quieren pagar sus compras a largo plazo.

¿Cuánto cuesta?

No tiene tarifas de configuración o costos de suscripción mensuales, y la recepción de pagos es gratis. Sin embargo, hay una tarifa para los retiros electrónicos si se utiliza la función de transferencia instantánea. Si quieres acceso inmediato a tu dinero, pagarás una tarifa del 1 % (mínimo de 25¢, máximo de $10).

Pagos de QuickBooks

Pagos de QuickBooks es uno de los métodos de pago en línea más dinámicos para pequeñas empresas. Es capaz de simplificar una variedad de procesos de contabilidad para ahorrarte tiempo.

¿Para quién es?

Pagos de QuickBooks ofrece una solución para pequeñas empresas en todas las industrias, incluidos los minoristas en línea y con tiendas físicas.

Si tu pequeña empresa opera un sitio web de comercio electrónico, QuickBooks se integra sin problemas con plataformas como Shopify, BigCommerce y tiendas web similares. Cuando completas una venta, QuickBooks calcula el impuesto, procesa el pago, crea un recibo de ventas y registra la transacción. También puedes disfrutar de más tranquilidad gracias a la protección contra fraudes y el cifrado seguro de 128 bits.

Además, QuickBooks ofrece una forma sencilla de aceptar pagos desde cualquier lugar con la aplicación móvil. Si necesitas aceptar pagos con tarjeta de crédito por teléfono, puedes usar tu terminal de tarjeta de crédito virtual. ¿Tienes una tienda física? Acepta pagos con el lector de tarjetas de QuickBooks, capaz de integrarse completamente en el punto de venta. También puedes enviar facturas con la función opcional "Pagar ahora" para el procesamiento de pagos integrado. Pagos de QuickBooks también cuenta con financiamiento de facturas para pago por adelantado, lo que te permite acceder a los fondos de las facturas por adelantado por solo el 3 % por factura financiada. Esta función puede ayudarte a acceder al efectivo que necesitas desde tus facturas pendientes, sin espera.

Pagos de QuickBooks se conecta perfectamente con QuickBooks Online y QuickBooks Checking, para que puedas administrar el dinero de tu negocio desde un solo lugar.

¿Qué tipos de pagos acepta?

Los clientes pueden pagar con una tarjeta de crédito, débito o transferencia ACH. Y puedes elegir cómo pagan los clientes. Por ejemplo, si quieres recibir una transferencia bancaria por una factura de $500, simplemente desactiva la opción de tarjeta.

¿Cuánto cuesta?

QuickBooks es una de las mejores opciones de pago para pequeñas empresas porque cobran una sola tarifa cuando se usa el lector de tarjetas. QuickBooks cobra 2.4 % y 25¢ por leer tarjetas Visa, Mastercard, American Express y Discover. Las transferencias bancarias ACH cuestan un 1 % y tienen un límite de $10. Los fondos llegan a tu cuenta bancaria al siguiente día hábil, lo que garantiza un pago rápido.

Si estás vendiendo en línea, puedes pagar por uso por $0 por mes con una tasa calificada de 2.4 % por deslizamiento, tasa calificada del 3.5 % con clave y una tarifa de transacción de 30¢. O puedes disfrutar de tarifas con descuento con una suscripción mensual de $20, con un costo de 1.6 %, 3.3 % y 30¢, respectivamente. Las tasas de procesamiento de tarjetas de crédito virtuales y cheques electrónicos para los clientes de QuickBooks tienen un 2.4 % por deslizamiento, un 2.9 % por factura o un 3.4 % con clave, más 25¢ por transacción.

Lo más importante es que nunca hay gastos iniciales, costos ocultos o tarifas de cancelación.

Elige el método de pago adecuado para tu pequeña empresa

En última instancia, los métodos de pago que aceptes en tu negocio dependerán de tu modelo de negocio y de tus clientes. Las mejores soluciones de pago para tu pequeña empresa deben ser asequibles y capaces de integrarse con tu software de contabilidad. Ofrecer una variedad de opciones de pago a los clientes puede ayudar a aumentar tu flujo de efectivo.

Puedes respaldar tu negocio con herramientas poderosas si combinas Pagos de QuickBooks con el mejor software de contabilidad de Intuit.