Automatización para pequeñas empresas: 10 tareas que debe y no debe automatizar

Hace más de una década, Gallup descubrió que el propietario promedio de pequeñas empresas trabaja 52 horas a la semana. El 39% le dedica más de 60 horas. Y el 86% trabaja los fines de semana.

Avanzamos rápidamente hasta hoy y esos números solo se han intensificado.

Gran parte de eso es una trabajo por amor al negocio. Sin embargo, comenzaste tu propio negocio para obtener más flexibilidad y libertad, para no estar atrapado por un calendario exigente y tareas importantes.

Alguna vez vista como futurista, la automatización está ganando terreno rápidamente. El 70%delosexpertosenTI estiman que hacer un cambio a la automatización es obligatorio para evolucionar las empresas. Además, un tercio de los propietarios de pequeñas empresas esperaban aplicar algúntipodeautomatización este año.

Los beneficios de la automatización para las pequeñas empresas son obvias. El78%deloslíderesempresariales esperan liberar tres horas completas de tiempo por día.

Sin embargo, la automatización puede ser intimidante. ¿Por dónde comenzar? ¿Cómo puedes darte cuenta de lo que necesitas automatizar? Y ¿qué es lo que siempre requerirá de un toque humano?

Tareas de pequeñas empresas para automatizar

El día promedio del propietario de negocios está lleno de grandes decisiones y conversaciones personales, pero hay más tareas más pequeñas y de menor importancia en la mezcla. Eso significa que no hay escasez de responsabilidades que los propietarios de negocios pueden automatizar por completo.

1. Respuestas correos electrónicos frecuentes

No se necesita ser muy perspicaz para saber que el correo electrónico puede ser una gran pérdida de tiempo. Los propietarios de negocios invierten un 25% de su tiempo en correo electrónico.

Si con frecuencia estás en la parte receptora de mensajes similares o de preguntas frecuentes, existen formas de acelerar tu proceso de respuesta.

Las respuestas predeterminadas en Gmail son una de las mejores maneras de hacerlo. No es una automatización total (ya que requerirás seleccionar la respuesta correcta)… pero es una gran ayuda para ahorrar tiempo.

Las respuestas predeterminadas te permiten guardar correos electrónicos que escribes frecuentemente y poner una copia de ese texto en un mensaje, para luego editarlo según sea necesario o simplemente hacer clic en enviar.

2. Facturas recurrentes

La contabilidad es una lata. De hecho, un 40% afirma que es la peor parte de tener una empresa.

También es inevitable. En total, el 40% de los propietarios de pequeñas empresas dedican más de 80 horas al año a la contabilidad. Aunque esa estadística no se desglosa en funciones específicas, puedes adivinar que gran parte de ese tiempo se invierte en enviar y hacer seguimiento a facturas.

Afortunadamente, existen diversas soluciones para aligerar la carga de la facturación, especialmente lasfacturasrecurrentes que envías mes tras mes, así como los recordatorios automáticos a clientes que han olvidado pagar.

3. Nómina

Otra parte tediosa de la contabilidad es la nómina.

Si tus empleados todavía reciben sus cheques de pago en papel, es difícil automatizar eso.

Por otro lado, si estás usando depósito directo, hay muchas herramientas que pueden ayudar a quitarte de encima el peso de manejar la nómina.

Una vez que hayas configurado el software de nómina , la programación automática, el envío y el seguimiento de la nómina se pueden volver rápidamente en una tarea de programar y olvidar, en la que solo necesitas volver a revisar cuando se produzcan cambios.

4. Gestión de tareas

¿Has oído el cliché de “trabajar tu negocio en lugar de trabajar en tu negocio”? Es un cliché con una razón de ser.

El empresario promedio invierte el 68.1% de su tiempo trabajando “en” su negocio.

Soluciones como Zapier pueden coordinar acciones entre diferentes apps y salvarte de tareas repetivas como agregar elementos a tu lista de tareas digitales, configurar carpetas o enfilar recordatorios.

Hay mucha inspiración relativa a la administración de tareas en esta publicación.

5. Información sobre métricas

Los números son importantes para tu negocio. Quieres saber cuántos visitantes has tenido en tu sitio web o cuántas ventas has hecho en el mes pasado.

La compilación y el intercambio constante de esa información implica una inversión sustancial en tiempo y atención. Pero no tiene porqué ser así.

Para las métricas en línea, Google Analytics hace que sea fácil configurar informes personalizados y enviártelos a ti mismo, a tus empleados o a tus clientes.

Asimismo, Quickbooks (así como muchas otras plataformas) incluyen la opción de configurar informes que automáticamente te enviarán un correo electrónico en un calendario recurrente.

Tareas de pequeñas empresas que no se deben automatizar

Estás listo para cantar las virtudes de la automatización y eliminar un montón de tareas menores de tu lista de pendientes, pero no vayas tan rápido. La automatización puede ser genial, pero no está hecha para todo.

A continuación se presentan cinco tareas que nunca deberías considerar automatizar en tu negocio.

6. Problemas con clientes sensibles

Uno de tus clientes tiene un problema urgente o una queja delicada. Este es un momento en el que necesitas el contacto personal.

Para interacciones más complicadas, el 40% de los clientes prefiere en realidad evitar el correo electrónico en general y hablar por teléfono con una persona de verdad. Además, aproximadamente una de cada tres personas dicen que el aspecto más importante del servicio al cliente es hablar con un agente experto y amable.

El 96% de los consumidores dicen que el servicio al cliente es un factor importante en su elección de lealtad a una marca.

7. Incorporación del cliente

Si tu negocio está continuamente incorporando a nuevos clientes y consumidores, asegúrate de que las piezas de este proceso, como los recordatorios o correos electrónicos educativos, puedan ser automatizados.

Sin embargo, el incorporar a los clientes implica un tiempo delicado y la automatización no debería abarcar la totalidad de estas interacciones tempranas.

Recuerda que solo tienes una oportunidad para hacer una primera impresión, por lo que necesitas dar a los nuevos clientes algo de atención personal y establecer una relación sólida antes de introducir cualquier proceso automático.

8. Reconocimiento de los empleados

Tus empleados significan mucho para ti y quieres darles un reconocimiento constante por un trabajo bien hecho, especialmente cuando el 69% de ellos afirman que trabajarían más duro si sintieran que su trabajo arduo es mejor reconocido.

Estás considerando automatizar este reconocimiento para que no quede fuera de tu panorama.

Según datos de Gallup , el 28% de los empleados dicen que el reconocimiento más memorable proviene del gerente del empleado, seguido de cerca por el de un líder o CEO de alto nivel (24%).

El reconocimiento eficaz es “honesto, auténtico e individualizado, según la forma en que cada empleado quiere ser reconocido”. Esa lista es casi imposible de palomear con un proceso automatizado.

9. Trabajo creativo

Aunque la automatización aumenta la productividad, las preocupaciones rondan respecto de si reemplazará por completo a los humanos en algunos puestos.

Esta es la buena noticia: la automatización todavía no ha encontrado una forma de replicar al cerebro humano, lo que significa que las tareas más creativas, desde la lluvia de ideas en pos de tu próximo producto hasta el diseño de gráficos, no pueden ser totalmente automatizados (aunque muchas se pueden delegar).

En efecto, un informe concluyó que los trabajos creativos serían mucho más resistentes a la automatización. Así que esas tareas que requieren de tus habilidades de pensamiento crítico y de innovación, quedan mejor en tus manos que en las de los robots.

10. Creación de relaciones

La automatización puede ayudar en gran medida a crear y mantener relaciones saludables. Recordatorios sobre fechas importantes, notificaciones sobre correos electrónicos a los cuales dar seguimiento o incluso enviar regalos, así como notas de agradecimiento escritas “a mano”.

Al igual que los problemas y las quejas de los clientes, los momentos cruciales y las conversaciones difíciles exigen atención personal.

Asimismo, al igual que el reconocimiento de los empleados, la celebración de grandes éxitos y logros importantes requieren tiempo, o por los menos el equivalente digital más cercano.

En otras palabras, con todo y sus grandes capacidades, los bots no deberían ser confiables durante los puntos álgidos de las relaciones comerciales que más importan.

¿Automatizar o no automatizar las pequeñas empresas?

El tiempo, a menudo se siente como el recurso más limitado de un propietario de un negocio. La automatización puede ser un arma potente para tu pequeña empresa, siempre y cuando identifiques el mejor momento para usarlo.

¿Cuál es la form más sencilla de identificar funciones que se pueden automatizar fácilmente? Pon atención a:

• Las tareas que estás haciendo de manera repetitiva o frecuente
• Las tareas que no requieren un toque humano o una conexión personal
• Las tareas que son mecánicas y no requieren de mucha energía mental

Independientemente de lo que automatices en tu negocio, toma en cuenta que no debe de estar completamente fuera de tu vista y de tu atención. Establece un recordatorio para comprobar ocasionalmente y asegurarte de que todo funcione correctamente. Odiarías que alguna situación se te descarrile mientras estás atento a otra cosa.

Más allá de eso, debes abordar la automatización con la estrategia correcta y podrás ahorrar más tiempo para lo que realmente importa: ayudar a tu empresa a seguir prosperando.