El análisis ABC (Always Better Control) es uno de los métodos de control de inventarios más usados. Consiste en agrupar los productos en tres categorías (A, B y C) según su valor para la empresa.
Usar el análisis ABC para la clasificación ayuda a las empresas a priorizar su inventario, optimizar las operaciones y tomar decisiones claras. Ahora, exploraremos el análisis ABC a fondo, explicaremos cómo usarlo y te ayudaremos a decidir si es adecuado para tu negocio.
¿Por qué usar el análisis ABC para la gestión de inventarios?
Como su nombre lo indica, se divide el inventario en tres categorías principales:
- Productos A: Este es tu inventario con mayor valor de consumo anual. Debería ser tu máxima prioridad y rara vez, o nunca, agotarse.
- Productos B: Inventario que se vende regularmente, pero no tanto como los productos A. A menudo cuesta más almacenar este inventario que los productos A.
- Productos C: Este es el resto de tu inventario que no se vende mucho, tiene el menor valor de inventario y constituye la mayor parte de tu costo de inventario.
La categorización del inventario es esencial cuando se trata de productos físicos, ya que protege los márgenes de rentabilidad y evita pérdidas por inventario deteriorado. También es el primer paso para reducir el inventario obsoleto, optimizar la cadena de suministro, aumentar los precios y pronosticar la demanda.
El principio de Pareto y el análisis ABC
El principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, indica que el 80 % de los resultados se consiguen con el 20 % del esfuerzo.
El economista italiano Vilfredo Pareto descubrió este principio, cuando observó que el 80 % de los guisantes de su jardín provenían de solo el 20 % de las vainas que plantó. Lo más impactante fue cuando se dio cuenta de que el 80 % de la tierra en Italia era propiedad del 20 % de la población.
Desde entonces, el principio de Pareto ha cambiado la forma en que se estudia la economía y cómo entendemos la distribución de los recursos del mundo.
El análisis de inventarios ABC se basa en el principio de Pareto, de modo que a menudo sucede que alrededor del 20 % del inventario de una empresa representa el 80 % de su valor. Este dato permite a los líderes tomar decisiones con mayor conocimiento operativo.
El principio de Pareto influye en el análisis ABC al momento de priorizar y clasificar ciertos productos por encima de otros. El método ABC simplifica el análisis de inventarios al colocar todos tus productos en tres categorías, lo que te permite tomar decisiones más estratégicas.
¿Cuáles son los beneficios del análisis ABC?
Estas son tres formas en que el análisis ABC puede mejorar los resultados de tu negocio:
1. Una proyección de demanda más precisa
Con el análisis ABC, los planificadores de inventarios pueden predecir la demanda de ciertos productos y gestionar mejor su inventario. Esta información minimiza el costo de almacenar artículos obsoletos, mejorando así la gestión de la cadena de suministro.
2. Mejor control de los productos de alto valor
El éxito de muchas empresas depende de los productos de la categoría A. El análisis ABC te permite identificarlos en tiempo real, monitorear su demanda y asegurarte de que nunca se agoten. Al dirigir tus recursos hacia los productos de alta prioridad, te aseguras de tener mayores probabilidades de éxito.
3. Precios estratégicos
El análisis ABC puede optimizar la estrategia de precios de los productos que aportan mayor valor a tu negocio. Cuando comprendas qué productos tienen una gran demanda, puedes aumentar su precio y esto puede tener un impacto significativo en las ganancias.
¿Cuáles son las limitaciones del análisis ABC?
Aunque el análisis ABC es una herramienta esencial para muchas empresas, tiene un par de desventajas:
Se requiere supervisión periódica
Para obtener todos sus beneficios, debes analizar el inventario regularmente para asegurarte de que la categoría A todavía contenga productos de alta prioridad. De lo contrario, corres el riesgo de desperdiciar recursos en productos de menor valor. La recopilación y el análisis de datos pueden ejercer una enorme presión sobre las empresas que no tienen un software de contabilidad adecuado.
Carece de precisión
El análisis ABC puede otorgar un mayor valor a los productos que la gente compra con frecuencia y los acerca al negocio que a los productos de lujo, que tienen una frecuencia de compra más baja pero un margen de ganancia más alto. El análisis ABC también puede pasar por alto los cambios en la demanda de productos de temporada o nuevos productos que aún no han acumulado un volumen de facturación considerable.
Cómo usar el análisis ABC con el inventario
Sigue estos tres pasos para realizar un análisis ABC para tu negocio:
1. Clasifica tu inventario
La forma en que clasificas tu inventario depende de tu tipo de negocio y tus objetivos. Tus clasificaciones deben alinearse con el tipo de inventario que mantienes y con la forma en que gestionas tu negocio. Las métricas que uses deben medir el valor de consumo de tu inventario durante un período determinado. Las métricas estándar son las ventas totales, el margen bruto, los costos de compra y los costos de almacenamiento. Después de calcular los porcentajes para cada producto, colócalos en las categorías A, B y C.
2. Crea reglas para cada categoría de producto
Para las diferentes categorías de inventario (A, B y C), crea una serie de reglas o acciones sobre cómo deberían funcionar tus clasificaciones. Por ejemplo, los productos de la categoría A nunca deben agotarse o tener una cierta tasa de rotación. En el caso de los productos de la categoría C, está bien si se agotan, pero no quieres tener que perder productos porque se han deteriorado. Si quieres obtener rápidamente información sobre cómo se desempeña tu equipo en relación con estos estándares, puedes confiar en una solución de gestión de inventarios.
3. Monitorea y busca oportunidades para cambiar las categorías
A medida que tu negocio crezca y añadas productos a tu inventario, tu clasificación cambiará. Si continúas monitoreando tus análisis, comenzarás a notar patrones y podrás pronosticar qué productos son los más y los menos importantes. Al clasificar siempre el inventario correctamente, tus operaciones se desarrollarán con mayor eficiencia y dejarás de preocuparte por el flujo de efectivo.
Después de revisar y clasificar todo el inventario, el siguiente paso es implementar tu análisis ABC. La siguiente sección ofrece algunas recomendaciones sobre cómo aprovechar al máximo este enfoque en tu negocio.
Buenas prácticas para implementar el análisis ABC
El análisis ABC funciona mejor cuando se aplica de manera consistente y se revisa regularmente. Aquí tienes algunas prácticas recomendadas para implementar el análisis ABC en tu negocio:
Las clasificaciones deben ser simples
Para optimizar la gestión de tu inventario, debes simplificar las clasificaciones de tu análisis ABC. Tus equipos deben poder identificar fácilmente qué productos pertenecen a qué categoría. Por ejemplo, los métodos de clasificación comunes se basan en el precio del producto o la frecuencia de las ventas.
Establecer niveles de mano de obra según la clasificación
A cada clasificación se le debe destinar un nivel de mano de obra, es decir, el número de horas que se dedican a trabajar en esa categoría en concreto. Naturalmente, cuanto más valor o impacto tenga la categoría en el negocio, mayores serán los niveles de mano de obra que se le destinen.
Revisar cada categoría individualmente
Cada clasificación debe medirse según sus propias reglas establecidas en el análisis ABC inicial. Esto incluye distintos indicadores clave de rendimiento (KPI), evaluaciones de rendimiento, y un enfoque diferente para reordenar o vender cualquier exceso de inventario.
Reexaminar las clasificaciones originales
El análisis ABC inicial tuvo en cuenta los tipos de productos que el negocio tenía en ese momento, así como su situación. A medida que cambian el inventario y los mercados, es importante reexaminar las clasificaciones existentes y hacer una nueva clasificación, si es necesario. Evalúa las tendencias de los consumidores, los nuevos competidores del sector y los cambios en las ventas por categoría y producto.
Usar herramientas de software y datos
El software de gestión de inventarios puede ayudar a hacer un seguimiento de todos los cambios en la rotación y las ventas de los productos. Con reglas y acciones establecidas, puedes usar un sistema de gestión de inventarios para hacer un seguimiento automático y crear informes que resalten las áreas clave de mejora.
Cómo usar el análisis ABC para el inventario cíclico
Un inventario cíclico es el proceso de contar productos específicos dentro de tu inventario en fechas programadas. Algunas empresas usan el inventario cíclico para crear listas de recuento de varias secciones de su almacén cada mes. Sin embargo, la frecuencia puede variar según la fluctuación de los niveles de stock.
El análisis ABC te permite personalizar el proceso del inventario cíclico, de forma que se optimiza el control del inventario según tus necesidades. Por ejemplo, puedes decidir que tus productos A se cuenten todos los meses, mientras que los productos B solo cada trimestre.
Cuando se aplica el análisis ABC al inventario cíclico, se ahorra tiempo y costos laborales, ya que solo se cuentan los productos de cierta categoría. De lo contrario, tendrás que contar todos los productos del inventario con la misma frecuencia.
Reflexiones finales
El análisis ABC permite a las empresas determinar eficazmente el valor de sus productos. Es un proceso simple que ayuda a gestionar grandes cantidades de inventario y distribuir los recursos en categorías para obtener la mayor rentabilidad.
El uso de software dedicado puede agilizar aún más el proceso de gestión de inventarios. QuickBooks Empresa ofrece una plataforma de gestión de inventarios para hacer un seguimiento de los niveles de stock de cada producto en tiempo real, recopilar información crítica de los productos y mejorar la eficiencia en toda la gestión de pedidos.
