¿Qué son las condiciones de pago? Cómo utilizar las condiciones de pago de las facturas para resguardar su empresa

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Cuando eres un autónomo o dueño de una pequeña empresa, saber cómo enviar una factura correctamente es algo fundamental. Los pagos puntuales mantienen el flujo de efectivo, y el dinero en mano ahora vale más que en el futuro.

Una investigación de QuickBooks encontró que los propietarios de pequeñas empresas estadounidenses tenían un promedio de $78,355 en cuentas por cobrar pendientes del año 2019. Emitir una factura adecuada es un paso importante para garantizar que los clientes paguen a tiempo. Para asegurarse de que los clientes paguen de manera adecuada, conviene conocer los términos de pago comunes y cómo usarlos.

A continuación, se revisarán los términos de pago más utilizados y cómo los términos de pago de facturas pueden proteger a su pequeña empresa.

• ¿Qué son las condiciones de pago de las facturas?
• Condiciones de pago
• ¿Por qué son importantes las facturas (y las condiciones de pago)?
• Cómo emplear las condiciones de pago
• Cómo controlar las formas de pago con plazos
• Los problemas más comunes de las pequeñas empresas con las condiciones de pago
• Consejos para establecer condiciones de pago eficaces

¿Qué son las condiciones de pago de las facturas?

Las condiciones de pago determinan el cómo, el cuándo y el método por el cual sus clientes efectúan los pagos a su empresa.

Las condiciones de pago suelen asociarse a los pagos de facturas. Estas condiciones están asociadas a los pagos de facturas y representan un acuerdo donde se especifican las expectativas de pago, como la fecha de vencimiento y las sanciones por falta de pago. La transparencia de las condiciones de pago puede ayudar a garantizar el cobro y facilita a los clientes la comprensión del proceso de facturación.

Las condiciones de pago de las facturas suelen incluir:

• Una fecha de facturación
• La cantidad total de la factura a pagar
• La fecha de pago y el plazo que tiene el cliente para abonar la cantidad total adeudada
• Estipulaciones para un anticipo o depósito
• Detalles del plan de pago
• Una lista de los medios de pago aceptados

En la factura hay otras cosas que conviene incluir. Si incluye un número de factura, tanto usted como el cliente podrán hacer un seguimiento cronológico de las facturas. También querrá facilitar la información de contacto. En caso de disputa, el cliente sabrá a quién dirigirse y usted podrá resolver el problema lo antes posible. También puede especificar la ubicación donde prefiere que el cliente remita un comprobante de pago.

Las facturas con condiciones de pago indican cuándo su organización recibirá ingresos. Su sistema de facturación debe estar estratégicamente alineado con los objetivos de su empresa.

Condiciones de pago estándar

Antes de entrar de lleno en las condiciones de pago, hay que revisar algunas de las condiciones de pago más habituales que los propietarios de pequeñas empresas deben tener en cuenta a la hora de generar facturas.

• PIA: Pago por adelantado
• Neto 7, 10, 15, 30, 60 o 90: Pago previsto en un plazo de 7, 10, 15, 30, 60 o 90 días después de la fecha de la factura.
• EOM: Fin de mes
• 21 IMF: 21 del mes siguiente a la fecha de factura
• COD: Contra reembolso
• CND: Entrega contra reembolso
• CBS: Efectivo antes del envío
• CIA: Efectivo por adelantado
• CWO: Efectivo con pedido
• 1MD, 2MD: Pago mensual a crédito de un mes completo (o dos meses) de suministro
• Pagos por etapas: Pagos fijos a lo largo de un periodo de tiempo, acordados por el cliente y el vendedor
• Facturación a plazo: Facturar para que el pago se realice después de que el cliente reciba el pedido
• Descuentos por acumulación: Descuentos en pedidos grandes
• Descuento por pago parcial: Cuando un vendedor ofrece un descuento parcial debido a un bajo flujo de caja
• Reembolso: Reembolso enviado al comprador después de haber realizado una compra
• Contra: Pago del cliente, compensado por los gastos de los suministros adquiridos

¿Por qué son importantes las condiciones de pago?

Las condiciones de pago son importantes para saber cuánto dinero va a llegar a la cuenta y en qué momento, lo cual es esencial para realizar previsiones de flujo de caja adecuadas.

Según un estudio de QuickBooks:

• El 80 % de los propietarios de pequeñas empresas están preocupados por el flujo de caja de su empresa.
• Más de la mitad de los dueños de pequeñas empresas que enfrentan problemas de liquidez afirman que la causa principal es el retraso en los pagos de los clientes.
• El 62 % de los propietarios de pequeñas empresas no saben exactamente cuánto dinero reciben cada mes.
• El 58 % de los dueños de pequeñas empresas admiten haber tomado decisiones empresariales equivocadas porque estaban preocupados por el flujo de caja.

Las previsiones precisas de flujo de caja le ayudan a planificar los impuestos, a mantener su negocio en funcionamiento y a gestionar su crecimiento. Una factura transparente y profesional puede ayudarle a garantizar que los clientes paguen a tiempo. Una comunicación precisa de las condiciones de pago le ayuda a garantizar que usted y sus clientes están de acuerdo antes de empezar a trabajar.

Ejemplo de cómo funcionan las condiciones de pago

Para entender mejor por qué las condiciones de pago son esenciales para las finanzas de una empresa, pongamos un ejemplo:

Imagina que estás a punto de abrir una nueva tienda. Necesitas comprar $5,000 en equipos. Recientemente, recibió un gran pedido de un cliente y presentó una factura por valor de $7,000 Se estima que el cliente pagará la factura a finales de mes.

Pero el cliente no paga a tiempo. Como consecuencia de esta situación, se ve impedido para adquirir el nuevo equipo que requiere. Y ahora tiene que pagar el alquiler de la tienda, aunque no esté llevando a cabo ninguna actividad comercial en el local. Empieza a perder dinero como consecuencia del retraso en el pago.

Este ejemplo demuestra la necesidad de pagar las facturas a tiempo. Realizar una factura que sea precisa y fácil de entender contribuirá en gran medida a garantizar que recibe los pagos a tiempo. Como resultado, podrá mantener sus operaciones comerciales y cumplir sus objetivos de crecimiento.

Cómo emplear las condiciones de pago

Las condiciones de pago son esenciales a la hora de negociar un contrato. Las condiciones de pago deben optimizar la rapidez con la que sus clientes le pagan y minimizar las molestias para el cliente. Una buena serie de condiciones de pago debería beneficiar a ambas partes.

Cuando comience a facturar a sus clientes, recuerde que sus condiciones de pago deben coincidir con sus objetivos empresariales. La elección de condiciones de pago adecuadas es un paso fundamental para establecer y mantener un negocio exitoso Incluir siempre las condiciones de pago en las facturas, pero es recomendable discutirlas previamente con los clientes.

Pago por adelantado

Puede exigir a sus clientes que paguen por adelantado los servicios prestados. Facturar por adelantado puede tener un impacto positivo en su flujo de caja y reducir el riesgo de pérdidas Por ejemplo, si gestiona un negocio de fotografía de bodas, podría querer evitar el riesgo de cancelaciones, Por tanto, podría requerir que los clientes realicen el pago total por adelantado. Algunas empresas ofrecen descuentos a los clientes que pagan todo por adelantado.

50 % por adelantado

Puede elegir recibir un pago parcial del 50 % del precio total de la compra de un cliente. Los pagos parciales pueden aportar el capital circulante necesario para completar el proyecto de un cliente. También pueden resultar beneficiosos para sus clientes al fraccionar los pagos en cuotas más pequeñas. Los pagos más pequeños para sus clientes también pueden beneficiar a su empresa, al aumentar las ventas y el valor de los pedidos.

Un depósito del 50 % puede servir como un compromiso mutuo cuando un cliente no puede o no desea realizar un pago completo por adelantado. De este modo, ambas partes asumen el mismo riesgo. Si opta por estas condiciones, asegúrese de establecer claramente cuándo se espera recibir el 50 % restante.

Acuerdos de pago a plazos

También puede optar por aceptar pagos parciales mediante planes de pago que fraccionen los pagos de su cliente en cuotas más pequeñas. Por ejemplo, puede segmentar el costo total en una serie de pagos mensuales más pequeños. Estos acuerdos de pago a plazos son similares a las condiciones de pago de las líneas de crédito, salvo que se basan en pago al contado.

Algunas empresas desglosan proyectos extensos en hitos y los clientes realizan pagos conforme a cada hito alcanzado. Los acuerdos de pago a plazos pueden basarse en un marco temporal determinado, como cada tres meses, o en la entrega de una parte específica del proyecto.

Líneas de crédito

Las líneas de crédito ofrecen a los consumidores un crédito para los productos y servicios que adquieren. Los clientes pueden pagar el saldo en el plazo acordado. Ofrecer crédito a través de la empresa implica algunos riesgos, ya que el cliente podría no pagar. Las grandes empresas recurren normalmente a este tipo de financiación.

Pago inmediato (pago a la recepción)

El pago inmediato se refiere a una operación en la que el pago vence en cuanto se entregan los bienes o se prestan los servicios. Ejemplos de condiciones de pago inmediato son "contra reembolso" o "pagadero a la recepción". Puede negociar cláusulas que permitan la recuperación de los bienes en caso de que el cliente no realice el pago de manera inmediata.

Neto 7, 10, 15, 30, 60 o 90

Los términos mencionados se refieren al período en el cual debe realizarse un pago. Por ejemplo, "Neto 30" (o N/30) significa que un comprador debe liquidar su cuenta en un plazo de 30 días a partir de la fecha especificada en la factura. Si usted data la factura el 9 de marzo, los clientes son responsables de realizar el pago antes del 8 de abril si se utilizan los términos Neto 30.

Elegir condiciones de pago netas puede ser un inconveniente para usted como empresario, ya que habrá invertido en el proyecto sin recibir ingresos de inmediato. Sin embargo, los clientes pueden preferir estos plazos. Intenta encontrar un plazo que funcione tanto para ti como para tu cliente.

Suscripciones y anticipos

Las condiciones de pago de suscripciones y retenciones requieren que los clientes paguen con regularidad, por ejemplo, mensual o anualmente. Por lo general, las empresas con acuerdos de anticipo emiten facturas a los clientes de forma periódica. La automatización de la facturación de los pagos periódicos puede ser de gran ayuda.

Pago anticipado

Puede proponer a los clientes un incentivo para que paguen pronto. Por ejemplo, puede ofrecer un descuento del 5 % si el cliente paga el saldo total antes de la fecha de vencimiento. Con los pagos anticipados todos salen ganando. Los clientes reciben un descuento en sus productos o servicios, y usted tendrá capital suficiente para completar el proyecto.

Cómo controlar las formas de pago con plazos

Además de establecer los plazos de pago, también puede decidir cómo los clientes realizan los pagos. Incluya sus opciones de pago en las condiciones de su factura. Establecer expectativas claras sobre sus métodos de pago preferidos le ayudará a garantizar que cobra y prevenir posibles confusiones en el futuro.

Una forma efectiva de definir sus políticas de pago es hacer que el proceso sea lo más conveniente posible para el cliente. Por ejemplo, puede que esté acostumbrado a recibir cheques en papel o dinero en efectivo. Sin embargo, si amplía los métodos de pago aceptados, aumentará la probabilidad de pagos puntuales. Dos de los métodos de pago más modernos que debe tener en cuenta son las facturas electrónicas y los pagos con tarjeta de crédito.

Facturas inteligentes

Los programas como QuickBooks permiten a los clientes pagar en línea en cualquier momento con facturas inteligentes que permiten realizar pagos. Con las facturas inteligentes, los clientes pueden pagar con tarjetas de crédito, tarjetas de débito y transferencias bancarias automatizadas (ACH).

También puede definir pagos automáticos y regulares, lo que puede reducir las confusiones asociadas a la facturación. Si no opta por pagos automáticos, puede enviar las facturas directamente al cliente por correo electrónico, con un enlace para efectuar el pago. Estas funcionalidades son especialmente útiles si tiene contratos en curso.

El sistema QuickBooks Payments permite realizar pagos por correo electrónico y ACH de forma gratuita, así como depósitos instantáneos gratuitos con una cuenta bancaria empresarial QuickBooks Cash.

Pagos con tarjeta de crédito

También puede aceptar pagos con tarjeta de crédito. Puede solicitar que el cliente le proporcione un número de tarjeta de crédito. O puede aceptar pagos móviles con la aplicación QuickBooks GoPayment, que incluye todo el hardware necesario para aceptar las principales tarjetas de crédito o débito utilizando solo su dispositivo móvil.

Los pagos con tarjeta de crédito están sujetos a comisiones. Algunos empresarios optan por pagarlos ellos mismos, mientras que otros prefieren cargarlos a los clientes. Si opta por esta última opción, deberá indicarlo en el contrato. El contrato debe explicar de forma clara que cobrará al cliente una comisión por tarjeta de crédito si elige este método de pago.

Los problemas más comunes de las pequeñas empresas con las condiciones de pago

Fijar las condiciones de pago de las facturas es fundamental para proteger su negocio desde el punto de vista financiero, pero la creación de esta estrategia no está exenta de desafíos. A continuación analizaremos algunos de los problemas que pueden surgir con las condiciones de pago de las facturas y cómo evitarlos.

Seguridad en los pagos

Si bien los pagos en línea son prácticamente la norma en cualquier experiencia de compra, no todas las plataformas de pago son igual de fiables. Además de ganar la confianza del cliente con calidad

Gestionar los pagos y hacer un seguimiento de las facturas

Según el tamaño y la estructura de su empresa, puede resultarle difícil gestionar los pagos y asignar los fondos a las divisiones adecuadas dentro de su organización. ¿La solución? Crear un sistema de facturación con condiciones de pago bien definidas y flujos de trabajo optimizados.

Facturas pendientes de pago

Lamentablemente, las facturas pendientes por pagar son un problema común en las pequeñas empresas. Establecer condiciones de pago detalladas y proporcionar directrices para los retrasos en los pagos puede ayudar a garantizar que el trabajo duro valga la pena Aunque existen opciones disponibles para abordar pagos pendientes, como la factorización de facturas y la remisión de pagos vencidos a agencias de cobro, contar con buenas condiciones de pago puede contribuir en gran medida a prevenir la morosidad.

QuickBooks facilita la facturación a sus clientes, la aceptación de pagos y la automatización de recordatorios de seguimiento, lo que garantiza que ningún detalle quede desatendido.

Consejos para establecer condiciones de pago eficaces

1. Defina sus condiciones en un contrato

Es fundamental negociar las condiciones de pago con el cliente antes de empezar a trabajar. Trabajen juntos para establecer un enfoque adecuado para ambas partes. Una vez que lleguen a un consenso, establezca las condiciones en el contrato.

La documentación de las condiciones de pago le proporciona una base legal en caso de que el cliente no pague a tiempo. Si no recibe el pago puntual y su cliente ignora las facturas vencidas, puede que deba tomar acciones legales para recuperar los fondos. Una factura en sí misma no tiene validez legal, por lo que si no tiene un contrato, carecerá de una base legal sólida.

Un contrato también es el lugar adecuado para especificar las tarifas por demora que planea aplicar. ¿Habrá recargos por demora? ¿Y penalizaciones por falta de pago? Un contrato de acuerdo de pago es esencial para proteger los intereses de ambas partes. 

2. Facturar los pagos de forma puntual

Crear y enviar una factura tan pronto como completes un pedido o servicio. Los retrasos pueden provocar pagos posteriores o interrupciones del flujo de caja. El flujo de caja es la base de la infraestructura financiera de las operaciones de su empresa. Recibir pagos a tiempo le permite concentrarse en las actividades diarias de su negocio y en su crecimiento.

Con nuestro generador de facturas gratuito podrá emitir una factura profesional para su cliente. QuickBooks puede ayudarle a agilizar el proceso de facturación para garantizar la puntualidad de los pagos.

Puntos clave

Establecer un proceso de facturación con plazos de pago detallados es un paso esencial para la contabilidad empresarial. Los plazos de pago hacen que sus pagos sean una prioridad y establecen expectativas para sus clientes, lo que hace que las relaciones con los clientes sean más profesionales y productivas.

Las condiciones de pago de las facturas dependerán del modo en que funcione su empresa, pero entre los componentes estándar se incluyen los siguientes:

• Fecha de la factura
• Pago pendiente
• Fecha de vencimiento del pago
• Opciones de pago
• Proceso de pago
• Otras cláusulas (por ejemplo, penalizaciones por retraso en el pago, información sobre pago anticipado, intereses de la factura)

Con QuickBooks Online y QuickBooks Payments, puede ponerse en contacto fácilmente con los clientes, establecer condiciones de pago y cobrar las cuentas por cobrar.