Découvrez ce que le journal de bord peut faire et comment l’utiliser pour conserver une piste de vérification.
QuickBooks en ligne fait le suivi de vos activités dans le journal de bord. Vous pouvez voir qui a apporté des modifications à vos documents comptables et ce qu’ils ont fait.
En savoir plus sur le journal de bord
QuickBooks en ligne enregistre toutes vos opérations financières dans votre plan comptable.
Mais il enregistre également toutes les activités du compte dans le journal de bord, telles que les ouvertures de session des utilisateurs, les modifications apportées aux paramètres de QuickBooks, les modifications apportées aux clients, aux fournisseurs, aux employés et aux soumissions de paie. QuickBooks enregistre les éléments suivants dans le journal de bord :
- la date de tout changement apporté à vos documents comptables
- le nom de l’utilisateur qui a apporté le changement
- le type de changement ou d’événement
- le nom du client ou du fournisseur lié au changement
- la date et le montant de l’opération initiale
Les événements consignés dans le journal de bord sont accessibles pendant deux ans.
Note : Les fermetures de session ne sont enregistrées dans le journal de bord que lorsque vous sélectionnez Fermer la session.Les fermetures de session ne sont pas enregistrées si vous fermez votre navigateur, allez à un autre site Web ou lorsque QuickBooks ferme automatiquement une session inactive.
Utiliser le journal de bord
Vous devez ouvrir une session en tant qu’administrateur pour accéder au journal de bord. Demandez à votre administrateur principal si vous ne le voyez pas.
- Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Journal de bord.
- Utilisez les champs de la pour choisir le bon Utilisateur, d’exp., ou Événements pour restreindre les résultats.
Le journal de bord affiche 150 dossiers à la fois.Pour la plupart des opérations ou des événements, sélectionnez Afficher dans la colonne Historique pour ouvrir l’historique de vérification. Cela vous indique qui a apporté le changement et ce qu’il a fait.
Vous pourriez voir ce qu’on appelle une « modification indirecte ». QuickBooks enregistre les modifications indirectes lorsque quelqu’un modifie une opération qui figurait déjà dans vos documents comptables, par exemple, si quelqu’un modifie un rapprochement terminé.
Remarque : Pour des raisons d’audit et de sécurité, vous ne pouvez pas désactiver le journal d’audit.
En savoir plus sur les utilisateurs créés par QuickBooks
QuickBooks crée automatiquement des profils d’utilisateurs précis pour faire le suivi de certaines actions dans le journal de bord. Si vous voyez un utilisateur que vous ne reconnaissez pas, il s’agit probablement de l’un de ceux-ci.
- L'administration des services bancaires en ligne : Montre un changement associé à vos comptes bancaires connectés apporté automatiquement par QuickBooks en ligne.
- Représentant du service à la clientèle : Montre les changements apportés par un conseiller de soutien de QuickBooks en ligne.
- Gestion de système : Indique les changements apportés automatiquement par QuickBooks en ligne. Cela peut se produire pour plusieurs raisons, telles que :
- Vous modifiez un enregistrement et le changement affecte un autre enregistrement. Par exemple, si vous modifiez un paiement et le liez à une autre facture, vous pourriez voir un événement d’administration du système pour un changement à la facture originale.
- Vous connectez une application tierce à QuickBooks. Lorsque l’application tierce envoie des données à QuickBooks ou qu’elle modifie vos données existantes, cela s’affiche comme un événement d’administration du système.
- Vous créez une opération récurrente, comme une dépense récurrente. Lorsque QuickBooks ajoute automatiquement une instance de l’opération à vos documents comptables, un événement d’administration du système s’affiche dans le journal de bord.
- Vous configurez d’autres événements pour qu’ils se produisent automatiquement, même lorsque vous n’êtes pas connecté. Par exemple, un événement d’administration du système peut s’afficher lorsqu’il y a une mise à jour de vos connexions bancaires.
- L’administration de l’importation : Montre un changement automatique associé à la conversion de vos données depuis Quickbooks Desktop.