Utiliser les formulaires T4A et T5018 dans QuickBooks en ligne

Les formulaires T4A et T5018 sont utilisés pour enregistrer les paiements versés aux sous-traitants au cours de l’année fiscale ou civile précédente.

Le Formulaire T4A (Téléchargement PDF) est un enregistrement de ce que vous avez payé à un sous-traitant au cours de l’année civile précédente. Les formulaires T4A doivent être soumis à l’Agence du revenu du Canada (ARC) au plus tard le dernier jour de février suivant l’année civile applicable. Vous devrez également fournir des copies du formulaire T4A à vos fournisseurs.

Le Formulaire T5018 (Téléchargement PDF) est un enregistrement de ce que vous avez payé à un sous-traitant pour des services de construction au cours de l’année civile ou de l’exercice précédent. Les déclarations T5018s et T5018 Sommaire doivent être soumises à l’ARC au plus tard six mois après la fin de votre exercice ou de votre exercice. Vous pouvez également fournir une copie du formulaire T5018 à chaque sous-traitant, mais ce n’est pas obligatoire.

Une fois que vous avez identifié les fournisseurs qui doivent recevoir les formulaires T4A ou T5018, vous devez vous assurer qu’ils sont configurés pour que QuickBooks fasse le suivi des paiements admissibles qui leur sont versés.

Consultez votre comptable ou l’ARC si vous n’êtes pas certain si un sous-traitant devrait recevoir un formulaire T4A ou T5018.

• Configurer un nouveau fournisseur
• Rajuster un fournisseur existant
• Soumettre les formulaires T4A et T5018
• Vérifier les montants des paiements versés aux entrepreneurs à l’aide d’un rapport détaillé
• Réviser l’info sur les formulaires fiscaux de l’entrepreneur

Configurer un nouveau fournisseur

1. Allez à Dépenses et sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
2. Sélectionnez Nouveau fournisseur.
3. Saisissez tous les renseignements nécessaires sur le fournisseur. Assurez-vous que le prénom et le nom de famille correspondent au nom légal ou commercial utilisé par l’entreprise.
4. Naviguez vers la section Renseignements supplémentaires. Assurez-vous de :

• Sélectionner le suivi pour les formulaires T4A ou T5018.
• Sélectionner le type de fournisseur (particulier ou entreprise).

5. Saisissez le numéro d’assurance sociale ou le numéro d’identification de l’entreprise.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Rajuster un fournisseur existant

1. Allez à Dépenses et sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
2. Sélectionnez un fournisseur existant.
3. Naviguez jusqu’à Actions groupées et sélectionnez Suivi pour T4A ou Suivi pour T5018.
4. Sélectionnez le nom du fournisseur pour ouvrir son profil et sélectionnez Modifier.
5. Sélectionner Type de fournisseur (particulier ou entreprise).
6. Saisissez le Numéro d’entreprise ou Numéro d’assurance sociale.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Transmettre les formulaires T4A et T5018

Vous pouvez maintenant transmettre vos formulaires T4A et T5018 par la TED. Nous avons créé une fonction pour vous aider à préparer et à exporter vos formulaires pour le processus de soumission.

Pour transmettre vos formulaires T4A par la TED à partir de QuickBooks en ligne, vous devez avoir un numéro d’entreprise et un code d’accès Web.

Note : Si vous produisez plus de 50 formulaires T4A, l’ARC exige que vous les produisiez par voie électronique. Vous pouvez soumettre votre déclaration par voie électronique directement sur le site Web de l’ARC.

Communiquer avec l’ARC pour en savoir plus sur le processus de TED et les options de soutien.

1. Aller à Dépenses et sélectionnez Fournisseurs (Accéder), puis sélectionnez Préparation des formulaires fiscaux. Notez que vous pouvez quitter la fonction à tout moment, ce que vous avez fait sera automatiquement enregistré et vous pourrez reprendre là où vous en étiez.
2. Sélectionnez le type de formulaires à préparer. Vous pouvez préparer les deux formulaires au besoin, mais vous ne pouvez préparer qu’un seul type de formulaire à la fois.
3. Sélectionnez la période. Si vous sélectionnez les formulaires T4A, vous préparerez les formulaires en fonction de l’année civile. Si vous voulez préparer les formulaires T5018, vous pouvez choisir entre l’année civile ou l’exercice précédent.

Assistant de préparation de formulaires T4A

1. Entreprise : Confirmez les détails de votre entreprise au besoin.

• Le format de numéro d’entreprise le plus courant est 00000000RP0000. 
• Les coordonnées du déclarant doivent comprendre les coordonnées de la personne qui produit les formulaires.

2. Comptes Dans le menu déroulant, sélectionnez le type de paiement utilisé pour payer vos entrepreneurs, puis le ou les comptes de dépenses connexes.

• Vous ne pouvez pas sélectionner le même compte de dépenses pour plusieurs types de paiement.
• Tous les types de paiement possibles sont disponibles; si votre type de paiement ne figure pas sur l’écran principal, vous pouvez sélectionner Ajouter un autre type de paiement au bas de l’écran pour l’ajouter.

3. Réviser :

• Les détails des paiements effectués. Sélectionnez les montants si vous voulez voir plus de détails. Cela vous amène au rapport détaillé dans la section rapports décrite ci-dessous dans un nouvel onglet.
• Vous pouvez décocher les entrepreneurs pour lesquels vous ne voulez pas soumettre de formulaires à cette étape.
• En survolant les en-têtes, une infobulle s’affiche avec une description complète du type de paiement associé au numéro de la case.

Avertissement : Nous ne pourrons pas préparer un formulaire pour un entrepreneur qui a un solde négatif dans n’importe quelle des cases de type de paiement, en raison des exigences de l’ARC.

4. Entrepreneurs : Assurez-vous que les renseignements sur votre entrepreneur sont exacts. Sinon, mettez-les à jour dans le profil Fournisseur qui peut être ouvert en sélectionnant Modifier.
   
5. Finir : Vous êtes maintenant prêt pour la TED. Vous aurez besoin de votre numéro de préparateur à 6 chiffres. Si vous ne savez pas de quoi il s’agit, utilisez le numéro par défaut 555555.

• Téléchargez le fichier XML et visitez le portail de l’ARC pour la TED.
  • Le fichier XML sera également enregistré par défaut dans la pièce jointe de votre entreprise. Pour éviter cela, décochez la case Ajouter le fichier XML aux pièces jointes de mon entreprise, juste au-dessus du bouton Télécharger le fichier XML, avant de le sélectionner.
• Vous pouvez également télécharger les formulaires pour vos dossiers et distribuer les copies plus tard à vos entrepreneurs; ainsi que joindre les formulaires au profil de chaque fournisseur.
• Enregistrez tous les fichiers à la fin, car la prochaine fois que vous utiliserez cette fonction, vous recommencerez au début.

Assistant de préparation de formulaires T5018

1. Entreprise : Confirmez les détails de votre entreprise au besoin.

• Le format de numéro d’entreprise le plus courant est 00000000RZ0000. 
• Les coordonnées du déclarant doivent comprendre les coordonnées de la personne qui produit les formulaires.

2. Réviser :

• Sélectionnez le bon compte que vous avez utilisé pour payer vos entrepreneurs dans la liste déroulante.
• Sélectionnez les montants si vous voulez voir plus de détails. Cela vous amène au rapport détaillé dans la section rapports décrite ci-dessous dans un nouvel onglet.
• Vous pouvez décocher les entrepreneurs pour lesquels vous ne voulez pas soumettre de formulaires à cette étape.
• Avertissement : Nous ne pourrons pas préparer un formulaire pour un entrepreneur qui a un solde négatif dans N’IMPORTE QUELLE des cases de type de paiement, en raison des exigences de l’ARC.

3. Entrepreneurs : Assurez-vous que les renseignements sur votre entrepreneur sont exacts. Sinon, mettez-les à jour dans le profil Fournisseur qui peut être ouvert en sélectionnant Modifier.

4. Finir : Vous êtes maintenant prêt pour la TED. Vous aurez besoin de votre numéro de préparateur à 6 chiffres. Si vous ne savez pas de quoi il s’agit, utilisez le numéro par défaut 555555.

• Téléchargez le fichier XML et visitez le portail de l’ARC pour la TED.
• Le fichier XML sera également enregistré par défaut dans la pièce jointe de votre entreprise. Pour éviter cela, décochez la case Ajouter le fichier XML aux pièces jointes de mon entreprise, juste au-dessus du bouton Télécharger le fichier XML, avant de le sélectionner.
• Vous pouvez également télécharger les formulaires pour vos dossiers et distribuer les copies plus tard à vos entrepreneurs, que joindre les formulaires au profil de chaque fournisseur.
• Enregistrez tous les fichiers à la fin, car la prochaine fois que vous utiliserez cette fonction, vous recommencerez au début.

Vérifier les montants des paiements versés aux entrepreneurs à l’aide d’un rapport détaillé

Le rapport Détails du formulaire T4A ou Détails du formulaire T5018 fournit les détails de paiement pour chaque fournisseur faisant l’objet d’un suivi. Chaque formulaire a son propre rapport.

1. Aller à Rapports (Aller à).
2. Faites défiler la page vers le bas jusqu’à la section Dépenses et fournisseurs.
3. Sélectionnez le rapport Détails du formulaire T4A ou Détails du formulaire T5018.

Notez ce qui suit :

• Le rapport Détails du formulaire T4A affiche par défaut la dernière période de l’année civile, tandis que le rapport Détails du formulaire T5018 affiche par défaut le dernier exercice. Vous pouvez modifier les dates sous la Période couverte par le rapport.
• Utilisez l’option de filtre Entrepreneur pour afficher les informations relatives à des entrepreneurs en particulier.
• Utilisez l’option Filtre de comptes pour sélectionner les bons comptes sous lesquels les paiements des entrepreneurs ont été enregistrés, afin de s’assurer que les montants des formulaires T4A et T5018 inscrits sur leurs formulaires respectifs sont exacts.

Réviser l’info sur les formulaires fiscaux de l’entrepreneur

Le rapport Info sur l’entrepreneur fournit une liste de tous les entrepreneurs dont vous faites le suivi. Il existe des rapports distincts pour chaque type de formulaire. Vous utiliserez ces renseignements pour remplir chaque formulaire T4A ou T5018.

1. Aller à Rapports (Aller à).
2. Faites défiler la page vers le bas jusqu’à la section Dépenses et fournisseurs.
3. Sélectionnez le rapport T4A Info sur l’entrepreneur ou T5018 Info sur l’entrepreneur.

Si vous utilisez le rapport T4A Info sur l’entrepreneur, créez des formulaires T4A pour vos entrepreneurs en utilisant les renseignements sur les entrepreneurs affichés.

Si vous utilisez le rapport T5018 Info sur l’entrepreneur, créez des formulaires T5018 pour vos entrepreneurs en utilisant les renseignements sur les entrepreneurs affichés.

Vous pouvez également utiliser ces renseignements pour remplir le feuillet T4A Sommaire ou le feuillet T5018 Sommaire et le soumettre à l’ARC.

Notez ce qui suit :

• S’il manque des renseignements sur l’entrepreneur dans le rapport sélectionné, communiquez directement avec l’entrepreneur pour obtenir les renseignements manquants nécessaires à la soumission d’un formulaire T4A ou T5018.
• Le rapport T4A Info sur l’entrepreneur utilise par défaut la dernière période de l’année civile. Le rapport T5018 Info sur l’entrepreneur utilise par défaut la dernière année civile. Vous pouvez modifier les dates sous la période Rapport.
• Vous pouvez utiliser le filtre Entrepreneur pour afficher les informations relative à des entrepreneurs en particulier.